L’evento che sogni è a un click di distanza
Occuparsi della realizzazione di un vernissage comporta una serie di attenzioni e spiccate capacità organizzative.
Cos’è un vernissage? Perché spesso lo associamo al mondo dell’arte e delle mostre, agli eventi culturali in genere, quando in realtà un vernissage può anche inaugurare un evento commerciale o mondano?
Ma come si organizza un vernissage perché ottimizzi la pubblicità relativa all’evento e ne decreti il successo? Quali sono i passi obbligati da compiere, le scelte ottimali da fare?
Il termine Vernissage deriva dal francese e significa, originariamente, “verniciatura”. Era uso in ambienti pittorici un tipo particolare di vernice trasparente che si utilizzava come finitura protettiva per i quadri, poco prima della loro esposizione.
Questo rito tra addetti ai lavori divenne una sorta di consuetudine nella Francia della seconda metà dell’800, tanto che si cominciò ad organizzare delle cerimonie inaugurali prima di una mostra, con amici e appassionati, per assistere alla verniciatura.
Nel tempo quindi, il vernissage ha assunto una connotazione ben più ampia di quella originaria, trasformandosi nella definizione stessa dell’apertura di una mostra o di un evento importante.
Oggi un vernissage è un evento mondano, spesso legato sì ad un evento culturale, in cui personalità e appassionati si ritrovano per celebrare l’inizio di una mostra e tessere relazioni lavorative e sociali all’interno di un ambiente ristretto e selezionato.
Se all’origine del vernissage troviamo le mostre di pittura, poi man mano nel tempo questa modalità di intrattenimento e apertura di un evento culturale è diventato qualcosa di più ampio ed universale, coinvolgendo ambiti anche non propriamente artistici.
La mostra d’arte è per tradizione legata a doppia filo, indissolubilmente, al vernissage.
Figlio stesso del concetto di mostra, un vernissage per questo tipo di eventi è il più classico e prevede: una accurata scelta degli invitati, tra investitori e addetti ai lavori; un rinfresco per i partecipanti che permetta la socializzazione e un momento di ristoro per tutti; la presentazione ufficiale dell’artista esposto o, nel caso di mostre che non coinvolgano artisti contemporanei, una retrospettiva curata da chi ha gestito l’allestimento.
Vernissage di questo tipo sono molto diffusi e non troppo dissimili l’uno dall’altro, perché ormai canonici.
Come organizzare una mostra d'arte
Come per una mostra pittorica, anche un vernissage per una mostra di gioielli dovrà svolgersi in una location adatta, con una presentazione dell’evento, un host (presentatore) adatto e un aperitivo a buffet.
Per qualcosa di maggiore impatto, anche la musica sarà importante: un sottofondo in filodiffusione o un accompagnamento live con musicisti, arricchiranno l’evento.
Potrebbe anche essere utile pensare a degli interventi specifici, legati al mondo dell’oreficeria e dei gioielli, con approfondimenti storici e culturali che inquadrino i prodotti esposti.
Cos’è una crociera Vernissage? Sostanzialmente si tratta di un mini viaggio in cui un pubblico ristretto e selezionato ha la possibilità di venire ospitato su di una nave da crociera, per la sua prima uscita ufficiale prima della reale crociera inaugurale.
A seguito del varo, giornalisti e specialisti del settore, più ospiti paganti, salgono a bordo per visionare e godere dell’anteprima.
Ovviamente il vernissage, in questo caso, è anche un modo molto efficace per promuovere la nuova nave e il marchio della compagnia navale.
Quando una mostra va incontro alla sua chiusura, ecco che ci si imbatte nel curioso termine “finissage”. Così come il vernissage inaugura l’apertura di un’esposizione, il finissage ne sancisce la chiusura.
Termine francese dal letterale significato di “rifinitura”, affonda le sue radici nell’etimologia latina derivato da “finire”, da “finis”, limite. Il finissage può rappresentare un’ulteriore occasione per pubblicizzare la mostra, l’associazione o l’artista, diventando il pretesto perfetto per un evento mondano dal carattere prettamente pubblicitario.
Organizzare un finissage per celebrare la conclusione di una mostra è quindi un ottimo modo per riaccendere i riflettori sull’evento d’arte appena concluso e lasciare nei partecipanti un ricordo indelebile.
Scegliere il luogo in cui si terrà l’inaugurazione di un evento culturale o un’esposizione, ne determina sicuramente la buona riuscita.
Solitamente è bene svolgere il vernissage all’interno della location stessa in cui avverrà la mostra, lo show-room e quant’altro.
Una location suggestiva, con spazi adeguati e il giusto stile rispetto a ciò che verrà esposto renderà il vernissage un evento indimenticabile.
Come organizzare un evento culturale
Uno showroom è spesso il luogo ideale per un vernissage: gli spazi ampi, l’ottima illuminazione e la possibilità di esporre diverse tipologie di prodotti.
