Per il tuo evento
L’evento che sogni è a un click di distanza
Gli sponsor sono una risorsa importante per i tuoi eventi! Scopri con noi modelli e consigli per scrivere una lettera di richiesta sponsorizzazione davvero efficace.
Quando si organizza un evento, il budget è certamente una voce importante. Se il tuo evento può fare da cassa di risonanza per aziende del tuo segmento di mercato o con interessi affini, perché non chiedere il contributo di uno sponsor?
Grazie alla sponsorizzazione potrai disporre di un budget più ampio e le aziende interessate a sponsorizzare potranno godere di una vetrina speciale per farsi conoscere e legare il proprio nome ad attività ed eventi di pubblico interesse.
Ecco perché è importante imparare a scrivere una lettera di richiesta sponsorizzazioni efficace! Se ti stai chiedendo come scrivere una lettera di richiesta sponsorizzazione, prosegui nella lettura di questo articolo e scopri passo passo come si scrive, a chi indirizzarla e come inviarla nel modo migliore.
Esempi di lettere di invito ad un evento
Per prima cosa, per farsi sponsorizzare, bisogna essere attrattivi e spiegare al potenziale sponsor tutti i vantaggi che avrà aderendo alla partnership proposta.
In genere, in una richiesta di sponsorizzazione non deve mai mancare la presentazione della tua realtà, nonché una descrizione puntuale del progetto per cui si richiede la sponsorizzazione.
Nella lettera di richiesta sponsor, dovrai elencare in maniera dettagliata, i vantaggi e la visibilità che puoi offrire, inoltre ricorda di proporre più opzioni di partnership così che il potenziale sponsor possa scegliere la modalità a lui più congeniale.
Cercare sponsor non deve ridursi a chiedere denaro per un progetto, per quanto bello esso sia: la sponsorizzazione è, a tutti gli effetti, un atto formale, uno scambio di opportunità tra il richiedente e il contraente e, come tale, va gestito con professionalità e serietà.
Di seguito vediamo qualche esempio di lettera di sponsorizzazione per eventi specifici, come un evento sportivo o un evento culturale, così da individuare meglio affinità e differenze di stile in base al progetto per il quale andiamo a cercare lo sponsor.
Esempi di lettere di presentazione aziendale
Se la tua richiesta è una sponsorizzazione sportiva, ecco un esempio da cui prendere spunto:
Alla Cortese Attenzione del Dott. Verdi
Gentile Dott. Verdi,
ho il piacere di scriverLe in qualità di Responsabile Comunicazione della ASD Vercuraghi.
La nostra associazione sportiva, attiva sul territorio ormai da 10 anni, promuove e valorizza i giovani talenti del basket. Nel corso della nostra attività, abbiamo raggiunto importanti traguardi come la qualificazione ai campionati regionali, nonché la vittoria degli stessi per due anni consecutivi.
La nostra associazione ha, inoltre, destato grande interesse da parte dei media locali, che ci hanno dedicato diversi articoli, anche in virtù dell’impegno da noi profuso sul tema dell’inclusività e della promozione dei valori sportivi attraverso incontri didattici nelle scuole del territorio, volti a coinvolgere e stimolare l’interesse dei più giovani verso questa disciplina.
Per il mese di Maggio stiamo organizzando un importante evento sportivo: una serata di amicizia, sport e musica, patrocinata dal Comune e dalla Provincia, che vedrà la partecipazione di nomi importanti del mondo del basket e delle autorità.
Abbiamo pertanto definito un piano sponsorizzativo che ci auguriamo possa essere d’interesse per la vostra realtà imprenditoriale, così vicina al mondo dei giovani e delle famiglie.
La vostra compagnia avrà grande visibilità su manifesti e pagine social dell’evento e potrete inoltre avere a disposizione l’area esterna antistante il palazzetto dello sport con la possibilità di allestire uno stand promozionale.
Sperando di fare cosa gradita, le allego una piccola rassegna stampa che raccoglie i successi della nostra associazione.
Per ogni informazione e approfondimento, non esiti a contattarmi.
Ci auguriamo di collaborare presto insieme.
Grazie dell’attenzione e cordiali saluti,
Elena Prestimpieri
Responsabile Comunicazione
ASD Vercuraghi
Per chiedere sponsorizzazione per un evento culturale, puoi ispirarti invece a questo esempio di lettera:
Gentile Dott.ssa Rossi,
ho il piacere di scriverLe in qualità di Responsabile Marketing e Comunicazione di Artpick, organizzazione no-profit per la promozione e valorizzazione dell’arte contemporanea.
Artpick, nasce nel 2010 con un unico obiettivo: fornire una vetrina prestigiosa a giovani artisti di talento.
Tra i nostri sostenitori annoveriamo importanti collezionisti e fondazioni bancarie. Abbiamo all’attivo oltre 100 esposizioni tra collettive e personali. e alcuni dei giovani talenti che hanno iniziato ad esporre con noi, ora vengono battuti a cifre importanti nelle più prestigiose gallerie e fiere d’arte in tutta Europa.
In occasione della nostra annuale asta di beneficenza, organizzeremo una serata evento in cui i nostri artisti metteranno all’asta alcuni dei loro pezzi più quotati per finanziare un laboratorio di pittura presso il reparto pediatrico dell’ospedale provinciale.
Data la Vostra sensibilità sul tema della promozione artistica e della beneficenza, abbiamo realizzato una serie di progetti di sponsorizzazione che riteniamo possano interessare alla vostra realtà: sarà un’occasione per farVi conoscere da tutti i nostri sostenitori.
