Per il tuo evento

Come organizzare un evento privato di successo

Idee per organizzare eventi speciali

Organizzare e programmare un evento di successo richiede tempo e un’attenta pianificazione. Infatti, per non incorrere in imprevisti, nessun aspetto o dettaglio può essere lasciato al caso.

In particolare, ci sono alcuni dettagli che dovrai considerare per organizzare un evento di successo. Prima di tutto, definisci gli obiettivi e il tema dell’evento, insieme al budget.

Un altro dettaglio importante da non tralasciare è la scelta della location. In seguito, stabilisci l’agenda e scegli il team che collaborerà con te. Infine, è essenziale comunicare data e ora dell’evento, quindi organizza bene anche la sua promozione.

Indice dei contenuti

Tutte le fasi per l'organizzazione di un evento

fasi organizzazione evento

Come anticipato, è essenziale pianificare in anticipo tutte le fasi di gestione di un evento, a partire dalla sua pianificazione. Tra le cose da considerare, ti consigliamo prima di tutto di determinare la tipologia di evento che vuoi organizzare e il suo obiettivo, ovvero il motivo per cui lo organizzi.

Infatti, la pianificazione varia molto a seconda della tipologia di evento che vuoi organizzare. Se si tratta di un evento culturale potrai aver bisogno di qualcosa di diverso rispetto a un evento sportivo, o aziendale. Collegato a questo tema, troviamo anche la definizione del budget, elemento essenziale da stabilire prima di iniziare la progettazione.

In seguito, se si tratta di un evento in presenza, è importante scegliere la giusta location, che possa accogliere tutti gli invitati e garantire anche che tutti stiano comodi e possano fruire di eventuali contenuti proiettati, o che possano seguire comodamente gli speech in agenda durante l’evento.

Proprio a questo punto si collega il passaggio successivo, ovvero trovare il giusto team che lavorerà all’evento e gli eventuali relatori. Insieme all’organizzazione del lavoro del team, dovrai anche stilare un programma dettagliato dell’evento, che poi dovrà anche essere comunicato al team che si occupa della promozione dello stesso, essenziale per informare gli invitati, oppure attrarre partecipanti.

Definisci la tipologia di evento

Come abbiamo detto, la tipologia di evento incide tantissimo sulla sua organizzazione. Infatti, un evento culturale avrà bisogno di un’organizzazione diversa rispetto a una festa privata, o un evento aziendale.

Vediamo ora insieme quali sono le diverse tipologie di eventi e quali punti privilegiare rispetto ad altri, in base al tipo di evento che vuoi organizzare.

1 · Organizzare un evento sportivo

Per evento sportivo si intende una partita, un torneo oppure una manifestazione relativa ad una specifica disciplina sportiva, organizzata occasionalmente con lo scopo di promuovere l’attività. In questo caso, è essenziale prima di tutto, decidere la location.

Se si tratta di sport da praticare all’aperto, sarà altrettanto importante scegliere la data e verificare le previsioni del tempo. Se possibile, ti consigliamo anche di optare per un eventuale piano B, in caso di maltempo. Ad esempio, se si tratta di un torneo di calcio, o di beach volley, ti consigliamo di prevedere anche la presenza di gazebo, o aree al coperto, per garantire riparo agli ospiti in caso di pioggia.

Inoltre, per riuscire ad avere un budget adeguato, dovrai procurarti degli sponsor, e decidere con loro la migliore strategia per la promozione dell’evento. Magari, se il budget lo permette, ti consigliamo anche di invitare un ospite speciale, un atleta famoso in quello sport. Questo aiuterà ad attrarre più partecipanti e migliorerà anche la promozione dell’evento.

Infatti, potrai addirittura organizzarti con l’atleta per aiutarti a promuovere il tuo evento sportivo, tramite i suoi canali social e con i suoi fan.

