L’evento che sogni è a un click di distanza
Scopri come organizzare e sostenere un briefing aziendale d’impatto e di successo con i tuoi dipendenti. Trucchi, consigli ed esempi di briefing aziendali che potrai utilizzare per organizzare le tue prossime riunioni.
Ma cosa significa briefing? Secondo il dizionario, un briefing è una breve riunione di lavoro, generalmente all’interno di un’azienda, nel corso della quale vengono impartiti sintetici ordini operativi. Può essere anche considerata come una serie di incontri tra cliente ed agenzia che servono ad individuare una strategia pubblicitaria.
Quindi, un briefing è sostanzialmente una riunione a scopo informativo oppure operativo, tra le parti che devono realizzare un compito o un lavoro.
Un briefing aziendale è una riunione operativa in cui il responsabile assegna e suddivide i compiti tra i professionisti. Il briefing solitamente si organizza all’inizio di un progetto ma, durante la realizzazione dello stesso, vengono organizzate spesso riunioni tra i vari dipartimenti per aggiornamenti sui compiti.
Si tratta di confronti molto utili in quanto ogni persona realizza la sua parte di lavoro per il progetto, e quindi organizzare meeting e briefing ricorrenti è molto utile per aggiornarsi sullo stato dei lavori.
Come organizzare un kick off meeting aziendale
Un passaggio fondamentale di qualsiasi briefing di lavoro consiste nell’informare il personale in merito all’ordine del giorno e specificare a ognuno i propri compiti.
Inoltre, dovreste specificare gli obiettivi, le priorità, i destinatari, le risorse disponibili, quelle impiegate e i risultati finali. Assicurati di inserire anche le parti interessate, il budget e il report delle attività.
Per qualsiasi meeting o briefing è importante stilare una lista di partecipanti e convocati.
Ci saranno gli addetti ai lavori, i clienti oppure i finanziatori del progetto, i vari responsabili, gli sponsor, e altri referenti, quando necessario.
Assicurati di inviare la convocazione ad ognuno dei partecipanti, richiedendo conferma di lettura e disponibilità a partecipare. Inserisci bene in vista orario e luogo dell’incontro e prepara bene il discorso e la durata del meeting, in modo da informare tutti sull’operatività dello stesso.
Definisci se il briefing sarà in presenza oppure online. Se online, assicurati di creare il link della riunione e inoltralo, una volta stabilita la data, ai partecipanti insieme alla mail o messaggio di invito.
Se, invece, si tratta di un incontro in presenza, prenota una sala per il briefing, che sia adeguata a contenere tutti i partecipanti, una volta definita la data e la durata del briefing.
La sala dovrà avere posti per tutti, un tavolo di appoggio per gli invitati, acqua e bicchieri, eventuali altre bevande e qualcosa da mangiare. Assicurati anche che ci sia uno schermo e un proiettore, qualora avessi necessità di proiettare una presentazione oppure dei dati.
Le migliori location per meeting aziendali
Per il tuo briefing con i clienti e gli investitori, ti consigliamo, oltre a prenotare una sala adeguata, anche di contattare un catering professionale. Infatti, qualora il meeting durasse diverse ore, è consuetudine servire uno snack, oppure la colazione, oppure ancora il pranzo.
Ti ricordiamo che in questi casi, l’apparenza e la professionalità anche di queste piccole cose sono essenziali alla vista dei clienti e dei fornitori, ma anche dei collaboratori e dei professionisti che lavorano al progetto.
Scegli il servizio catering per il tuo briefing
Qual è la differenza tra briefing e debriefing? Il briefing è la “consegna” iniziale, quindi sono le istruzioni che forniscono tutte le informazioni prima di un’attività. Al contrario, il debriefing è un processo successivo che valuta le performance, identifica le lezioni apprese e pianifica miglioramenti futuri.
Quindi il debriefing si svolge alla fine dell’evento, oppure dell’attività per cui era stato fatto il briefing, ed è importante tanto quanto il briefing perché serve a capire i punti di forza e debolezza, per migliorare in futuro.
Idee per un debriefing aziendale
Come per altri documenti ufficiali, è importante essere chiari, non dilungarsi troppo in dettagli non necessari, definire gli obiettivi, e dare delle direttive chiare per ognuno degli interlocutori.
Ecco di seguito un esempio di scaletta per un briefing aziendale:
Agenda di un meeting: format per riunioni aziendali
Nel settore del marketing, briefing è il trasferimento delle istruzioni ricevute dal cliente o dal soggetto che ha incaricato l’agenzia di un progetto all’agenzia specializzata o ai professionisti che dovranno occuparsi di realizzarla.
Quindi, ad esempio, un briefing per una campagna pubblicitaria riporterà tutte le istruzioni e le richieste del cliente all’agenzia e ai grafici, copywriter e altri attori che si occuperanno di realizzarla.
Un briefing pubblicitario non è molto distante da quello del marketing. Infatti, sempre più spesso, i due settori lavorano di pari passo, in quanto la pubblicità sta diventando sempre più digitale e legata al marketing.
Nel briefing pubblicitario, solitamente si inserisce anche il budget, oltre alla deadline, esempi di grafica o tone of voice richiesto dal cliente.
Come scrivere una lettera di ringraziemento per fine lavoro svolto
Per i grafici è essenziale conoscere la richiesta del cliente. Infatti, il reparto grafico non parla quasi mai con il cliente finale, ma ci sono degli intermediari che sono solitamente i project manager, i quali si occupano di passare le informazioni necessarie alla realizzazione di una campagna o di un progetto.
Quindi, è essenziale che l’intermediario conosca molto bene le richieste del cliente, ma anche le esigenze dei grafici, in modo da non scontentare nessuno e non creare problematiche durante i lavori.
Il briefing del cliente deve essere redatto in ogni suo dettaglio. Deve essere molto chiaro, riportare esempi, tempistiche e aspettative discusse durante la riunione.
Spesso, infatti, il cliente non prende parte ai lavori, e vede il risultato del progetto quasi alla fine. Quindi, è importante passare ad ogni attore le informazioni giuste, in modo da non lavorare inutilmente e non scontentare il cliente.
_Sara Viterbi
Se questo post ti è stato utile, condividi e lascia un voto. Grazie!
Sii il primo a lasciare una recensione.
Dove organizzare però un briefing aziendale di successo? Scopri tra le tante location disponibili quella più adatta al tuo budget e alle tue aspettative.
Event space
Event space
Business
Feste
Nozze
Cerimonie
