L’evento che sogni è a un click di distanza
Quando si chiude un evento può sembrare che sia stato fatto tutto… invece no!
Inviare una lettera di ringraziamento ai partecipanti è un’ottima strategia per fidelizzare clienti, fornitori e anche sponsor.
In questo articolo troverai idee ed esempi di lettere da inviare dopo un evento: continua la lettura e prendi ispirazione!
Diciamocelo, piace a tutti essere ringraziati… scrivere una lettera di ringraziamento però ti sembra un’azione affettata e una perdita di tempo?
In realtà può essere una grande opportunità per consolidare un rapporto personale come di lavoro, purché rispetti alcune regole e, soprattutto, sia sincera e diretta.
Prendersi del tempo per ringraziare chi è intervenuto al nostro evento è una piccola ma preziosa attenzione che avrà ripercussioni positive e contribuirà a migliorare anche i rapporti professionali.
Cogli l’occasione per ringraziare clienti, fornitori, sponsor, speaker e performer dell’evento: un bel modo per mostrare la tua gratitudine nei confronti di chi, con la sua presenza, ha contribuito al successo dell’evento stesso.
Un piccolo gesto che può portarti grandi vantaggi. Vediamo meglio come scrivere una lettera di ringraziamento!
Esempi di inviti ad un evento
Ok, hai deciso di scrivere la lettera ma non sai come fare o ti serve la giusta ispirazione… sei nel posto giusto! Di seguito vedremo alcuni esempi pratici e consigli per scrivere una lettera di ringraziamento per la partecipazione.
Prima di entrare nel vivo, ripassiamo le regole base: una buona grammatica, un’intestazione curata e puntuale e un font chiaro e ordinato, sono i fondamentali da cui partire per impostare una qualsiasi lettera.
Il messaggio di ringraziamento potrà avere carattere formale o informale, a seconda del pubblico cui intendi indirizzare la lettera. Scegli come scriverla, se a mano, oppure al computer: una lettera scritta a mano ha certamente il vantaggio di essere più personale e denota una grande attenzione nei confronti del destinatario, ma la sua fattibilità dipende anche da quante ne devi inviare!
Se il numero è esiguo e la grafia buona, prosegui nella redazione, diversamente andrà benissimo una lettera scritta al pc con in calce la tua firma autografa.
Fai un elenco dei destinatari così da non dimenticare nessuno: se opti per una mail di ringraziamento, puoi anche allegare un link con foto e video dell’evento o altro materiale informatico che rimandi alla tua azienda, così da restare impressi nella memoria di tutti i partecipanti.
Il nostro obiettivo è che conservino un buon ricordo dell’evento e della tua attività!
Idee per organizzare un evento di successo
Parliamo di stilare l’elenco dei destinatari: a chi si scrive la lettera di ringraziamento per la partecipazione ad un evento?
Come abbiamo accennato, la lettera va inviata a tutti quei soggetti ai quali intendi lasciare un buon ricordo e con cui vuoi consolidare un rapporto, professionale e umano. Intendiamo quindi clienti acquisiti o potenziali, intervenuti al tuo evento o meeting, così come i fornitori con cui intendi mantenere rapporti di collaborazione futura, o, perché no, ai tuoi amici e colleghi.
Al netto di ogni interesse, comunque, scrivi la lettera indirizzandola a chiunque vuoi ringraziare sinceramente perché niente paga più dell’essere onesti e, solo così, quanto andrai a scrivere, risulterà diretto e senza falsi encomi.
Esempi di lettere di ringraziamento lavoro svolto
Se la tua lettera è indirizzata ad un’azienda o comunque ad una grande realtà, sarà opportuno impostare il ringraziamento in uno stile professionale e utilizzare frasi di ringraziamento formali.
Una lettera di ringraziamento formale va intestata con cura e, solitamente, è bene concluderla con una call to action, cioè un invito al destinatario a rinnovare la collaborazione o l’interesse per quanto svoltosi.
