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Kick off meeting aziendale: cos'è e come organizzarlo

Idee e consigli per organizzare un kick off aziendale

Stufo di barcamenarti tra termini astrusi e inglesismi sul lavoro? Anche noi, ma conoscerli serve eccome! Se ti sei imbattuto nel misterioso “kick off” aziendale e ti stai chiedendo di cosa diamine si tratti o come si organizzi, questo articolo è per te.

Ecco il significato e qualche consiglio utile per organizzare un kick off meeting aziendale di successo e soprattutto indolore!

Indice dei contenuti

Cos'è un kick off meeting: traduzione e significato

kick off meeting

Probabilmente sai già di cosa si tratta, ma repetita iuvant: il kick off (letteralmente calcio d’inizio) meeting altro non è che una riunione di lavoro, dedicata in particolare al lancio di un nuovo progetto.

Introdurre il tuo team ad una nuova sfida non è compito da poco e un kick off è la soluzione perfetta per spiegare il progetto, la visione, gli obiettivi e coinvolgere e motivare tutti i tuoi colleghi.

A cosa serve un kick off meeting: i vantaggi

Organizzare un kick off meeting ha degli indiscutibili vantaggi; anzitutto serve banalmente ad informare tutti i partecipanti del nuovo progetto o commessa che si intende portare avanti, in secondo luogo ha il compito importantissimo di motivare il team di lavoro attraverso stimoli positivi, condividendo idee e soluzioni e coordinando le risorse in base a obiettivi e timeline.

L’obiettivo del kick off meeting è in sostanza quello di agevolare il confronto tra project manager, team operativo e stakeholders ed è in grado di determinare il successo del progetto stesso.

Come organizzare un kick off aziendale

come organizzare kick off meeting aziendale

Entriamo ora nel vivo e vediamo alcuni consigli e idee di come organizzare un kick off aziendale di successo che non narcotizzi o demoralizzi i tuoi collaboratori.

Con i giusti accorgimenti, e seguendo un’agenda ordinata e coerente, il tuo kick off potrà essere un’esperienza coinvolgente, stimolante e, perché no, persino divertente!

Idee per organizzare il tuo evento aziendale

1 · Chi partecipa alla riunione di kick off

chi partecipa kick off meeting

Come prima cosa vediamo chi partecipa ad un kick off meeting e perché:

  • Project manager – ha il compito di redigere il progetto e spiegarne obiettivi, tempistiche e modalità
  • Team operativo – tutti coloro che, a seconda del proprio ruolo e delle proprie competenze, andranno a realizzare il progetto fase dopo fase
  • Stakeholders – una “parolaccia” che banalmente indica i soggetti interessati, che potrebbero essere altre figure aziendali o il committente stesso del progetto, aka il cliente o chi per esso.

Ciascuna di queste figure ha un ruolo importante nel raggiungimento degli obiettivi e il modo migliore per assicurare il successo dell’operazione è la condivisione di idee e professionalità, ecco perché è importante organizzare un kick off meeting efficace: è proprio attraverso questi incontri che i partecipanti al progetto possono confrontarsi, mettere sul piatto idee, obiezioni e soluzioni e motivarsi a vicenda per raggiungere i risultati preposti.

2 · Valuta quando pianificare un kick off meeting

Per decidere quanto pianificare un kick off meeting, vanno presi in considerazione diversi fattori che possono determinare la tempistica più corretta. Anzitutto la data del kick off dovrà essere successiva alla pianificazione del progetto, ma antecedente la sua realizzazione e fin qui niente di sconvolgente.

Una volta definiti gli obiettivi, le attività e le scadenze del progetto il kick-off meeting può essere organizzato per comunicare e condividere queste informazioni con tutto il team.

La data del meeting andrà poi decisa e comunicata con certo anticipo così che tutti i soggetti chiave interessati possano averne contezza in tempo per parteciparvi.

3 · Presenta il project manager

project manager kick off meeting

Uno dei primi passaggi del kick off meeting è la presentazione del project manager.

Trattandosi di un progetto che coinvolge diversi attori, è possibile che non tutti conoscano il project manager incaricato di redigere e dirigere il progetto, pertanto, come prima cosa, sarà opportuno che si presenti ai partecipanti, specificando il proprio ruolo con qualche accenno alla sua storia ed evoluzione professionale.