2 · Organizzare un evento aziendale

organizzare evento aziendale

Gli eventi aziendali sono spesso un’occasione per i dipendenti per sentirsi integrati nella propria azienda, e per conoscere meglio i propri colleghi in un ambiente più rilassato. Un evento aziendale può essere un meeting, oppure un evento che si organizza in caso di ricorrenza, come il Natale.

In entrambi i casi, sono essenziali un’organizzazione impeccabile delle attività, che aiuterà ad incrementare il rispetto per l’azienda stessa da parte dei dipendenti, e una location adeguata.

Nel caso di un meeting, inoltre, è importante far avere l’agenda della giornata in anticipo a tutti i partecipanti. Infine, è molto importante rendere il meeting disponibile anche per chi non potrà essere presente fisicamente.

Ti consigliamo, quindi, di organizzare uno streaming tramite social media oppure inviando un link per seguire l’evento live a chi lo richiedesse.

Idee per organizzare un evento aziendale

3 · Organizzare una festa privata

organizzare festa privata

Per festa privata si intende un compleanno, una laurea, oppure una festa organizzata per celebrare un’evenienza particolare. In questo caso, è molto importante stabilire il budget e il tipo di festa da organizzare.

L’orario e l’età degli invitati, inoltre, gioca un ruolo essenziale nella riuscita del tuo evento. Infatti, organizzare un compleanno per un adulto richiede dettagli diversi rispetto a una festa di compleanno per un bambino di 10 anni.

Inoltre, il numero di invitati incide molto sul budget e sul numero di persone che dovranno essere coinvolte nella sua organizzazione e promozione.

Scegli una location adeguata, pensando sia al numero di partecipanti, sia al tipo di festa che vuoi organizzare. Ad esempio, se si tratta di una festa di laurea, ti consigliamo di scegliere una location adatta a ospitare un buffet, ma anche uno spazio libero per poter ballare dopo aver mangiato.

Idee per organizzare una festa a sorpresa

4 · Organizzare un evento enogastronomico

organizzare evento enogastronomico

Un evento enogastronomico può essere una degustazione organizzata in occasione dell’apertura di un nuovo ristorante, o di una nuova attività. Elemento essenziale per la riuscita dell’evento è sicuramente la qualità del cibo e delle bevande servite.

Ma non è tutto! Infatti, è importante che tutti gli invitati siano comodi e non debbano aspettare troppo per provare il cibo e le bevande proposte. Inoltre, ti consigliamo di contattare un oratore preparato, che possa spiegare con precisione quello che gli ospiti mangeranno e berranno durante l’evento.

Infine, un intrattenimento musicale potrebbe aiutarti a mantenere un buon sottofondo, soprattutto nelle pause tra una degustazione e l’altra.

5 · Organizzare un evento musicale

organizzare evento musicale

Un evento musicale è solitamente un concerto, oppure un saggio di una scuola di musica. In ogni caso, per organizzare un evento musicale di successo, la prima cosa da considerare è la portata dell’evento.

Infatti, tutti gli altri elementi, come la scelta della location, del budget e del team che ci lavorerà, dipenderanno dal numero di partecipanti previsti. Una volta definita la portata, ti consigliamo di cercare degli sponsor, per avere un budget più ampio da poter utilizzare.

Per trovare i giusti sponsor, dovrai pensare agli artisti da invitare. In questo caso, i due elementi, budget e artisti, vanno di pari passo: più budget avrai, più ampia scelta avrai per trovare degli artisti; ma dall’altra parte, gli sponsor investiranno se potrai portare degli artisti d’interesse.

Per questo, entrano in campo degli esperti nell’organizzazione di questo tipo di eventi, che magari hanno conoscenze con agenzie e manager degli artisti.

Infine, altro elemento essenziale da considerare per la riuscita dell’evento è la sicurezza. Ti consigliamo di ingaggiare una squadra che si occuperà solo della messa in sicurezza della location e di occuparsi di tutti i permessi di cui avrai bisogno.

