L’evento che sogni è a un click di distanza
Stai organizzando un evento e hai bisogno di farlo sapere a più persone possibili? Allora dovrai organizzarti per comunicare e pubblicizzarlo, in tutti i canali disponibili. Da internet, ai social, fino ai volantini e al passaparola. Vediamo insieme i migliori modi per promuovere e pubblicizzare un evento.
In questo articolo capiremo meglio come promuovere e pubblicizzare un evento. Qualsiasi sia la sua natura, ci sono dei passaggi costanti che accomunano tutte le tipologie di eventi.
A partire dall’individuazione del target di invitati, al budget, fino alla location e al piano di comunicazione.
Come organizzre un evento di successo
Chi vuoi invitare al tuo evento? Questa è la prima domanda che dovresti porti quando inizi a pianificarne la comunicazione e la pubblicizzazione.
Individua quindi il tuo target, in modo da capire qual è il canale di comunicazione migliore. Infatti, ad esempio, se vuoi promuovere un evento per famiglie, dovrai pensare a canali tradizionali come i volantini in parchi giochi, asili, scuole, o palestre.
Mentre, se vuoi promuovere un evento dedicato a studenti, puoi pensare ai social, ma anche a comunicazioni specifiche in scuole, università, e biblioteche.
Come per ogni evento, dovrai pensare a un piano marketing, e decidere il budget per ogni attività. Includi, quindi, un budget da destinare alla pubblicizzazione e alle campagne marketing che pensi di utilizzare per promuovere l’evento.
In questo budget includi anche le eventuali sponsorizzazioni sui social, i compensi per i collaboratori di cui vorrai servirti ed eventuali extra per eventi collegati o altre attività.
Una volta individuato il budget, dovrai mettere in atto la vera e propria comunicazione. Pensa al piano di comunicazione più adatto al tuo target.
Ad esempio, se stai organizzando un evento sportivo, prevedi una comunicazione specifica in palestre, centri sportivi. Online, invece, puoi acquistare spazi pubblicitari su siti specializzati, oppure partner social di pagine sportive o di squadre.
Se non hai un’agenzia di riferimento, puoi anche cercare online. Ci sono molte agenzie, infatti, che hanno diversi contatti e potranno aiutarti nella giusta comunicazione, utilizzando al meglio il tuo budget.
Idee per lettere di invito ad un evento
Come abbiamo detto, i social media sono ormai un mezzo imprescindibile nella comunicazione di eventi e pubblicizzazioni. Infatti, se in alcuni casi, i metodi tradizionali sono ancora il mezzo migliore, in altri sono ormai obsoleti.
Ad esempio, se stai organizzando un evento a livello nazionale, ti costerebbe troppo pubblicizzarlo con volantini e cartellonistica. I social, al contrario, sono il mezzo migliore per raggiungere il maggior numero di persone, in tutto il mondo, con una spesa inferiore rispetto ai mezzi tradizionali.
Se vuoi utilizzare al meglio il tuo budget, ma anche raggiungere un pubblico in target in linea con il tuo evento, allora ti consigliamo di organizzare delle collaborazioni o partnership con associazioni locali.
Ad esempio, se stai organizzando un concerto con artisti emergenti, prendi contatti con le pagine social o associazioni di giovani nella zona e pensa a un piano di comunicazione che arrivi al loro bacino di follower o utenti.
Ci sono diversi metodi, dalla newsletter, al post condiviso sui social, alle sponsorizzazioni social e sui siti.
Le migliori location per organizzare un evento
Come abbiamo detto, i metodi tradizionali non sono assolutamente da sottovalutare, o pensare come obsoleti.
Infatti, potrebbero esserlo in alcune occasioni, ma in determinate tipologie di eventi, soprattutto quelli più piccoli a livello locale, la comunicazione tradizionale è ancora la migliore.
Determinante per una buona comunicazione sono il messaggio chiaro e i visual che scegli. Dovrai pensare a un’immagine accattivante e non troppo confusionaria, ma anche a un messaggio chiaro e diretto, che venga percepito facilmente da tutti.
Stampa volantini, cartellonistica e gadget, e sfrutta altri eventi locali per promuovere la tua attività.
Idee per locandine efficaci per eventi
Tra gli errori più comuni che troviamo nella comunicazione di eventi sicuramente sul podio ci sono la troppa comunicazione e la mancata percezione del pubblico target. Vediamo meglio questi due fattori.
Per troppa comunicazione intendiamo l’azione di “bombardare” gli utenti con troppa pubblicità. Certo, l’obiettivo della promozione è quello di far sapere alle persone del tuo evento, ma non vorrai neanche farli sentire troppo pressati.