Il discorso di presentazione del project deve risultare breve, diretto e coinvolgente e non deve mancare di introdurre anche i partecipanti al meeting così che possano fare conoscenza gli uni con gli altri.

4 · Definisci gli obiettivi del kick off: i dettagli del progetto

obiettivi kick off meeting

Una volta concluso il discorso iniziale, si passa ad elencare i dettagli del progetto.

In questa fase il project manager descriverà per macro punti gli obiettivi e le motivazioni della commessa analizzando e mettendo sul piatto anche possibili criticità che potranno essere affrontate insieme agli altri partecipanti al progetto.

In questa fase è importante anche comunicare al team come saranno valutate le loro performance, e quelle di avanzamento del progetto stesso, nel corso dell’attività.

5 · Stabilisci le tempistiche: la kick off meeting agenda

Definiti i dettagli e gli obiettivi del progetto per assicurare uno svolgimento liscio come l’olio sarà indispensabile individuare delle tempistiche.

A tal scopo andrà redatta una kick off meeting agenda, che permetterà ai partecipanti di sapere, con un certo anticipo, i tempi necessari al completamento delle diverse fasi del progetto, in relazione alle scadenze prefissate.

Per anticipare eventuali intoppi, si dovranno includere nell’agenda anche i possibili rischi e le problematiche che potrebbero emergere così da cercare, fin da subito, delle soluzioni per superare ogni imprevisto.

Agenda meeting: il format per riunioni aziendali

6 · Assegna i ruoli

ruoli kick off meeting

Dal momento che il successo del progetto dipende dal buon lavoro di squadra e dal coordinamento armonioso dei suoi partecipanti, è fondamentale assegnare ruoli e mansioni specifiche a ciascun attore.

In questa fase entra in gioco la RAM (Responsibility Assignment Matrix) ossia la matrice di assegnazione delle responsabilità. Detta così sembra terrificante, in realtà è uno strumento importante per definire e assegnare ruoli specifici e mansioni all’interno di un team di lavoro.

In pratica si decide “chi fa cosa” che sembra una banalità ma è fondamentale per capire cosa deve essere fatto, da chi, con che tempistiche e in quale ruolo.

Definendo con chiarezza i compiti e gli obiettivi individuali si contribuisce a creare senso di partecipazione e responsabilità in tutti i partecipanti che, in questo modo, si sentono parte attiva del processo e hanno la consapevolezza di quanto il loro ruolo sia importante al fine di raggiungere l’obiettivo comune.

L’assegnazione dei ruoli non deve essere un momento di coercizione, ma di condivisione. Ricorda di non far piovere dal cielo le decisioni senza ascoltare dubbi e perplessità e sii pronto a riassegnare i ruoli in caso emergano delle criticità.

7 · Q & A: la condivisione di idee e dubbi

Terminata la presentazione, la timeline e l’assegnazione dei ruoli, dedica l’ultima parte del kick off meeting alla raccolta di idee e contributi per migliorare la realizzazione del progetto e fai in modo che emergano anche eventuali dubbi e perplessità.

La fase Q&A (Question & Answer) è molto importante in quanto permette al team di confrontarsi condividendo domande e problemi e proponendo relative soluzioni.

Permettere al team di interagire e offrire le proprie professionalità e competenze per la buona riuscita del progetto è il modo migliore per concludere un kick off meeting e garantire il successo della commessa.

Così facendo ogni partecipante avrà un ruolo attivo, inoltre non va dimenticato che favorire il coinvolgimento dei membri del team, ascoltando le loro domande e accogliendo le loro proposte, è una delle chiavi del successo di qualsiasi progetto.

Esempio di agenda per un kick off meeting: un piccolo template

Per agevolarti nella stesura dell’agenda per il kick off meeting, abbiamo preparato una check list dei punti cardine su cui costruire la tua riunione, così da non dimenticare proprio nulla.

  • Presentazione del project manager
  • Spiegazione del progetto, come è stato pensato e quali sono le esigenze del cliente (obiettivi)
  • Definizione di una timeline
  • Assegnazione dei ruoli
  • Condivisione di dubbi e proposte

Trova le sale meeting per riunioni aziendali

Alcune idee di kickoff aziendale

idee kick off meeting

Una caratteristica interessante del kick off aziendale è che può rappresentare l’occasione per organizzare attività collaterali di team building.