Quanto costano i diritti SIAE per gli eventi

6 · Organizzare un evento di moda

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Nel campo della moda ciò che distingue un evento di successo da un fallimento è l’esclusività dello stesso e gli ospiti invitati. Infatti, nella moda conta tantissimo l’immagine, quindi un evento non attrattivo per alcuni personaggi chiave del settore, potrebbe rivelarsi un totale fallimento.

Pertanto, a differenza degli eventi visti finora, la prima cosa che ti consigliamo di fare se vuoi organizzare un evento di moda di successo, è di contattare un’agenzia specializzata nella comunicazione.

Una volta definito il team che si occuperà dell’evento, ti consigliamo di invitare i cosiddetti “influencer”, ovvero le persone più famose e seguite, che hanno ormai un fortissimo potere decisionale.

Ottenendo l’appoggio degli influencer, avrete di rimando anche il sostegno della loro fanbase, che sono verosimilmente le persone che vorresti partecipassero alla tua sfilata. Una volta definito questo punto, sono essenziali anche puntualità, organizzazione e condivisione del programma dell’evento.

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7 · Organizzare un evento culturale

organizzare evento culturale

Nella categoria eventi culturali possiamo far rientrare le mostre, oppure i vernissage e inaugurazioni, o la presentazione di un libro. Questi eventi sono accomunati soprattutto dal forte impatto sociale, quindi organizzare un evento in presenza è molto importante.

Essenziali per l’organizzazione di eventi culturali, quindi, sono l’agenda, gli invitati e una comunicazione e promozione adeguata dell’evento. Spesso, proprio la comunicazione è ciò che rende un evento un successo o un fallimento. Infatti, è essenziale rendere l’evento esclusivo, oppure un’occorrenza alla quale tutti vorrebbero partecipare.

Quindi, ecco come organizzare il tuo evento culturale:
Prima di tutto, trovate una location adeguata. Se si tratta di una presentazione di un libro, organizzatevi in modo che tutti gli invitati possano stare comodi, e vedere e sentire il relatore.

In caso, invece, si tratti di una mostra, ovviamente le opere esposte saranno protagoniste, ed è essenziale che tutti gli invitati possano osservarle con facilità. Optate quindi per una location luminosa, e spaziosa, che possa risaltare le protagoniste dell’evento.

Una volta confermata la location, organizzate un team che si occupi della promozione e comunicazione, prima, durante e dopo l’evento. Infatti, non solo è importante far sapere al maggior numero possibile di persone la data e il programma dell’evento, ma è essenziale che anche chi non potrà partecipare possa fruirne, tramite un collegamento live, ad esempio, oppure sfruttando i social media, con degli aggiornamenti in diretta.

Idee per organizzare un evento culturale

Come progettare un evento

Ora che abbiamo visto le diverse tipologie, vediamo quali sono i punti cardine che accomunano l’organizzazione di un evento di successo.

Infatti, se ci sono alcune accortezze da considerare in base alla tipologia dello stesso, esistono invece dei passaggi che accomunano la riuscita di tutti i tipi di eventi, che si tratti di una festa privata, una partita di calcio, oppure un vernissage. Vediamo subito insieme quali sono.

1 · Stabilisci un budget per l'organizzazione dell'evento

budget organizzazione evento

La prima cosa da tenere in considerazione per la buona riuscita di un evento è stabilire il budget che si ha a disposizione. Infatti, proprio in base ai fondi disponibili, sarai in grado di decidere la portata del tuo evento, gli elementi da includere e quelli da escludere.

Si nota subito, infatti, quando un evento è organizzato con un budget non adeguato. In caso tu abbia un budget basso, quindi, la parola chiave è semplicità. Scarta gli extra non essenziali, e focalizzati su ciò che davvero serve per la buona riuscita del tuo evento.

Per aumentare il tuo budget, inoltre, puoi cercare di attrarre degli sponsor. In questo modo, avrai più fondi a disposizione, e potrai anche utilizzare il pubblico degli sponsor per promuovere il tuo evento.