Ecco un piccolo esempio:
Gentile Mario Archetti,
in relazione alla sua partecipazione all’annuale meeting per la presentazione dei nostri progetti di sviluppo, svoltosi a Villa Manzoni in data 15 Ottobre scorso, sono a ringraziarla per l’interesse dimostrato e la invito a contattarci per ogni esigenza di marketing della vostra azienda: sono certo che la collaborazione delle nostre realtà possa apportare importanti benefici al settore pubblicitario e di vendita della vostra società.
Colgo l’occasione per rinnovarle i miei più sinceri saluti.
Restiamo a sua disposizione, a presto
Stefano Luccini
Marketing and Communication manager
Betowin Spa
Idee per organizzare un evento aziendale
Se la tua lettera è indirizzata ad un amico, un collega o un partecipante all’evento con cui hai un rapporto personale, più intimo e senza fronzoli, l’impostazione del ringraziamento sarà decisamente informale.
Che sia il ringraziamento per la partecipazione ad un evento privato o professionale, puoi dare libero sfogo ai riferimenti personali e alle tue emozioni.
Ad esempio potresti scrivere qualcosa del genere:
Cara Silvia,
volevo ringraziarti per essere intervenuta alla nostra festa la scorsa settimana!
Sai quanto tenessi alla tua presenza: gli impegni quotidiani ci tengono sempre occupate, ma trovare il tempo per festeggiare insieme non ha prezzo.
Spero ci rivedremo presto e, nel frattempo, ti saluto e ti rinnovo il mio Grazie!
Un abbraccio
Elena
Idee per scrivere un invito ad un'inaugurazione
A volte una frase dice più di mille parole! Se sei alla ricerca di qualche frase a effetto da scrivere alla fine della lettera o su un bel biglietto di ringraziamento, ecco alcune idee per te:
La vostra soddisfazione è il nostro vanto più grande! Grazie per la vostra partecipazione!
Si torna solo dove si è stati bene…
Grazie per la vostra presenza, a presto!
Una grande squadra non ha bisogno di complimenti, ma la vostra presenza ha reso tutto migliore.
Grazie per aver condiviso questa esperienza insieme!
La collaborazione migliore nasce dalla comprensione profonda di ciascuna esigenza.
È stato un piacere avervi con noi!
Grazie per la vostra partecipazione!
Un grande evento si crea con grandi persone: grazie per aver partecipato contribuendo al successo della serata!
Anche le feste rientrano tra gli eventi, aziendali e non, che possono richiedere l’invio di una lettera di ringraziamento per la partecipazione.
Ecco alcune frasi per ringraziare gli ospiti di essere intervenuti:
Grazie a tutti voi per aver reso la nostra festa così speciale e indimenticabile. La vostra presenza ha reso tutto più divertente e significativo.
Vorremmo esprimere la nostra gratitudine a tutti gli ospiti che hanno partecipato alla nostra festa. Il vostro sorriso e la vostra allegria hanno reso l’atmosfera davvero magica.
Grazie di cuore a tutti gli ospiti che hanno reso la nostra festa un momento di gioia e felicità. Non vediamo l’ora di ricambiare il vostro affetto.
Siamo grati per l’affetto e il sostegno che ci avete dimostrato durante la nostra festa. Non avremmo potuto desiderare ospiti migliori!
Grazie infinite a tutti coloro che hanno contribuito a rendere la nostra festa un successo. Senza il vostro supporto e la vostra partecipazione, non sarebbe stato possibile.
Uno dei canali più rapidi ed efficaci per inviare una lettera al giorno d’oggi è certamente l’email.
Come esser certi, però, che venga letta e non cestinata tra le mille comunicazioni che riceviamo ogni giorno? Parti dall’oggetto ovviamente!
Fà che sia breve, che esprima chiaramente l’intento e che possa incuriosire il lettore, invitandolo a non cestinare o ignorare la tua mail. Il tono della comunicazione andrà scelto in base al tuo destinatario e al rapporto che condividete.