L’evento vedrà la partecipazione di importanti critici e collezionisti, saranno inoltre presenti le fondazioni che ci sostengono e un nutrito gruppo di giornalisti per dare risonanza all’intero evento.
Sarà mia cura contattare telefonicamente il suo ufficio nei prossimi giorni per concordare un appuntamento dove potremo, se vorrete, approfondire i dettagli di una possibile sponsorizzazione.
Grazie della Sua attenzione.
Cordiali Saluti,
Fabio Rampiotti
Responsabile Comunicazione e Marketing
Artpick
Idee per organizzare un evento culturale
Esempi di lettere di ringraziamento di partecipazione all'evento
Anzitutto, per cercare uno sponsor adatto, bisogna aver ben chiaro il tipo di evento che si intende organizzare e indirizzare la ricerca dello sponsor in base alle aziende che potrebbero essere interessate a sponsorizzare quel tipo specifico di evento.
Informati su quali realtà della tua zona possono avere interesse e vantaggio a sponsorizzare la tua attività o il tuo evento, e concentrati su quelle.
Non scrivere una lettera generica all’azienda, ma cerca di individuare il nominativo di colui o colei che segue le sponsorizzazioni: a volte basta una ricerca su LinkedIn o una telefonata al centralino per ottenere molte informazioni!
Una lettera personale, sarà molto più efficace e diretta di una generica.
Nella lettera di sponsorizzazione, presenta con cura la tua realtà: chi sei, cosa fai e quali sono i progetti di crescita della tua attività, e poi concentrati nella descrizione del progetto per il quale stai chiedendo la sponsorizzazione.
Descrivi di cosa si tratta, quando e come si svolgerà, chi saranno i partecipanti coinvolti e, come già accennato in precedenza, non dimenticare di elencare tutti i vantaggi che questa sponsorizzazione può portare agli sponsor.
Proponi due o più alternative di sponsorizzazione così che l’azienda coinvolta possa scegliere quello più adatto alle sue esigenze e alla sua realtà.
Offrire un ventaglio di proposte, inoltre, farà subito apparire la tua richiesta di sponsorizzazione più professionale, strutturata ed efficace.
Una lettera di richiesta sponsorizzazione è un documento formale a tutti gli effetti!
Pertanto cura la sua redazione e la sua forma con estrema attenzione.
Il tono dovrà essere piuttosto formale e denotare professionalità; fai sempre un check grammaticale per evitare qualsiasi refuso o errore di battitura, che non fanno mai bella figura!
Sii conciso: non scrivere papiri (che dissuaderebbero chiunque dalla lettura) ma cerca di concentrare tutti i vantaggi e i dettagli dell’evento in un’unica pagina.
Ricordati inoltre di adeguare lessico e tono al tipo di realtà a cui stai chiedendo la sponsorizzazione.
Altro dettaglio da non trascurare quando si inoltra una richiesta di sponsorizzazioni, è come inviarla: in formato cartaceo o via email?
A livello formale, sarebbe meglio inviare una lettera cartacea, indirizzata direttamente al responsabile delle sponsorizzazioni; in alternativa puoi optare per l’invio di una pec.
Che tu scelga l’invio cartaceo o email, puoi sempre allegare materiali e brochure che raccontino della tua attività o del progetto per cui stai chiedendo la sponsorizzazione o, ancora, rimandare a link e pagine social della tua realtà professionale, così da farti conoscere meglio e incuriosire il potenziale sponsor.
Esempi di lettere di ringraziamento agli sponsor
Se il canale che preferisci utilizzare per inviare la tua lettera di richiesta sponsor è l’email, enfatizza l’oggetto e volgilo in positivo, così che non venga ignorata o peggio, cestinata.
Di seguito ti proponiamo un modello che puoi utilizzare come campione e personalizzare in base alle tue esigenze:
OGGETTO: Opportunità di partnership – Richiesta Sponsorizzazione ________
Gentile ________
Sono ________ e scrivo per conto ________ che si occupa di ________
La nostra attività sta cercando il sostegno economico di aziende del territorio che condividano con noi questo importante progetto.
Speriamo possiate dare un contributo sotto forma di sponsorizzazione.
La nostra realtà è ben conosciuta e radicata nel territorio e siamo certi che una collaborazione apporterà benefici per entrambi.
Allego una serie di informazioni utili per conoscere meglio la nostra associazione e spero di poter fissare con Lei un incontro conoscitivo.
La ringrazio dell’attenzione e porgo i migliori Saluti.
firma
Lo stesso modello è utilizzabile anche per una lettera di richiesta sponsorizzazione in formato cartaceo; in questo caso ricordati di redigerla con la corretta intestazione come segue:
Nome Cognome
Indirizzo
CAP Città
Azienda
Indirizzo
CAP Città
Oggetto: Richiesta di sponsorizzazione
Gentile ________
Sono ________ e scrivo per conto di ________ che si occupa di ________
La nostra attività sta cercando il sostegno economico di aziende del territorio che condividano con noi questo importante progetto.
Speriamo possiate dare un contributo sotto forma di sponsorizzazione: la nostra realtà è ben conosciuta e radicata nel territorio e siamo certi che una collaborazione apporterà benefici per entrambi.
Allego una brochure con una serie di informazioni utili per conoscere meglio la nostra associazione e spero di poter presto fissare con Lei un incontro conoscitivo.
La ringrazio dell’attenzione e porgo i migliori Saluti.
firma
_Serena Brolis
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Giunto fin qui, non ti resta che trovare la location per il tuo prossimo evento da sponsorizzare… Con una location da favola, gli sponsor non si faranno pregare! Sfoglia la gallery che abbiamo selezionato per te e trova quella più adatta al tuo evento.
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