Non deve meravigliare quindi se, viceversa, si sfrutti il vernissage per promuovere l’evento ospitato.
Uno show-room d’auto, o di mobili per la casa, possono avere maggiore successo e visibilità grazie ad un’inaugurazione di questo tipo, che ne amplifica la risonanza mediatica con stampa e addetti ai lavori.
Trova una location dove allestire una mostra
Ogni evento per essere davvero un successo ha bisogno di essere studiato e organizzato in ogni minimo dettaglio. La creazione di una scaletta sarà di grande aiuto per non tralasciare davvero nulla.
Nella scaletta indica con precisione giorno, ora, luogo dell’evento e tutte le attività e gli interventi previsti durante l’inaugurazione come la presentazione dell’evento stesso, l’intervento di ospiti, curatori, critici e artisti con relativi orari e durata.
Inserisci in scaletta anche l’orario di apertura del buffet per gli ospiti ed eventuali eventi correlati.
Normalmente, per scrivere un invito per un vernissage, si preferisce la forma del comunicato stampa.
Questo perché spesso gli invitati ad un evento di questo genere sono giornalisti o comunque professionisti di settore, che dal vernissage trarranno spunto per recensioni e anticipazioni in merito alla mostra o all’evento culturale.
Un comunicato stampa permette un’eco decisamente più ampio rispetto ai semplici inviti classici per normali feste o eventi.
Sull’invito sarà necessario riportare dei dati fondamentali:
Nel caso in cui l’evento preveda una scaletta con momenti di presentazione o approfondimenti e conferenze, sarà utile anche un dettaglio del programma.
Esempi di lettere d'invito ad un evento
Il cibo, inutile negarlo, è sempre un elemento di grande richiamo per ogni evento pubblico, specie se gratis.
Anche un vernissage quindi, dovrà prevedere una zona buffet e aperitivo per gli invitati. A seconda del budget stanziato e della location, sarà possibile optare per qualcosa di più o meno impegnativo a livello economico ed organizzativo.
Per stupire gli ospiti del vernissage, potreste pensare di rivolgervi ad un catering che preveda un cooking show, o uno chef a domicilio che sia esperto in questo tipo di intrattenimento gastronomico.
Show cooking lo chef che da' spettacolo
Se invece l’aperitivo o il buffet saranno per voi poco importanti all’interno dell’evento, allora meglio optare per finger food, monoporzioni da poter gustare anche in piedi e piatti con portabicchieri che facilitino il compito alle persone coinvolte.
Idee per allestire un buffet per eventi
Al termine del vernissage è possibile omaggiare gli ospiti intervenuti con un cadeau che rimandi alla mostra e al suo tema.
Il tipo di dono dipenderà naturalmente dal budget a disposizione, ma ci sono diverse idee e opzioni, anche low cost, che possono facilmente risolvere l’annosa domanda: cosa si regala per un vernissage?
L’omaggio per gli ospiti più influenti, come celebrità, personalità del mondo della cultura e dell’arte, assessori, critici, giornalisti e così via, potrebbe essere il catalogo stesso della mostra, una borsa brandizzata con la locandina dell’esposizione.
Oppure uno dei gadget realizzati in occasione dell’evento che spesso sono oggetti tra i più disparati come portachiavi, foulard, poster, cartoline, segnalibri, custodie per occhiali, ventagli, calamite, quaderni, penne, borracce e similari, tutti rigorosamente brandizzati o personalizzati con immagini tratte dalle opere esposte.
Se invece il tuo problema è cosa regalare all’artista che espone, casistica papabile in caso tu conosca personalmente l’artista in questione, anche qui abbiamo qualche consiglio che fa al caso tuo.
Per celebrare la sua inaugurazione potrai omaggiarlo con una bottiglia di vino pregiato, un mazzo di fiori tra i suoi preferiti, una pianta, una confezione di dolci artigianali o un libro d’arte.
Idee originali di gadget per eventi
La scelta dell’outfit giusto per un vernissage è molto importante, sia perché vi permetterà di adeguarvi maggiormente all’ambiente, sia perché sarà più semplice godersi l’evento, se non dovrete preoccuparvi di scarpe scomode o abiti poco pratici.
Sebbene si tratti di un evento formale, che prevede quindi un abbigliamento mediamente elegante, parliamo comunque di un vernissage: luoghi affollati, buffet e cocktail, quasi certamente in piedi, per ore.
Idee di dress code per ogni tipo di evento
Cercate di scegliere un look sobrio, e scarpe eleganti ma assolutamente comode. Mocassini, ballerine, stivaletti a seconda dell’abbigliamento che avrete scelto.
Ottimo il nero, che sta sempre bene con tutto, o colori poco vistosi. Vanno benissimo anche i jeans, se abbinati con capi più classici. Osate piuttosto con i dettagli: per le donne pochette e bijoux, per i signori un gilet colorato o scarpe insolite.
_Serena Brolis_
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