Vediamo un fac-simile di mail di ringraziamento post evento che potrà esserti d’aiuto:
OGGETTO:
Pearl touch night – Grazie della tua presenza!
Caro Ettore,
mi faccio portavoce di tutta la Spirit spa nel ringraziarti per la tua partecipazione alla serata di lancio della nuova fragranza “Pearl touch”.
Come abbiamo avuto modo di illustrare durante l’evento, questo nuovo prodotto si inserisce in un’importante nicchia di mercato delle fragranze di lusso e l’interesse della tua azienda ci invita ad investire sempre di più nella qualità e nella ricerca dei nostri prodotti.
Sarò lieto di inviarti gratuitamente un campionario completo di tutte le applicazioni cosmetiche della nuova fragranza.
Per qualunque approfondimento, informazione o ordinativi, non esitare a contattarmi!
Cordiali saluti,
Ivan Lametti
Product manager
Spirit Spa
Esempi di lettera di ringraziamento per la collaborazione
Un altro canale diretto ed efficace per ringraziare una persona è inviandogli un SMS, o messaggio WhatsApp.
Questo canale di comunicazione non è adatto per i ringraziamenti ad un’azienda, ma è molto diretto e utile per ringraziare un gruppo di amici o colleghi o comunque qualcuno con cui si ha un rapporto decisamente rilassato ed informale.
Puoi creare un testo standard per un elenco di destinatari oppure scrivere un messaggio personalizzato a seconda di quante persone devi ringraziare.
Ecco due piccoli esempi di SMS di ringraziamenti da cui trarre spunto:
Volevo ringraziarti per essere intervenuto al mio evento l’altro ieri, la tua presenza mi ha aiutato a rompere il ghiaccio e a credere in me stesso!
Sapere di avere il tuo appoggio è stato un grande aiuto…
Grazie di aver partecipato e di esserci stato per me!!
Ciao Carlo, grazie per la tua partecipazione di ieri!
Non sai quanto ha significato per me e per il lavoro svolto fin qui!
Questo progetto ha assorbito tantissime energie ma ne è valsa la pena e, grazie anche al tuo prezioso intervento, abbiamo conquistato un nuovo cliente!
Ci vediamo presto e ancora grazie mille!
Come creare locandine efficaci per eventi
Una volta terminata la tua lettera, in fase conclusiva, ricordati della famosa call-to-action, specialmente se stai ringraziando un cliente o un potenziale cliente del tuo business.
Prima dei saluti finali ripercorri brevemente lo svolgimento del tuo evento riassumendo, in due righe, quanto questo sia stato importante e quanto la presenza del tuo ospite sia stata gradita.
Lascia sempre i tuoi recapiti per poter restare in contatto e proponi la tua disponibilità per qualsiasi approfondimento del caso. In chiusura rinnova i ringraziamenti, ma non esagerare coi complimenti! Sii sincero e diretto e vedrai presto dei risultati!
Idee per organizzare un evento culturale
Per inviare la tua lettera, non aspettare troppo tempo dalla conclusione dell’evento; sii tempestivo e contribuirai a scolpire un buon ricordo nella mente dei tuoi ospiti.
Oltre ai casi già citati in cui è opportuno inviare una lettera di ringraziamento post evento, potresti trovarti nella condizione di scrivere delle lettere a soggetti particolari come i tuoi sponsor oppure ringraziare i partecipanti dopo una fiera.
Due casistiche particolari, per le quali è possibile trovare delle idee di lettera di ringraziamento ad hoc.
Vediamo insieme un paio di esempi in merito!
Gli sponsor, si sa, sono fondamentali per la riuscita di qualsiasi evento, e rappresentano un importante tassello per la realizzazione di ogni progetto.
È quindi facile capire come scrivere una lettera di ringraziamento ai tuoi sponsor sia un’ottima idea!
