L’evento che sogni è a un click di distanza
Organizzare una conferenza stampa è una di quelle sfide che che nascondono la complessità nei dettagli. La conferenza stampa è lo strumento che ti permette di parlare direttamente ai media e, attraverso loro, al tuo pubblico, ma come si organizza?
In questo articolo scopriremo tutti gli step per organizzare con successo la tua prossima conferenza stampa, iniziamo!
Partiamo dalle basi, la definizione di conferenza stampa: una conferenza stampa è un evento formale in cui un’organizzazione, un’azienda o una personalità pubblica incontra i rappresentanti dei media per comunicare notizie rilevanti, rispondere a domande e condividere informazioni di interesse pubblico.
A differenza di altri strumenti di comunicazione, la conferenza stampa offre l’opportunità di un dialogo diretto e immediato con i giornalisti ed è importante impostarla con efficienza in ogni suo dettaglio.
Oltre alla definizione di conferenza stampa, possiamo imbatterci in quella di comunicato stampa. Spesso si fa confusione tra conferenza stampa e comunicato stampa, ma sono due strumenti molto diversi nella strategia di comunicazione.
Il comunicato stampa è un documento scritto che viene inviato alle redazioni per annunciare una notizia. È uno strumento unidirezionale: tu comunichi un’informazione, i giornalisti decidono se e come utilizzarla.
La conferenza stampa, invece, è un evento dal vivo (o virtuale) che prevede un’interazione diretta. Qui i giornalisti possono fare domande, chiedere approfondimenti, cogliere sfumature che un testo scritto non può trasmettere.
Il comunicato stampa è perfetto per notizie importanti ma che non richiedono discussione immediata o quando vuoi raggiungere velocemente un ampio numero di redazioni.
Opta invece per la conferenza stampa quando l’argomento è complesso, quando prevedi molte domande, quando vuoi creare un momento di visibilità mediatica forte, o quando la presenza fisica dei protagonisti aggiunge valore alla comunicazione.
Spesso, del resto, i due strumenti si complementano: la conferenza stampa viene annunciata con un comunicato e, al termine dell’evento, viene rilasciato un altro comunicato con i punti salienti emersi.
Idee per scrivere un comunicato stampa
La decisione di convocare una conferenza stampa non va presa alla leggera. Devi chiederti: questa notizia ha davvero la rilevanza necessaria per giustificare l’investimento di tempo e risorse, sia tue che dei giornalisti?
I media sono bombardati quotidianamente da inviti ed eventi, e la loro disponibilità è limitata. Per questo motivo, è fondamentale che la tua conferenza stampa offra un valore reale.
Convoca la stampa quando hai un annuncio che avrà un impatto davvero significativo sul tuo settore, sulla comunità o sul pubblico di riferimento.
I motivi più comuni per organizzare una conferenza stampa possono includere: il lancio di prodotti o servizi innovativi, l’annuncio di partnership strategiche o fusioni, la presentazione di risultati di ricerche o studi significativi, la risposta a situazioni di crisi che richiedono chiarezza immediata, l’inaugurazione di progetti di grande portata o la comunicazione di nomine importanti.
La chiave è sempre la rilevanza: se non sei certa che la tua notizia meriti una conferenza stampa, probabilmente un comunicato ben scritto sarà più che sufficiente.
Idee di lettere vendita e lancio prodotto
Ora che abbiamo smarcato la definizione e l’opportunità di convocare una conferenza stampa, passiamo ai fatti: come si organizza una conferenza stampa di successo?
Ecco la nostra guida step by step.
Prima di pensare a location, invitati e catering, devi avere assoluta chiarezza su cosa vuoi ottenere dalla tua conferenza stampa. Parti col definire con precisione gli obiettivi: ogni obiettivo, infatti, richiede un approccio diverso nella struttura della conferenza, nella scelta dei relatori e nel tono della comunicazione.
Una volta chiari gli obiettivi, distilla il tuo messaggio principale in poche frasi essenziali. Questo sarà il filo conduttore di tutta la conferenza: ogni intervento, ogni slide, ogni risposta alle domande deve riportare a questo messaggio centrale.
Ricorda che i giornalisti hanno poco tempo e spazio: se non sei tu a dare loro una direzione chiara, la creeranno loro, e potrebbe non essere quella che desideri.
Idee di briefing per l'organizzazione dell'evento
La scelta della location non è mai neutra: comunica già qualcosa sul tuo brand e sull’importanza dell’evento.
