Per il tuo evento
L’evento che sogni è a un click di distanza
State organizzando un evento e avreste bisogno di un piccolo aiuto economico? Quello che vi serve è uno sponsor!
Ma come fare a trovare il giusto sponsor per il vostro evento? E soprattutto cosa potete proporre per essere accattivanti e convincere lo sponsor a darvi dei finanziamento? Scopriamolo insieme!
Uno sponsor è solitamente un’azienda, o un ente, che finanzia economicamente un’attività sportiva, un atleta, una squadra, o un evento e manifestazione, che sia artistica o culturale. Lo scopo dello sponsor è quello di ottenere visibilità e fare pubblicità ai propri prodotti in cambio di un prestito economico all’organizzatore.
Idee per organizzare eventi di successo
In un evento possono esserci diversi sponsor, non per forza uno solo. C’è un modo, però, per distinguere l’attività o l’azienda che ha finanziato maggiormente l’evento, o che si è impegnata di più in generale nel supporto all’organizzazione.
Nel caso ci fossero diversi sponsor a un evento o manifestazione, si può distinguere quello più importante come main sponsor. In questo caso, verrà data maggiore visibilità a questo finanziatore rispetto agli altri.
Questa maggiore visibilità può esprimersi in diversi modi, a partire da grafiche più grandi, logo del main sponsor in cartelloni, inviti, divise, o addirittura gadget personalizzati.
Ma quindi, perché un’azienda vorrebbe sponsorizzare un evento?
Come abbiamo detto, ci sono diversi motivi, ma soprattutto quello principale è di farsi conoscere e far conoscere il proprio brand oppure i propri prodotti.
Le opportunità per un’azienda di essere fisicamente presente a un evento ed esserne sponsor di un evento sono davvero tante. In particolare, è l’occasione giusta per fare networking, quindi creare una rete di possibili finanziatori o investitori, ma anche di clienti e consumatori.
Quindi oltre a far conoscere il proprio brand, è anche l’occasione per far provare i propri prodotti, o anche solo per farsi conoscere come nome dai clienti, che saranno gli ospiti e le persone presenti all’evento.
Tutto questo può essere poi utilizzato come materiale per i social network, quindi oltre alla presenza fisica, si aumenta la presenza online.
In sostanza, essere presenti fisicamente all’evento aiuta l’azienda a far conoscere il nome oppure porta a far provare i propri prodotti ai possibili consumatori finali. D’altra parte, creare inserzioni, produrre visual, cartelloni e video dell’evento, servirà a portare risonanza anche nel mondo online, incrementando la pubblicità e il passaparola, anche tra gli utenti non presenti fisicamente all’evento.
Al giorno d’oggi si può sponsorizzare davvero qualsiasi tipo di evento. Che sia una manifestazione sportiva, un concerto, una gara, una fiera, oppure una serata.
La cosa importante per il brand, quindi lo sponsor, è capire il target dei propri consumatori, e se il proprio prodotto o marchio sia accattivante e in linea per le persone che prenderanno parte all’evento.
Vediamo ora insieme quali eventi possono essere sponsorizzati e quale tipo di sponsorizzazione si può attivare.
Tra i primi eventi ad essere sponsorizzati a livello storico ci sono proprio quelli sportivi. Potremmo dire che la storia delle sponsorizzazioni sia nata proprio dalle squadre di calcio, e altri sport.
In Italia soprattutto, gli eventi calcistici, i tornei sportivi e le squadre ASD sono i soggetti che usufruiscono maggiormente di sponsorizzazioni. Se ci pensate, ogni maglia di calcio, anche della squadra più piccola di paese, porta almeno il logo di 1 sponsor.
Infatti, le sponsorizzazioni nel mondo degli eventi sportivi non sono solo occasionali, quindi in occasione dell’evento, ma sono spesso continuative. I loghi degli sponsor vengono apposti sulle divise dei giocatori, ma anche ai lati del campo, e su eventuali gadget della squadra.
Oltre al calcio, gli sponsor sono spesso interessati anche a gare di rally, ciclismo e competizioni di tennis. Ma ogni sport, in realtà, ormai è diventato di interesse per gli sponsor.
Come già detto, la varietà di sport è perfetta per gli sponsor, perchè ogni azienda riesce ad inserirsi perfettamente nel suo target di acquirenti.
Addirittura, nel mondo sportivo, ci sono squadre che prendono proprio il nome dello sponsor durante il campionato.
Idee di gadget per eventi
Se gli eventi sportivi sono quelli che vanno per la maggiore, soprattutto per una determinata tipologia di prodotti, anche quelli culturali sono molto in voga tra le aziende. Infatti, se a livello sportivo si punta sul farsi conoscere all’acquirente finale, nel mondo degli eventi culturali si punta anche ad elevare la percezione della propria azienda e del proprio prodotto, associandolo alla cultura.
Oltre agli eventi, le aziende sono interessate a sponsorizzare associazioni culturali, oppure ad essere sponsor nel mondo del teatro o di mostre di artisti.