Prevedi, quindi, la giusta comunicazione. Ad esempio, nelle sponsorizzazioni sui social, va bene far vedere al pubblico la tua pubblicità 2 o 3 volte, non 20.
Mentre, nella mancata rilevazione del pubblico, troviamo il maggior dispendio di risorse con il minor riscontro. Infatti, spesso si punta a raggiungere il maggior numero di persone, a discapito del rilevamento di chi potrebbe essere davvero interessati.
Se non hai mai promosso nessun tipo di evento, o non lo hai mai fatto in modo professionale, ti consigliamo di affidarti a un’agenzia.
Le agenzie specializzate, infatti, hanno un bacino di utenti, di collaboratori e una rete, già predisposti per questo tipo di comunicazioni. A fronte del pagamento di una parcella per la collaborazione, ti forniranno un piano di comunicazione con una previsione di risultati, in base al budget da destinare alla comunicazione.
Se vuoi promuovere un evento a livello nazionale, o comunque raggiungere un pubblico più grande di quello della tua zona, allora ti consigliamo di affidarti ai social e al mondo online. Vediamo insieme qualche esempio.
Cosa fa un event planner e i vantaggi per il tuo evento
Come promuovere e creare un evento su Facebook? Facebook da la possibilità di creare eventi, con informazioni, foto e video, la vendita dei biglietti e la prenotazione dei posti.
Gli utenti potranno anche scrivere nella bacheca dell’evento e condividerlo tramite un link di share. L’evento può essere anche aggiunto al calendario del telefono o computer degli utenti e può anche essere pubblicizzato verso un pubblico che potrebbe potenzialmente essere interessato al tuo evento.
Instagram non ha la possibilità di creare eventi come Facebook, ma potrai sempre utilizzare la piattaforma per promuovere un evento online.
Tramite un post sulla tua pagina, puoi creare un promemoria che gli utenti possono salvare e ricevere una notifica il giorno dell’evento.
Per promuovere il post, potrai servirti di collaborazioni non a pagamento, chiedendo ad altre pagine di far girare il post, oppure promuoverlo a fronte del pagamento di un budget a tua scelta, in modo che arrivi ad utenti simili a quelli che vorresti al tuo evento.
Per promuovere un evento sul web puoi utilizzare anche la piattaforma X. Il social media X non è altro che il nuovo Twitter. Promuovere un evento su questo social è più difficile ma comunque potenzialmente efficace. La difficoltà rispetto agli altri due social sta nel numero di caratteri consentiti per i post.
Infatti, la caratteristica di X è proprio quella di avere un limite di caratteri consentiti. Potrete, però, aggiungere una foto o un video al post, in modo da rendere la comunicazione più efficace.
LinkedIn è un social che ultimamente sta diventando sempre più specializzato e utilizzato per la promozione di eventi e corsi. Si tratta di un social più specializzato rispetto agli altri, ma può darti la possibilità di targettizzare al massimo il tuo pubblico, raggiungendo le persone più adatte a partecipare al tuo evento.
Su LinkedIn puoi anche scrivere degli articoli, da sponsorizzare e far girare tra gli addetti ai lavori, per aumentare la fan base raggiunta.
Non sottovalutare la stampa! Anche se il futuro sono i social e il mondo digital, la stampa tradizionale è ancora un mezzo molto utile, soprattutto per la comunicazione di alcuni eventi.
In alcuni casi, inoltre, la stampa è più economica come mezzo rispetto all’online, e permette di raggiungere un pubblico che sui social non passa molto tempo.
Oltre alla comunicazione online e offline, puoi servirti di eventi promozionali mirati alla comunicazione dell’evento che stai organizzando. Ad esempio, se ci sono fiere locali, puoi portare un banchetto e promuovere il tuo evento con i partecipanti all’altro evento.
Questo tipo di promozione è perfetta per eventi locali, in quanto hai davanti già il potenziale pubblico del tuo evento e hai la possibilità di interagire faccia a faccia con le persone che vuoi invitare.
Creare un sito web dedicato all’evento non è così dispendioso e neanche troppo laborioso. Infatti, potrai creare una semplice landing page al tuo evento.
Quindi, un sito composto da una pagina, che sarà una vetrina per il tuo evento. Una sorta di volantino online interattivo, che permetterà di raggiungere tante persone e collegare alla comunicazione sui social uno spazio che dia tutte le informazioni sull’evento in maniera più specifica.
Se non hai ancora un bacino d’utenza, affidati a un’agenzia. Ci sono, infatti, agenzie specifiche che si occupano proprio di email marketing. Dalla scrittura, all’invio agli utenti, fino ai follow up delle loro risposte.
Se, invece, hai già il tuo bacino, assicurati che tutti abbiano dato il consenso a ricevere comunicazioni pubblicitarie e invia loro un invito, oppure le informazioni rispetto all’evento che stai organizzando.