Una sala conferenze elegante in centro città trasmette professionalità e serietà. Uno spazio industriale riconvertito può comunicare innovazione e creatività. La sede della tua azienda crea intimità e autenticità. Ogni location, insomma, racconta una storia.
Oltre a questi dettagli, per orientarti nella scelta della giusta location, dovrai considerare anche alcuni aspetti pratici: la capienza deve essere adeguata al numero di invitati previsti (meglio una sala con 50 posti piena che una con 200 posti semivuota), dovrà inoltre essere facilmente raggiungibile con i mezzi pubblici e avere parcheggi disponibili.
Deve garantire una connessione internet stabile se prevedi streaming o se i giornalisti devono inviare materiale in tempo reale. E soprattutto, deve avere le dotazioni tecniche necessarie: microfoni, proiettore, impianto audio adeguato.
Per quanto riguarda l’orario, la tarda mattinata è generalmente il momento ideale: permette ai giornalisti di arrivare comodamente e di avere tempo per elaborare la notizia per le edizioni serali o del giorno successivo. Evita il lunedì mattina (i giornalisti sono sommersi dal lavoro accumulato nel weekend) e il venerdì pomeriggio (diminuisce la possibilità di copertura immediata).
Considera sempre le scadenze delle redazioni: se vuoi essere sui quotidiani del giorno dopo, devi concludere entro il primo pomeriggio.
Tutte le location per una conferenza stampa
I relatori sono il cuore della tua conferenza stampa. Non si tratta semplicemente di scegliere chi ha il ruolo più alto in azienda, ma di individuare le persone che possono comunicare al meglio il tuo messaggio, rispondere con competenza alle domande e rappresentare credibilmente l’organizzazione di fronte ai media.
Idealmente, dovresti avere 2-3 relatori: uno che introduce e contestualizza, uno che entra nei dettagli tecnici o strategici (come un esperto di prodotto, un direttore operativo) ed eventualmente un terzo che porta una prospettiva esterna o complementare (un partner, un testimonial, un ricercatore indipendente).
Più relatori creano dinamismo e contribuiranno a tenere alta l’attenzione del pubblico.
La cartella stampa è un po’ il regalo che fai ai giornalisti per facilitare il loro lavoro. Deve contenere tutto ciò di cui hanno bisogno per scrivere un articolo completo e accurato sulla tua notizia.
Può essere in formato digitale (preferibile, inviato via email o scaricabile da un link) o cartaceo e deve includere: il comunicato stampa ufficiale con tutti i dettagli dell’annuncio, le biografie dei relatori con foto professionali in alta risoluzione, la presentazione utilizzata durante la conferenza in PDF, schede informative di approfondimento su aspetti tecnici o di contesto, immagini in alta risoluzione pronte per la pubblicazione, contatti diretti per ulteriori informazioni o interviste, eventualmente video o materiale multimediale.
Per quanto riguarda i gadget, la regola è: meglio di qualità che in quantità. Tra le opzioni papabili ci sono chiavette USB personalizzate o quaderni di qualità con il tuo logo, penne eleganti, powerbank personalizzati, borracce o tazze riutilizzabili o tote bag brandizzate.
L’importante è che il gadget sia coerente con i valori del tuo brand e utile per il target. Ma ricorda: in alcuni contesti, soprattutto istituzionali, è meglio evitare gadget per non dare un’impressione di eccessiva commercializzazione.
Idee originali di gadget per l'evento
La lista degli invitati è strategica quanto il contenuto della conferenza stessa.
Inizia identificando i giornalisti che seguono il tuo settore o la tua organizzazione e includi diverse tipologie di media: quotidiani nazionali e locali, testate online specializzate, magazine di settore, agenzie di stampa, broadcaster se l’evento ha rilevanza televisiva, blogger e influencer se pertinenti al tuo ambito.
Considera anche di invitare stakeholder chiave: clienti importanti, partner, rappresentanti istituzionali se rilevanti. La loro presenza può aggiungere valore e mostrare ai media la portata del tuo annuncio.
Infine ricorda di inviare gli inviti con il giusto anticipo: 7-10 giorni prima è l’ideale, troppo presto e rischi che se ne dimentichino, troppo tardi e potrebbero avere già altri impegni. Ultimo dettaglio: prevedi un sistema di conferma presenze e fai un reminder gentile 2-3 giorni prima.
Idee ed esempi di inviti ad un evento
Un altro aspetto importante da considerare quando si organizza una conferenza stampa è la scaletta.