Fare da sponsor nel mondo del teatro può essere di grande interesse per aziende che operano nel mondo della cultura, e la sponsorizzazione sarà promossa soprattutto sugli inviti e sulla cartellonistica, oltre che sui social media e in generale online. Lo stesso vale per lo sponsor di una mostra culturale.
Idee per organizzare eventi culturali
Gli eventi musicali sono di grande risonanza e suscitano grande interesse nelle aziende, soprattutto per il numero di utenti che si possono raggiungere in una sola occasione.
Ad esempio, fare lo sponsor di concerti può voler dire essere i principali fornitori del proprio prodotto durante l’evento, vedi marchi di birra, o di cibo.
Oppure, fornire i gadget, le divise per lo staff, con il logo dell’azienda. Oppure ancora, fornire le strutture, che riportino il logo in dimensioni adeguate per essere facilmente riconoscibile dal pubblico, anche dal punto più lontano del palco.
Alcuni eventi musicali hanno addirittura il nome dello sponsor principale, proprio per riconoscerne la mole di investimento dell’azienda.
Idee per organizzare eventi musicali
Se state organizzando un evento e cercate degli sponsor, potete chiedere diverse tipologie.
Oggi avete a disposizione diverse tipologie di aiuti finanziari, che non siano per forza un fondo economico, in particolare:
Da dove iniziare quindi per cercare uno sponsor finanziario?
Prima di tutto, dovete stilare un report e capire quanti soldi effettivamente vi servano, per scrivere e pianificare la vostra richiesta.
Una volta individuato l’ammontare della somma necessaria, capite se richiedere a un solo sponsor, oppure diversificare, per evitare di chiedere una somma troppo alta a uno sponsor e perderlo del tutto.
Nella proposta inserite anche i punti di forza e cosa proponete all’azienda per investire nel vostro evento. Infatti, ricordate che per un’azienda si tratta di un investimento pubblicitario, quindi vorranno avere dei dati per giustificare la somma, e delle previsioni numeriche di partecipanti o visualizzazioni.
Quando avete tutti questi dati, potete partire con la ricerca dei soldi necessari per organizzare al meglio il vostro evento!
Se state organizzando un evento sportivo, cercate uno sponsor che produca e venda abbigliamento tecnico, oppure prodotti o servizi relativi al mondo dello sport.
Sarà più facile, infatti, essere appetibili a questo tipo di aziende in quanto i loro consumatori finali coincidono con le persone che parteciperanno al vostro evento.
Quindi, per le aziende, si tratta di investire in pubblicità mirata, già verso il target di cliente che hanno in mente, e saranno quindi più propensi a investire denaro.
Per quanto riguarda la ricerca di un media partner vi consigliamo, se non siete esperti, di affidarvi a un’agenzia media. Le pubblicità, online come offline, vanno gestite con serietà e professionalità, in quanto se si sbaglia visual o target, si rischia un grande flop.
Grazie ad un’agenzia media avrete più chiaro il piano di azione, e i vari canali attraverso i quali promuovere l’evento.
Anche per quanto riguarda l’influencer marketing, il nostro consiglio è quello di affidarvi a un’agenzia se non siete esperti. Infatti, è difficile spesso capire tutte le metriche che si nascondono dietro al numero di visualizzazioni, target di profili, e altri dati tecnici.
Non affidatevi solo al numero di follower o di interazioni, cercate di capire il tipo di pubblico che segue determinati profili, in modo da capire se coincide con il vostro pubblico.
L’evento è programmato, avete in mente il budget e avete già stilato un piano d’azione, ma non sapete da dove partire per cercare una sponsorizzazione per il vostro evento?
Non preoccupatevi.
Il primo consiglio è quello di partire dalle basi, quindi ricercare aziende presenti sul territorio e prendete un appuntamento, per proporre il vostro programma in modo professionale e parlare dell’investimento.
Le modalità di ricerca dello sponsor dipendono molto da voi. Potete partire dal passaparola, da aziende più piccole che già conoscete o che conoscono la vostra organizzazione, o aziende con cui avete già avuto modo di collaborare e di cui avete un contatto interno.
Questo è il modo perfetto per trovare piccoli sponsor per eventi.
Se, invece, cercate uno sponsor più grande, potete andare sul sito dell’azienda e scrivere al responsabile marketing o eventi, per fissare un appuntamento e parlare del vostro progetto.
Ricordatevi che avete una sola occasione per far colpo sullo sponsor e convincerlo a investire sul vostro progetto. Per le aziende si tratta di pubblicità, quasi a fondo perduto, quindi dovrete essere convincenti, con dati alla mano, e un piano ben preciso di azione.
Le aziende che sponsorizzano eventi vogliono investire e non doversi preoccupare di prendere decisioni, in quanto per loro è una pubblicità e vogliono che vi occupiate voi di tutto.
Siate sicuri e convincenti, e vedrete che otterrete il vostro sponsor!
Prima di proporvi agli sponsor, includete nel piano la tipologia di collaborazione che vorreste richiedere.