2 · Scegliere la data ed il numero degli invitati

data e numero invitati

Altro punto che accomuna la buona riuscita del tuo evento è scegliere con attenzione la data e il numero di invitati. In particolare, la data è un punto che si collega anche alla location.

Se si tratta di un evento all’aperto, considera sempre anche la stagionalità e pensa a un piano B in caso di maltempo.

Inoltre, ti consigliamo di controllare che non ci siano altri eventi simili in programma nella tua stessa zona, magari anche di portata superiore.

Altro aspetto da tenere in considerazione nella scelta della data è il calendario delle festività e dei ponti. Sembrano dettagli poco importanti, ma possono rivelarsi essenziali per la riuscita del tuo evento.

3 · Scegliere la location per l'evento (ed eventuali permessi)

Strettamente collegata con la data e il numero di invitati, la scelta della location è un punto essenziale per la buona riuscita del tuo evento.

Infatti, se scegli una location troppo grande per pochi invitati, l’evento sembrerà un flop. Al contrario, se scegli una location troppo piccola, i tuoi invitati saranno scomodi, e non potranno godersi a pieno la giornata.

Oltre alla location, per qualsiasi evento, che sia pubblico o privato, vengono richiesti dei permessi formali. Per l’occupazione di suolo pubblico, oppure per la musica che verrà suonata durante l’evento, oltre alle assicurazioni per lo staff e per gli invitati.

In base alla portata degli eventi questi permessi sono sempre più specifici e la burocrazia aumenta. Pertanto, ti consigliamo di affidarti a un’agenzia esperta. Non vorrai rischiare di dover annullare tutto perché ti manca un’assicurazione o un permesso!

Trova la location per i tuoi eventi

4 · Trova il catering per l'evento

catering per eventi

Non solo per eventi culinari, ma anche per vernissage, mostre, concerti, ed eventi privati, il catering è un tassello fondamentale per assicurarti che la giornata sia un successo!

Infatti, che sia per servire un rinfresco, delle bevande, oppure un vero e proprio pasto, un evento potrebbe risultare un flop se il cibo non è abbastanza buono, o lo staff non sufficientemente preparato.

Anche in questo caso, ti consigliamo di affidarti a un’agenzia esperta nella gestione di catering per eventi. Penseranno loro a selezionare il personale e ti proporranno un menù adatto al tuo budget e numero di invitati.

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5 · Valuta se regalare un gadget

regalare un gadget

Un gadget potrebbe essere anche una buona pubblicità per la tua azienda, o per l’evento che hai organizzato. Non deve trattarsi per forza di qualcosa di costoso.

Ad esempio, alla fine di un evento per la presentazione di un nuovo ristorante, potrai regalare il biglietto da visita insieme a uno sconto per la prima cena.

Oppure, in occasione di un vernissage, potrai lasciare un piccolo ricordo dell’evento, come una miniatura di un’opera esposta sotto forma di portachiavi.

Ricorda, non conta quanto spendi per il gadget, ma quanto potrebbero apprezzarlo i tuoi ospiti, e, in parte, la sua utilità nella vita di tutti i giorni.

6 · Valutare l'animazione e il conduttore

animazione e conduttore

Soprattutto per eventi che durano tutto il giorno, la presenza di un conduttore o dell’animazione potrebbe essere molto importante per determinare il successo del tuo evento.

Infatti, il conduttore, potrebbe ad esempio tenere gli ospiti informati rispetto all’agenda, evitando anche ritardi dovuti alla disorganizzazione, o alle pause troppo lunghe degli invitati.

Anche l’animazione potrebbe rivelarsi molto utile, soprattutto durante una festa di laurea, un compleanno, o una festa aziendale, dove, si sa, rompere il ghiaccio all’inizio è sempre difficile.