Obiettivo del kick off è, oltre a spiegare e condividere il progetto, quello di coinvolgere e motivare tutti i partecipanti, pertanto non dovrebbe ridursi ad una riunione di progetto in qualche noiosissima sala riunioni.

Se è vero che non sempre è necessario organizzare un ritiro in un posto da sogno per una riunione di lavoro, è pur vero che questo può essere un ottimo investimento: unirai i vantaggi del team building a quelli del kick off meeting e la tua azienda finirà persino per risparmiare sul budget. Due eventi al prezzo di uno!

Di seguito abbiamo raccolto alcune idee per un kick off aziendale davvero suggestivo, vediamole insieme!

Tutte le location per eventi aziendali

1 · Kick off meeting in barca

kick off meeting in barca

Immagina che, al posto della sala riunioni, il tuo team sia raccolto sul ponte di una barca a vela che si dirige dolcemente verso il tramonto mentre esponi obiettivi e dettagli del tuo nuovo progetto… una fantasia assurda? Assolutamente no!

Organizzando il tuo kick off meeting a bordo di un veliero, potrai sfruttare l’esperienza della vita a bordo, fatta di condivisione, cooperazione e unione delle forze, per presentare il progetto e, contestualmente, motivare i tuoi collaboratori.

È possibile organizzare dei kick off aziendali attraverso pacchetti completi che forniranno mezzo di trasporto, skipper e strumentazioni e tu non dovrai far altro che goderti il viaggio, sia della barca che del tuo progetto!

2 · Kick off meeting sulla neve

Kick off meeting sulla neve

Un’altra idea interessante per un kick off aziendale è un weekend sulla neve.

Riunire i collaboratori in una location suggestiva e stimolante contribuirà al successo della riunione, inoltre sarà possibile organizzare piccole attività finalizzate a motivare i partecipanti favorendo la conoscenza reciproca come piccole gare sulla neve, escursioni con le ciaspole o produttive riunioni di lavoro nella sauna della SPA.

Muovere i muscoli e ossigenare il cervello sono un ottimo modo per stimolare la creatività: siamo pronti a scommettere che le migliori idee per risolvere eventuali intoppi vi verranno proprio dopo una gita sulle piste!

3 · Kick off meeting in collina

Se sono la tranquillità e la concentrazione che stai cercando, un kick off meeting in collina potrebbe fare al caso tuo. Ci sono tante strutture come resort, agriturismi e hotel che offrono spazi adatti a riunioni ed eventi aziendali, immerse nel verde e nella pace della campagna.

Organizza attività all’aperto come escursioni, giochi di gruppo o, perché no, una classe di meditazione nel verde e sfrutta l’aria di campagna per trovare nuove idee e soluzioni vincenti per portare a termine il tuo progetto.

4 · Kick off meeting in vigna

kick off meeting in vigna

Per concludere, vogliamo solleticarti con un’altra proposta di location per il tuo kick off aziendale: una cantina!

Naturalmente non intendiamo la rimessa polverosa dove hai seppellito la biciletta della tua infanzia, ma un’esperienza di degustazione, condivisione e coworking tra i filari dei più bei vigneti italiani.

Molte cantine offrono pacchetti di soggiorni e attività perfette per kick off aziendali e team building. Non mancheranno anche sale riunioni attrezzate dove esporre tutti i passaggi della tua kick off meeting agenda.

Giochi di squadra e attività per team building

Misura il successo del kickoff meeting

Per misurare il successo del kick off meeting è importante dotarsi di strumenti adeguati per il follow up. Man mano che il progetto avanza si dovranno infatti monitorare le performance dei componenti del team, condividere dubbi e criticità e trovare soluzioni mano mano.

Esistono alcuni strumenti tecnologici che possono agevolare la comunicazione e la condivisione tra i membri del team, una di queste è Asana una piattaforma multi utility che permette di riunire in unico ambiente il flusso di lavoro e consente di tenere il progetto sotto controllo in ogni sua fase.

Un altro strumento davvero utile per pianificare il progetto è il Diagramma di Gantt che consente di avere una rappresentazione grafica dei dati rendendoli facilmente e immediatamente consultabili.

Si realizza un grafico dove l’asso delle ascisse rappresenta l’arco temporale mentre quello delle ordinate le varie operazioni che costituiscono il progetto.

 

_Serena Brolis

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