Puoi anche prevedere una sorta di sconto, a seguito di registrazione alla mailing list, per assicurarti maggiori contatti.
I migliori event planner per la promozione del tuo evento
Come abbiamo detto poco fa, per chiedere un contatto o un’azione al pubblico, dovresti anche tu in cambio dare qualcosa. Potrebbero essere sconti speciali o informazioni utili agli utenti rispetto, ad esempio, al tema dell’evento.
Immaginiamo, ad esempio, che tu stia organizzando un bootcamp di allenamento tutti insieme. Puoi invitare gli utenti a iscriversi, in cambio di una guida utile all’allenamento o alimentazione sportiva. Quindi, in sostanza, crea interesse e “regala” informazioni, in modo da creare interesse tra il tuo potenziale pubblico.
Per pubblicizzare eventi speciali puoi anche attivare campagne Gaming, che mettono a disposizione gadget e premi per i partecipanti.
Non si tratta di veri e propri concorsi, infatti per questi dovresti attivare una burocrazia più complessa. Sui social si chiamano Giveaway.
In cambio di un’azione, che potrebbe essere un like, una condivisione o un commento, puoi mettere in palio l’ingresso al tuo evento a estrazione, dei gadget, oppure altri “premi” che non siano in denaro.
Idee per lettere di richiesta sponsorizzazione per eventi
Gli influencer possono essere uno dei modi più efficaci per promuovere il tuo evento. Infatti, se riesci a trovare un influencer che abbia un pubblico in comune con gli utenti che vuoi invitare al tuo evento, sarà una comunicazione perfettamente in target, e raggiungerai il pubblico ideale per il tuo evento.
Ma come si contattano gli influencer? Alcuni sono raggiungibili semplicemente via messaggio sui social, mentre altri si affidano ad agenzie o manager, quindi dovrai prendere contatti con questi prima di arrivare all’influencer.
Prima dell’evento è necessario creare hype. Quindi, creare aspettative e far parlare dell’evento. Ma come ottenere questo interesse? Creando contenuti accattivanti, che comunichino alcune informazioni ma che non svelino proprio tutto ciò che succederà all’evento che stai organizzando.
Crea video, caroselli, contenuti che tengano gli utenti attaccati allo schermo in modo che non vedano l’ora di scoprire di più.
Per attirare il maggior numero di partecipanti, crea e organizza anche attività interattive per i tuoi utenti. Possono essere attività online oppure offline. Tra quelle online, puoi pensare a concorsi o attività a premi. Mentre, per l’offline, puoi pensare ad eventi correlati, che diano sconti o premi a chi vi partecipa.
Per incentivare l’iscrizione, soprattutto all’inizio della comunicazione del tuo evento, pensa a prezzi speciali o rimborsi per i primi iscritti
Ad esempio, se stai organizzando un concerto o un evento live con pagamento di un biglietto, rilascia una quantità di biglietti a prezzo speciale per i primi iscritti. Poi rilascia una seconda fase di iscrizioni, a un prezzo leggermente maggiorato, fino ad arrivare al prezzo di vendita finale.
I mezzi per pubblicizzare un evento sono diversi, come abbiamo visto fino ad ora. Per quanto riguarda l’online, ti consigliamo di creare un sito web dedicato, con tutte le informazioni necessarie per raggiungere la location, acquistare i biglietti, e altre info utili.
Per l’offline, assicurati di condividere le informazioni anche con attività locali, che potranno aiutarti a promuovere l’evento tra i loro clienti o utenti.
Per promuovere un evento musicale, individua il potenziale pubblico e i fan della band, o della musica che vuoi suonare al tuo evento. Una volta individuata la fan base, crea un piano di comunicazione adatto all’età e alla zona in cui ti trovi.
Se sono principalmente giovani, attiva delle campagne online e chiedi anche alle band o agli artisti che si esibiranno di aiutarti a promuovere l’evento.
Infatti, la fan base degli artisti è esattamente il tuo pubblico ed è anche nell’interesse dell’artista portare il maggior numero di fan. Quindi si tratta di una targettizzazione perfetta del pubblico in questo caso.
Idee per organizzare un evento musicale
In questo caso ti consigliamo una doppia comunicazione: quella per i bambini e quella per i loro genitori. Infatti, dovrai arrivare ai bambini, che saranno poi i principali fruitori dell’attività e saranno quelli che convinceranno o genitori ad accompagnarli.
Per i genitori, però, è importante avere maggiori informazioni rispetto a quelle che dai ai bambini. Per i bambini pensa a una comunicazione emozionale, che li invogli a venire al tuo evento. Per i genitori, pensa alle info utili, ai costi e al programma dell’evento.