Individuate se volete puntare di più sul marketing classico, quindi cartellonistica, gadget e materiale fisico da distribuire all’evento, oppure se siete più propensi all’online, quindi influencer marketing, o media sponsor.
Potete anche pensare a un mix tra i due, ma tutto dipende dal tipo di evento, e soprattutto dalla tipologia di pubblico target.
Per essere attrattivi agli sponsor ma anche per creare una campagna efficace, dovrete individuare il settore commerciale del vostro evento.
Ad esempio, se è un evento sportivo, sarete più attraenti agli occhi di aziende che operano già nel settore, che vendano prodotti o accessori per lo sport, o integratori.
Mentre, se state organizzando un concerto, o un evento musicale, potete puntare su aziende del settore food and beverage, oppure anche di merchandising, abbigliamento, nello stile degli artisti che si andranno a esibire.
Quando avete in mente il settore merceologico, selezionate le aziende a cui vorreste proporre il vostro progetto.
Non abbiate paura di pensare in grande. Vi consigliamo di individuare qualche azienda più grande, magari difficile da raggiungere, ma che potrebbe darvi una possibilità, e altre aziende più piccole che potrebbero non essere main sponsor, ma comunque contribuire.
Ora che avete il vostro programma, dovete arrivare a contattare le aziende. Ma come si fa?
Se non avete già un contatto diretto, oggi ci sono i principali riferimenti eventi e marketing sui siti internet delle società, quindi vi sarà facile reperire un contatto e provare a chiedere un appuntamento con un responsabile.
Come abbiamo detto, dovete essere attrattivi per l’azienda e convincere gli addetti ai lavori che l’investimento sul vostro evento è migliore rispetto ad altre offerte. E come fare?
Preparate i dati, e tutte le possibili previsioni, sia economiche che in fatto di visibilità.
Infatti, non sempre si ha un ritorno economico diretto, ma basandovi sul numero di partecipanti attesi, online e offline, potete prevedere un pubblico che visualizzerà il logo dello sponsor, o comunque avrà accesso al nome della società sponsor, per collegarla al vostro evento.
Certamente non vi stiamo dicendo di scrivere a cascata a tutti gli indirizzi mail che trovate di un’azienda, nella speranza di ricevere risposta. Infatti, anche essere troppo insistenti potrebbe essere contro producente.
Cercate un riferimento e provate a scrivere alla mail, oppure provate anche con l’approccio sui messaggi in privato nei social media. Tutte le aziende hanno un indirizzo di riferimento per le sponsorizzazioni o eventi marketing.
Preparate un messaggio breve ed esplicativo, dove indicate il tipo di evento e la vostra richiesta in merito alla sponsorizzazione. Non indicate da subito il budget richiesto, ma spiegate la vostra idea, indicativamente in qualche riga. Non esagerate con i dettagli e chiedete una chiamata o un incontro per spiegare la vostra idea nei dettagli.
Per convincere gli sponsor dovrete puntare soprattutto sui punti forti. Vi consigliamo comunque, qualora ci fossero, di esplicitare da subito anche dei punti deboli, ma di stressare subito l’attenzione sulla forza del vostro evento.
Siate professionali e dettagliati. Infatti, le aziende ricevono quasi ogni giorno richieste di sponsorizzazione, quindi il tema è quello di essere notati e scelti tra le numerose richieste.
Una volta ottenuto il contatto, individuate la persona di riferimento e stabilite un contatto.
Spiegate di cosa vi occuperete voi, e se avete bisogno di informazioni specifiche o altro da parte dello sponsor, in modo che anche il referente possa attivarsi per tempo, e darvi il supporto che vi serve per la realizzazione di un buon lavoro.
Create una lettera di presentazione da inviare allo sponsor. Pensate a due formati, quello email e quello più breve del messaggio DM sui social.
La prima dovrebbe essere più formale e composta da: introduzione, presentazione vostra e dell’evento, qualche dato in breve, la vostra richiesta e il vostro contatto per maggiori informazioni.
Per quanto riguarda il DM invece dovrebbe essere più personale, quindi breve intro e presentazione e richiesta di contatto per un’eventuale collaborazione.
Idee di lettere di richiesta sponsorizzazione
Visto che ormai la posta normale non viene più utilizzata, vi consigliamo di contattare le aziende direttamente per email.
Consigliamo di trovare un indirizzo di riferimento e inviare la vostra lettera, chiedendo da subito un appuntamento per andare più nel dettaglio dei numeri, dei dati e dell’organizzazione della collaborazione.
Idee di lettere di ringraziamento agli sponsor
Oltre al passaparola e alla presenza sul campo, vi consigliamo di cercare anche sponsor online.
Infatti, non è detto che l’azienda che vi supporta debba essere per forza del vostro territorio. Inoltre, cercando online avrete una scelta maggiore, e un contatto più facile con aziende del settore.
Se non sapete da dove iniziare e non vi sentite sicuri, piuttosto che rischiare di non risultare professionali, chiedete l’aiuto a un’agenzia media.
Queste agenzie si occupano proprio di sponsorizzazioni, e vi aiuteranno in tutte le fasi della ricerca.
_Sara Viterbi
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