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7 · Creare il team e pensa alle attrezzature necessarie

team e attrezzature

Un team preparato, organizzato, puntuale e affidabile è la chiave per la buona riuscita di un qualsiasi evento. Infatti, non potrai occuparti di tutto. Quindi, è essenziale poter delegare qualche compito a persone competenti, di cui poterti fidare.

Per quanto riguarda le attrezzature, invece, ti consigliamo di contattare agenzie esperte, che affittano tutti i tipi di apparecchiature, se la location non ne prevede già in loco.

Pianificazione e gestione dell'evento

Prima della data dell’evento, ci sono tantissime cose da organizzare. Per questo motivo, è utile avere una checklist, un calendario, e definire quali sono le priorità e le tempistiche per la realizzazione di ogni task.

Vediamo insieme meglio nel dettaglio quali sono le tecniche migliori per pianificare il tuo evento.

1 · Crea una check list per l'evento e stila il programma

checklist evento e programma

Sia che organizzi il tuo evento senza alcun aiuto, sia che tu scelga di avere con te un team di esperti, ti consigliamo di fare un checklist per l’evento, con largo anticipo. Infatti, avere tutto sotto controllo è essenziale per non incorrere in ritardi, o in problemi dell’ultimo minuto.

Avere ben chiare le tempistiche per ottenere i permessi, per noleggiare le attrezzature o scegliere il catering è di fondamentale importanza, soprattutto se si tratta di un evento di grandi dimensioni, e se sceglierai di affidare alcuni compiti a un team di collaboratori esperti.

Anche stilare il programma dettagliato dell’evento è fondamentale, in quanto potrebbero venirti in mente altri dettagli da aggiungere alla checklist avendo di fronte il programma dettagliato dell’evento. Inoltre, il programma ti servirà anche per organizzare la comunicazione e coordinare tutti i collaboratori.

2 · Manda gli inviti e indica il dress code

inviti e dress code

La comunicazione dell’evento è essenziale per la sua buona riuscita. Gli ospiti dovranno ricevere gli inviti per tempo, e questi dovranno essere molto chiari rispetto alla tipologia di evento e, se richiesto, anche rispetto al dress code.

Non vogliamo persone vestite di rosso a un evento Total White! Inoltre, partecipare a un evento di una certa portata potrebbe essere stressante anche per gli ospiti, che potrebbero contattarti per qualsiasi tipo di dettaglio, se non comunicato correttamente nell’invito.

Quindi, un buon invito, chiaro, dettagliato ma non troppo specifico, ti risparmierà un sacco di lavoro, e di stress!

Idee per scrivere l'invito per l'evento

Regole di abbigliamento per un evento

3 · Promuovi l'evento e scegli i mezzi adatti

Oltre a selezionare gli invitati, è molto importante promuovere l’evento. Infatti, ci sono eventi a numero chiuso a cui si può partecipare solo su invito, che però potrebbero anche essere seguiti online da chi non potesse partecipare, o non fosse invitato in presenza.

I social media sono un ottimo mezzo di comunicazione, ma vanno gestiti con intelligenza. Per questo, qualora non ti sentissi a tuo agio, ti consigliamo di contattare un social media manager, oppure un’agenzia che si occupa di promozione degli eventi online.

Infine, coinvolgere degli influencer o dei personaggi di spicco in un determinato settore potrebbe essere un’arma vincente per la buona riuscita del tuo evento.

4 · Gestione e risoluzione dei problemi ed imprevisti

risoluzione problemi imprevisti

Si sa, prima, durante e dopo l’evento potrebbero presentarsi dei problemi o degli imprevisti. In questo caso, la chiave del successo è la calma e la velocità di risoluzione del problema.

Niente panico quindi! Inoltre, potresti pensare di prevenire alcuni tipi di problemi, giocando d’anticipo. Ad esempio, un ospite problematico, potrebbe essere facilmente gestito dal team dedicato alla sicurezza. Oppure, ritardi nelle consegne potrebbero essere gestiti dall’agenzia a cui ti sei rivolto per aiutarti a organizzare l’evento.

