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Al termine di un progetto lavorativo, può essere molto utile organizzare un debriefing per tirare le somme e valutare risultati e criticità incontrate. In questo articolo scopriremo anzitutto il significato del termine debriefing e vedremo come organizzarlo e svilupparlo al meglio attraverso le sue fasi ed esempi pratici.
Partiamo dall’inizio: che cos’è un debriefing? Il significato letterale più attinente è quello di “resoconto”, “rapporto”. Mentre il briefing si svolge alla partenza di un progetto, il debriefing ne chiude il percorso.
Durante il briefing iniziale vengono presentate al team di lavoro istruzioni e finalità del progetto, mentre il debriefing si organizza al termine dell’attività e consiste in una riunione durante la quale è possibile verificare le performance e valutare eventuali criticità incontrate in itinere, fornendo suggerimenti e proposte per futuri miglioramenti.
Idee per organizzare un briefing aziendale
Organizzare un debriefing al termine di un’attività o un progetto, rappresenta un’occasione perfetta per tirare le somme, valutare le performance del team, affrontare insieme gli eventuali problemi e difficoltà riscontrate e proporre soluzioni e idee per migliorare le attività future del team.
Ecco perché è importante convocare il debriefing: consentirà di effettuare una valutazione precisa di successi e insuccessi, favorendo i miglioramenti futuri grazie all’apporto e al confronto dei partecipanti.
Una volta capito quanto sia importante organizzare un debriefing al termine di un’attività, vediamo, passaggio per passaggio, come si fa un debriefing e qualche esempio pratico per svilupparlo al meglio.
Anzitutto partiamo col capire chi organizza e chi fa il debriefing.
In ambito aziendale, il debriefing può essere organizzato e condotto dal manager o da un professionista esterno all’azienda, come un consulente, al fine di valutare l’operato del team, il raggiungimento o meno degli obiettivi e raccogliere spunti e riflessioni su difficoltà riscontrate e possibili miglioramenti.
Il relatore si occuperà quindi di organizzare la riunione coinvolgendo i partecipanti all’attività e avrà il ruolo di mediatore e coordinatore delle varie fasi del debriefing.
Significato e come organizzare un kick off meeting
Ma quali sono le fasi del debriefing e come va strutturato? Anzitutto è bene che tutti i partecipanti vengano messi a proprio agio e che a ciascuno sia consentito di prendere la parola e partecipare attivamente alla riunione senza inibizioni.
È importante pianificare il debriefing in modo che tutti possano dare il proprio contributo fornendo la propria esperienza personale e sentendosi liberi di esporre sia le problematiche riscontrate che le possibili soluzioni.
Ecco alcuni dei punti essenziali da mettere in agenda per organizzare un debriefing efficace:
Idee per programmare l'agenda di un meeting
Come abbiamo visto, il debriefing è anche uno strumento importante per valutare le performance di ciascun partecipante e del gruppo di lavoro nel suo insieme. Attraverso questa fase è possibile comprendere meglio le interazioni tra colleghi, l’efficacia dei ruoli assegnati e del lavoro complessivo del team.
Analizzando tutti questi aspetti, sarà possibile apportare eventuali modifiche atte a migliorare i processi di lavoro e la produttività di tutta la squadra, nonché avere un report preciso degli obiettivi raggiunti al termine dell’attività.
Il debriefing si sviluppa principalmente in due tipologie: interno all’azienda o presso il cliente e uno non esclude l’altro! Vediamo un pò più nel dettaglio in cosa consistono:
La prima tipologia di debriefing è quella interna all’azienda; si organizza direttamente con il team di lavoro per analizzare obiettivi e svolgimento dell’attività, così come abbiamo avuto modo di vedere nei capitoli precedenti.
Questo debriefing può essere propedeutico a quello da svolgere presso il cliente.
Le migliori location per eventi aziendali
La seconda tipologia di debriefing è quella presso il cliente.
Il debriefing organizzato presso il committente ha la funzione di presentare al cliente gli obiettivi raggiunti in base alle sue richieste ed esigenze, raccontando l’attività svolta dal team per raggiungere i risultati richiesti.
Le migliori location per meeting aziendali
Per agevolare la pianificazione del debriefing può essere utile avere sottomano un template da cui prendere spunto per non sbagliare format e non dimenticare nessun passaggio.
Ecco un esempio pratico:
Modello di Debriefing
Revisione dei risultati rispetto alle aspettative
Valutazione e apprendimento
Passi successivi e raccomandazioni
Ulteriori domande di debriefing
_Serena Brolis
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