Ti aiuterà a mantenere un buon rapporto di collaborazione e avere quindi tante altre occasioni di lavorare insieme per finanziare e realizzare i tuoi progetti!
Ecco un piccolo esempio di ringraziamento per i tuoi sponsor:
A nome di tutto il team di Spidwall, vi ringrazio per l’entusiasmo con cui avete sponsorizzato il nostro evento presso il Palasport lo scorso 15 Maggio.
Grazie al vostro sostegno abbiamo raggiunto l’obiettivo di raccogliere i fondi necessari all’acquisto del nuovo scuolabus comunale.
Confidiamo che in futuro non mancheranno occasioni per collaborare a nuovi e stimolanti progetti.
Rinnovo i nostri più sentiti ringraziamenti per il supporto che ci avete dato.
Cordialmente,
Mario Sorsi
Spidwall Srl
Esempi di lettere di ringraziamento ad uno sponsor
Una situazione particolare in cui è davvero utile pensare ad un ringraziamento speciale, è un dopo fiera.
Pensaci bene, durante la fiera hai avuto modo di incontrare tantissime persone importanti per il tuo business: potenziali clienti, collaboratori, fornitori e magari anche possibili sponsor…
Dedicare loro una lettera di ringraziamento è un ottimo modo per far si che si ricordino di te, del tuo prodotto, e che valutino quindi una futura collaborazione!
Durante l’evento è importante la profilazione dei tuoi visitatori; ricordati sempre di chiedere un indirizzo mail o un bigliettino da visita così da mantenere i contatti e poter allargare la tua cerchia di conoscenze e collaborazioni professionali.
Sfrutta poi questi contatti per lasciare un bel ricordo della tua azienda e del tuo prodotto (evitando ovviamente lo spam!).
Qui sotto trovi un semplice esempio di lettera di ringraziamento per un dopo fiera:
Un sentito grazie a tutti voi!
L’edizione 2023 della Fiera delle idee, ci ha visto tra i protagonisti con uno stand avveniristico e di grandi ambizioni.
Tutto il nostro sforzo non avrebbe senso se non foste passati a trovarci così numerosi!
In questi giorni abbiamo avuto modo di conoscere persone splendide, professionisti impeccabili e clienti appassionati.
Sono la vostra energia, la vostra curiosità, la vostra continua ricerca dell’eccellenza che ci spingono a dare il massimo ogni giorno nel nostro lavoro, per garantirvi la miglior esperienza e il miglior prodotto possibili.
Ringraziamo dal profondo tutti voi che siete intervenuti: ci avete fatto domande, dato suggerimenti e soprattutto nuova linfa per i prossimi progetti!
Siamo orgogliosi di poter lavorare con e per voi.
Restiamo sempre a disposizione per ogni vostra curiosità: contattateci e costruiamo insieme un nuovo concetto di prodotto!
I nostri più sinceri saluti,
Flavia Folchin
Archimede Inc.
Una lettera di ringraziamenti è un’idea raffinata e gentile anche a seguito di un convegno ben riuscito. Può essere scritta per fare i complimenti per il convegno, per come è stato organizzato, o anche come ringraziamento ai relatori intervenuti.
Eccone un esempio:
Gentile Fausto,
Desidero esprimere la mia più sincera gratitudine per avermi dato l’opportunità di partecipare al convegno “Le particelle elementari” tenutosi il 12 Luglio scorso presso il planetario.
Il convegno è stato un’esperienza incredibilmente stimolante e arricchente. Le presentazioni e i dibattiti hanno offerto una panoramica completa delle ultime novità nel nostro campo di interesse. Sono rimasto colpito dalla qualità degli interventi e dalla profondità delle discussioni, che hanno aperto nuovi orizzonti e prospettive.
Desidero ringraziare tutto il comitato organizzativo per l’eccezionale impegno e la meticolosa pianificazione che hanno reso possibile il successo del convegno. L’attenzione ai dettagli e la cura nel coordinare ogni aspetto dell’evento sono state evidenti e apprezzate da tutti i partecipanti.