Per il teatro la locandina è ancora il mezzo migliore di promozione. Infatti, che sia online oppure offline, nella locandina vengono riportate tutte le info utili e necessarie per il pubblico.
In caso di comunicazione online, prevedi anche la creazione di un eventuale sito promozionale, che preveda anche l’acquisto online dei biglietti, in modo da agevolare gli utenti.
L’evento culturale, come per gli altri, dovrà raggiungere il giusto target di persone. Coinvolgi eventuali associazioni locali, che ti daranno una mano con i fondi, ma anche con la pubblicizzazione dell’evento.
Idee per organizzare un evento culturale
Per pubblicizzare un evento sportivo, contatta le squadre o le associazioni che vuoi coinvolgere, che potranno partecipare come partner o come atleti. Chiedi loro un aiuto economico, in caso siano disponibili, oppure l’iscrizione al torneo.
Fatti aiutare anche nella pubblicizzazione. In alcuni casi, qualora sia previsto un contratto di collaborazione, potrai includere nelle clausole anche l’obbligo di aiutarti nella promozione dell’evento con post, comunicazioni, newsletter, dedicati al pubblico dell’associazione o della squadra.
Idee per organizzare un evento sportivo
Ora che hai più chiaro chi coinvolgere e le metodologie di comunicazione per promuovere il tuo evento, vediamo insieme qualche frase che puoi usare nei tuoi post o nei tuoi inviti.
Frasi generiche per creare curiosità:
Stiamo organizzando un evento imperdibile! Unisciti a noi e non perdere questa occasione unica.
Non mancare!
Pronti a vivere un’esperienza unica? Partecipa al nostro evento, il 15 giugno, ti aspettiamo!
Visita il sito web e scopri tutte le informazioni.
Save the date: l’evento dell’anno sta per arrivare, e non vorrai perdertelo!
Frasi con offerta speciale (sconti, early bird, ecc…):
I primi a iscriversi avranno uno sconto esclusivo! Non perdere l’occasione di partecipare al nostro evento ad un prezzo speciale.
Questa occasione non si ripeterà.
Affrettati! Prenota il tuo biglietto per prima che i prezzi aumentino!
Offerta a tempo! Solo fino al 12 maggio i biglietti per sono scontati!
Esempi di frasi per l'inaugurazione di una nuova attività
Abbiamo finora approfondito la comunicazione da attuare per promuovere vari tipi di eventi. Come hai visto, puoi decidere se optare per una comunicazione più standard, oppure più innovativa, oppure fare un mix di entrambe.
Non c’è una regola precisa, ti consigliamo di adattare i nostri consigli al tuo pubblico e alla tipologia di evento che dovrai organizzare.
Idee per una lettera di ringraziamento per la partecipazione all'evento
Una costante che unisce tutte le comunicazioni e le tipologie di eventi è sicuramente quella di avere costanza nella promozione. Non puoi pensare, infatti, di stampare qualche volantino, fare uno o due post sui social, e riempire facilmente il tuo evento.
Come per ogni cosa, ci vuole una pianificazione e la giusta costanza nella promozione dell’evento. La stessa che utilizzi nella sua pianificazione e creazione.
Ci sono delle metriche standard che ti aiutano a capire quanto la tua comunicazione abbia avuto effetto. Solitamente, è più facile tenerne traccia sui canali online, in quanto sull’offline è difficile predire quante persone possano arrivare all’evento dal tuo volantino o dal cartellone.
Nell’online, invece, ci sono diverse strategie, come link tracciati e dedicati, oppure form da compilare, che chiedano nello specifico da quale canale la persona ha saputo del tuo evento.
Soprattutto con la comunicazione online viene spesso richiesto un contatto, che sia una mail o un numero di telefono.
Post evento, puoi inviare un questionario da compilare, che chieda nello specifico cosa sia piaciuto e cosa non sia piaciuto nell’ambito dell’evento. Una volta ricevuti i feedback, cerca di non prenderli sul personale, neanche quando sono cattivi o gratuiti.
Idee per realizzare un questionario di gradimento
Cerca sempre di imparare e ricordati che le persone sono incentivate a scrivere cattiverie quando il loro nome non appare direttamente o quando non si trovano faccia a faccia con le persone.
_Sara Viterbi
Se questo post ti è stato utile, condividi e lascia un voto. Grazie!
Sii il primo a lasciare una recensione.
Ora che la promozione di un evento non ha più segreti per te, scopri tra la nostra offerta, la location migliore per ospitare il tuo evento. Abbiamo opzioni adatte a ogni budget, zona e richiesta.
Event space
Event space
Business
Feste
Nozze
Cerimonie