Per quanto riguarda il meteo, come dicevamo già prima, è importante avere sempre un piano B in caso di maltempo per eventi all’aperto.

5 · Delega e pensa ai dettagli

Come abbiamo già detto, è quasi impensabile organizzare da soli un evento, anche di piccola portata come una festa di compleanno. Ci sono molte cose a cui pensare, e il confronto almeno con un’altra persona potrebbe aiutarti a includere dettagli a cui non avevi pensato.

Pertanto, non avere paura di delegare. Se ci sono molte cose a cui pensare, lascia fare ad altre persone preparate e tu dedicati ai dettagli, perché anche quelli sono importanti!

Consigli per programmare la fine dell'evento

Come già accennato, ci sono tantissime alternative. Dipenderà tutto dall’occasione e dai gusti di organizzatori e, perché no, invitati.

Non c’è nulla di peggio che costringere amici e cari a qualcosa che non fa per loro… però, se vi sentite pronti a sperimentare e, in parte, egoisticamente pronti a farlo, ecco alcune idee!

1 · Pensa ad una lettera di ringraziamento di partecipazione all'evento

ringraziamento partecipazione evento

Insieme ad un gadget che potresti offrire ai tuoi invitati, aggiungi una lettera di ringraziamento di aver partecipato all’evento. Bastano poche parole, personali e sincere.

I tuoi ospiti si sentiranno più parte della tua iniziativa, e più propensi a sostenerti, anche in occasioni future.

2 · Organizza le pulizie

organizza le pulizie

Quando anche l’ultimo ospite sarà andato via, il tuo lavoro non sarà ancora finito. Infatti, sia che si tratti di un posto di tua proprietà, sia che si tratti di un locale affittato, alla fine dell’evento bisogna riordinare e pulire.

Per questo, ti consigliamo di affidarti a un’impresa di pulizie, oppure di chiedere all’agenzia che organizza il catering se offrono anche questo servizio alla fine dell’evento.

3 · Restituisci le attrezzature noleggiate e pianifica i pagamenti

Se hai affittato delle attrezzature, ricordati di restituirle per tempo, in modo da non incappare in sanzioni per eventuali ritardi. Inoltre, ricordati che tutti i tuoi collaboratori vanno pagati, rispettando gli accordi.

Potresti aver bisogno di loro anche in futuro, quindi meglio evitare ritardi! Se hai bisogno di un aiuto, chiedi al tuo team e ricordati di aggiungere nella checklist la voce “pagamenti fornitori”.

 

_Sara Viterbi

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Dove organizzare i tuoi eventi

Come abbiamo detto, la location è essenziale per la buona riuscita di un evento. Organizzare una mostra in un posto scuro, non aiuterà a esaltare le caratteristiche delle opere d’arte esposte e i tuoi ospiti avranno difficoltà a osservarle. Oppure, organizzare un evento culinario in un posto piccolo, e non prevedere adeguati posti a sedere, potrebbe rivelarsi un grande problema per i tuoi ospiti.

Per questo motivo, quando organizzi un evento, ricordati sempre di considerare la scelta della location nella tua checklist. Nel scegliere la location, soprattutto per eventi grandi, considera anche che la zona sia raggiungibile comodamente in automobile oppure con il trasporto pubblico.

Villa Sofia

Sirtori - Lecco (Lombardia)

N. Max Invitati

80

Da 600 € al giorno

Ugolino Sporting Club

Impruneta - Firenze (Toscana)

N. Max Invitati

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Da 400 € al giorno

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Roma Nord (Lazio)

N. Max Invitati

100

Da 800 € al giorno

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N. Max Invitati

200

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N. Max Invitati

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Da 1.500 € al giorno

Spazio Industriale Bixio

Milano Centro (Lombardia)

N. Max Invitati

300

Da 5.000 € al giorno
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