Inoltre, desidero esprimere la mia gratitudine ai relatori e ai moderatori per le loro brillanti presentazioni e per aver condiviso la loro vasta conoscenza e esperienza con noi. Le loro parole hanno suscitato riflessioni profonde e stimolato discussioni interessanti.
Non posso non menzionare l’importante ruolo svolto dai partecipanti. È stato un privilegio poter interagire con colleghi provenienti da diverse parti del mondo e scambiare idee e punti di vista. Sono grato per i nuovi contatti che ho stabilito e per le connessioni che ho potuto approfondire durante il convegno.
Infine, vorrei ringraziare nuovamente tutto il team organizzativo per l’accoglienza calorosa e l’organizzazione impeccabile. L’atmosfera amichevole e professionale ha contribuito a creare un ambiente di apprendimento e condivisione davvero unico.
Spero che il successo di questa edizione possa servire come trampolino di lancio per futuri convegni altrettanto entusiasmanti.
Cordiali saluti,
Professor Claudio Stringa
Come organizzare un congresso o un convegno
Oltre alla stesura di lettere e biglietti, a volte può rendersi necessario preparare un vero e proprio discorso di ringraziamento per la partecipazione ad un evento.
Ecco un breve esempio di come ringraziare amici, relatori e ospiti, per esprimere gratitudine e soddisfazione per la partecipazione al proprio evento.
Cari amici e ospiti,
È con grande gioia e gratitudine che mi trovo qui oggi per ringraziarvi di cuore per la vostra partecipazione al nostro meraviglioso evento. Sono veramente emozionato/a nel vedere così tante persone speciali riunite qui per condividere questa esperienza unica.
Prima di tutto, vorrei esprimere la mia profonda gratitudine a tutti voi per aver preso il tempo di essere qui oggi. So che le vostre vite sono piene di impegni e responsabilità, e il fatto che abbiate scelto di unirvi a noi in questa occasione speciale mi riempie di gratitudine. La vostra presenza ha davvero reso l’evento più significativo e memorabile.
Desidero anche ringraziare tutti coloro che hanno contribuito all’organizzazione di questo evento straordinario. Ai membri del comitato organizzativo, ai volontari e a tutti coloro che hanno lavorato instancabilmente dietro le quinte, il mio più sincero apprezzamento. Senza di voi, tutto questo non sarebbe stato possibile. Avete dedicato tempo, energia e passione per creare un’esperienza indimenticabile per tutti noi, e ve ne sono profondamente grato/a.
Infine, ma non meno importante, desidero ringraziare i miei cari amici, familiari e colleghi per il sostegno costante e l’incoraggiamento che mi avete offerto. Avete creduto in me e mi avete spinto a realizzare questo evento. La vostra presenza qui oggi mi riempie di gioia e gratitudine, e non posso che ringraziarvi di cuore per tutto il vostro amore e supporto.
In conclusione, voglio semplicemente dire che sono profondamente grata a tutti voi per aver reso questo evento così speciale. Le vostre risate, le vostre conversazioni e la vostra energia positiva hanno reso questa giornata davvero indimenticabile. Spero che questa sia solo l’inizio di molte altre occasioni in cui possiamo riunirci e celebrare insieme.
Grazie ancora a tutti voi per essere qui e per aver reso questo evento un successo straordinario. Spero che abbiate trascorso un momento meraviglioso e che portiate con voi ricordi preziosi di questa giornata. Vi auguro tutto il meglio e non vedo l’ora di incontrarvi ancora in futuro.
Ancora mille volte, grazie!
_Serena Brolis
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La scelta della location è un primo passo fondamentale che determinerà lo stile e la riuscita del tuo evento: parlerà di te e della tua azienda… Non farti trovare impreparato e assicurati il locale e i servizi migliori per il tuo business.
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