La struttura ideale prevede: registrazione e accoglienza, apertura e introduzione da parte del moderatore o del responsabile comunicazione, interventi dei relatori, sessione di domande e risposte, conclusione e ringraziamenti.
Tirando le somme, in totale una conferenza stampa non dovrebbe mai superare i 60 minuti.
Idee di scalette e agenda meeting
L’aspetto tecnico di una conferenza stampa è quello che, se funziona, nessuno lo nota, ma se non funziona, rovina tutto e quindi non va trascurato.
Parti dall’audio: ogni relatore deve avere un microfono funzionante e, se la sala è grande, utilizza microfoni ad archetto per garantire libertà di movimento e dinamismo.
Prevedi anche dei microfoni aggiuntivi per le domande del pubblico e testa sempre tutto il sistema audio il giorno prima e circa un’ora prima dell’inizio.
Lato video, assicurati che il proiettore sia sufficientemente luminoso e che lo schermo sia visibile da ogni punto della sala.
Se prevedi streaming o registrazione, posiziona telecamere professionali verificando la qualità dell’immagine e, per non farti sorprendere davvero da nulla, prepara un computer di backup con la presentazione, perché Murphy è sempre in agguato!
Anche i dettagli della location non vanno dimenticati: un leggio stabile per i relatori, un’illuminazione adeguata, il branding ben visibile come sfondo (ad esempio un backdrop con il logo della tua azienda), cartelli segnaposto per i relatori al tavolo e connessione WiFi stabile.
Una buona regia sarà in grado di assicurare il successo della tua conferenza stampa e la risoluzione puntuale di qualsiasi imprevisto.
La conferenza stampa non finisce quando i giornalisti escono dalla sala. Il follow-up è fondamentale per consolidare le relazioni, fornire ulteriori informazioni e massimizzare i risultati dell’evento. È in questa fase che si costruisce la fiducia per le collaborazioni future.
Immediatamente dopo la conferenza, invia una mail di ringraziamento a tutti i partecipanti con allegata la cartella stampa completa. Includi nuovamente tutti i contatti per ulteriori informazioni o richieste di interviste individuali.
Idee di lettere di ringraziamento per la partecipazione all'evento
Nei giorni successivi, monitora attentamente la copertura mediatica. Crea una rassegna stampa completa di tutti gli articoli, servizi TV e radio, post sui social che parlano del tuo annuncio.
Questo non solo ti permette di valutare l’efficacia della conferenza stampa, ma è anche materiale prezioso da condividere internamente e con gli stakeholder.
Infine, fai un debriefing interno: cosa ha funzionato? Cosa migliorare per la prossima volta? Quali domande non avevamo previsto? Ogni conferenza stampa è un’opportunità di apprendimento che rende la prossima ancora più efficace.
Idee per un debriefing aziendale
Un invito a una conferenza stampa deve essere chiaro, conciso e contenere tutte le informazioni essenziali. Deve incuriosire abbastanza da convincere il giornalista a partecipare, ma senza svelare tutto.
Ecco un esempio pratico che puoi adattare alle tue esigenze:
Oggetto: Invito alla conferenza stampa – Presentazione del progetto “Rigenerazione Urbana 2025”
Gentile Redazione,
siamo lieti di invitarvi alla conferenza stampa di presentazione del progetto “Rigenerazione Urbana 2025”, un’iniziativa che porterà alla riqualificazione di alcune aree strategiche della città attraverso interventi innovativi di sostenibilità, mobilità e spazi pubblici.L’incontro si terrà martedì 16 aprile 2025, alle ore 11.00, presso Sala Conferenze Palazzo del Centro – Via Roma 28, Milano.
Durante la conferenza interverranno:
• Luca Bianchi, Assessore all’Urbanistica
• Elena Rossi, Direttrice del progetto
• Paolo De Santis, Responsabile tecnico e coordinatore degli interventi
• Sara Monti, Portavoce dell’Associazione “Città Vivo”.
La conferenza sarà l’occasione per illustrare in anteprima i dettagli del progetto, presentare le aree coinvolte e condividere il calendario degli interventi previsti per il 2025. Al termine sarà possibile svolgere interviste individuali e ricevere la cartella stampa completa.
Vi chiediamo gentilmente di confermare la vostra presenza rispondendo a questa email o contattando l’Ufficio Stampa ai recapiti indicati in calce.
Ufficio Stampa – Progetto Rigenerazione Urbana 2025
press_rigenerazioneurbana@mail.it
_Serena Brolis
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