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Scrivere il programma di un meeting aziendale è uno step importante per definire con chiarezza tempi e obiettivi. Se non sai da dove iniziare, niente panico!
Abbiamo preparato una guida passo passo per scrivere una meeting agenda coi fiocchi: iniziamo!
Anzitutto partiamo dalle basi: cos’è l’agenda di un meeting aziendale? Altro non è che la scaletta della riunione, dove mettere nero su bianco tutti gli step che andranno a definire la tematica, gli obiettivi, il o i relatori, senza trascurare la pianificazione di uno o più momenti di pausa tra un intervento e l’altro.
Scrivere con cura l’agenda di un meeting significa pianificare la riunione nel dettaglio, sia essa grande o piccola, per non perdersi nessun passaggio e garantire l’efficacia. Una meeting agenda redatta con cura, ti permetterà di avere sotto controllo tutte le fasi del tuo meeting aziendale.
Idee per organizzare un evento aziendale di successo
Se il tuo obiettivo è portare a casa un meeting di successo, coinvolgente ed efficace, non puoi prescindere dal creare un programma dettagliato del tuo evento.
Come abbiamo avuto modo di accennare, scrivere l’agenda del tuo meeting ti permetterà di pianificare l’incontro step dopo step e consentirà ai partecipanti di avere un’idea puntuale dell’ordine del giorno e di come si svolgerà l’evento in ogni sua fase
Scrivere bene una meeting agenda è molto importante, sia per chi organizza l’incontro, sia per chi sarà invitato a parteciparvi: il primo avrà sotto controllo tutte le fasi in cui sarà suddiviso l’evento, i secondi potranno comprendere, già dall’invito di partecipazione quali sono gli obiettivi e come è organizzata la riunione.
Essere precisi quando si organizza un meeting è molto importante per raggiungere gli obiettivi che la riunione stessa si prefigge, senza contare il valore di una comunicazione chiara e diretta con tutti i partecipanti.
Idee per un team building aziendale
Per creare un’agenda efficace per un meeting aziendale, è possibile seguire alcune linee guida fondamentali:
Ora che abbiamo capito l’importanza di scrivere l’agenda di un meetinge visto le linee guida generali, vediamo, passo passo, cosa scrivere e approfondiamo i passaggi fondamentali per fare davvero un buon lavoro.
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Anzitutto definisci quali saranno gli obiettivi della tua riunione: che sia un incontro divulgativo, la presentazione per il lancio di un nuovo prodotto o progetto, oppure un allineamento dello staff sugli sviluppi della tua azienda, l’importante è che il focus dell’evento sia chiaro e ben specificato nella tua agenda così da poter poi redigere una scaletta precisa e puntuale.
Ricorda di non dilungarti troppo nella descrizione del contenuto del meeting pena l’immediato calo d’attenzione di chi leggerà la convocazione, due righe basteranno!
Può essere scontato dirlo, ma il diavolo sta nei dettagli: pianifica, stabilisci e comunica con chiarezza data, ora e luogo, o piattaforma, del meeting e assicurati di recapitare il calendar in tempi utili affinché tutti quelli che hai chiamato a partecipare possano schedulare il meeting tra i loro impegni.
Altro punto importante quando si scrive un’agenda meeting è l’indicazione del o dei relatori.
In base all’obiettivo della riunione, individua il relatore più competente e carismatico per esporre gli argomenti di vostro interesse.
Una volta individuato chi interverrà all’incontro, assicurati di pianificare con cura tempi e modalità d’intervento e di rendere chiaro sulla convocazione sia i nomi dei relatori che le tematiche che affronteranno e gli orari in cui interverranno.
Se il tuo meeting prevede l’intervento di più relatori o ospiti, ricordati di redigere una scaletta precisa con gli interventi, indicando nome del relatore, argomento trattato e orario e durata dello speech.
Spesso molti partecipanti ai meeting seguono distrattamente lo svolgersi degli interventi in quanto non di loro interesse: stilare una scaletta precisa e puntuale contribuirà a rendere più semplice la partecipazione degli invitati negli slot di loro specifico interesse evitando cali d’attenzione e perdite di tempo.
Per far sì che tutti possano organizzare la propria presenza al meeting tra un impegno di lavoro e l’altro, indica con chiarezza la durata del meeting, degli interventi se più di uno e delle pause tra uno speech e l’altro, così tu avrai sotto controllo l’intera pianificazione e i partecipanti saranno in grado di incastrare perfettamente i propri impegni con la scaletta del tuo meeting: vincono tutti!
Ora che l’agenda è pronta non resta che condividerla. Il metodo più rapido e diretto è certamente l’invio tramite email, magari accompagnata da un calendar. Invia l’agenda con qualche giorno di anticipo ed eventualmente un promemoria 24 ore prima dell’evento.
In fase di redazione dell’agenda meeting, se si tratta di una riunione con una cerchia ristretta di colleghi, valuta la possibilità di condividere l’ordine del giorno con il team, rendendo possibile l’aggiunta, da parte dei partecipanti, di modifiche e integrazioni, così da arricchire l’incontro e coinvolgere attivamente i partecipanti.
Uno spazio da considerare sempre quando si scrive una meeting agenda è la discussione dei punti affrontati durante l’incontro.
Prevedi uno spazio dedicato al confronto e al dialogo, utile sia a sedimentare le informazioni appena condivise che a coinvolgere attivamente e costruttivamente tutti i partecipanti, che si sentiranno parte integrante dell’evento e potranno dare il proprio contributo a quanto affrontato insieme.
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Se stai cercando un esempio pratico per la tua agenda o un modello semplice da editare con il tuo ordine del giorno, sappi che esistono diverse applicazioni con cui puoi facilmente creare la tua agenda meeting perfetta, eccoti un elenco delle più utilizzate:
Ora che ti abbiamo svelato tutti i trucchi per creare un’agenda meeting impeccabile, non ti resta che scegliere il tuo template e preparare un ordine del giorno che lascerà a bocca aperta persino il tuo capo!
_Serena Brolis
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