L’evento che sogni è a un click di distanza
Se state organizzando un convegno o un congresso per la vostra azienda, per un’occasione speciale, oppure per uno sponsor, dovrete organizzare tutto alla perfezione. Infatti, come ogni evento che si rispetti, anche i convegni hanno solitamente un programma abbastanza fitto e da rispettare.
Pensate a ogni dettaglio, dalla location, all’accoglienza, fino al catering e alla tecnologia necessaria durante l’evento. Non sapete da dove iniziare? Nessun problema, ci pensiamo noi a darvi qualche idea e consiglio utile!
La parola convegno deriva dall’inglese convention, in italiano detto anche seminario. Questo termine indica una riunione non periodica organizzata per discutere argomenti di interesse comune. Quindi potrebbe avvenire una sola volta e non ripetersi nel tempo.
Una convention, ad esempio, potrebbe essere organizzata in occasione dell’apertura di una nuova sede dell’azienda. Oppure, qualora l’azienda aprisse il mercato in un nuovo paese, si potrebbe organizzare una convention per presentare il business plan e i prodotti offerti.
Al contrario, un congresso è una riunione periodica che riunisce partecipanti che condividono interessi culturali e/o professionali. Ad esempio, un congresso potrebbe essere quello di un partito politico, oppure il congresso annuale dei soci di un’azienda.
Oppure ancora, il congresso potrebbe unire diverse organizzazioni, che si ritrovano a cadenze fisse per discutere di determinate tematiche o decisioni.
Idee per organizzare eventi aziendali di successo
Come abbiamo detto, il congresso è una riunione periodica tra persone che hanno gli stessi interessi in comune. Un congresso, quindi, potrebbe essere politico, professionale, culturale, e via dicendo.
In generale, quando parliamo di congresso ci vengono in mente due immagini: quello politico, e quello professionale.
Il congresso professionale viene chiamato erroneamente anche convention in alcuni casi, creando un po’ di confusione sui termini esatti. Infatti, a livello professionale, la convention dovrebbe essere un evento straordinario, organizzato in forma esclusiva solo una volta. Quindi, è errato dire che si organizza la convention annuale di un’azienda, in quanto convention tradotto sarebbe convegno, quindi un evento organizzato solo una volta.
Il congresso, invece, è proprio il termine esatto per indicare una riunione a specifiche cadenze, tra soci, colleghi, oppure membri della stessa azienda, organizzazione, o partito politico.
Il significato di convegno, come abbiamo detto, deriva dall’inglese e denota una riunione o un evento che viene organizzato in via del tutto eccezionale e per una sola volta, tra soci o persone che condividono gli stessi interessi.
Un convegno, quindi, può essere l’evento speciale organizzato da un’azienda per festeggiare, ad esempio, i 10 anni di attività. Oppure, il raggiungimento di alcuni obiettivi, il pensionamento o l’arrivo di nuovi professionisti, e così via.
Il convegno ha spesso un titolo, che descrive il tema e la motivazione per cui viene organizzato.
Il seminario, invece, viene strutturato come una vera e propria lezione. Si tratta di un evento formativo finalizzato all’arricchimento della professionalità dei partecipanti, che solitamente ospita dei luminari nel settore. Solitamente, un seminario ospita dalle 50 alle 100 persone.
Organizzare un convegno di successo non è facile. Infatti, ci sono da tenere in considerazione alcune voci e passaggi essenziali, che ne determineranno la buona riuscita.
Prima di tutto, stabilite il tema del convegno. Un convegno deve essere interessante e presentare un ordine del giorno, in modo da preparare anche gli invitati alla discussione della giornata.
Poi pensate a data, ora, e location. Per determinare queste voci, dovrete anche pensare agli invitati, in particolare agli speaker ma anche al numero di persone che parteciperanno. Quindi individuate il target del vostro convegno. A chi è indirizzato? Chi volete invitare come ospite speciale?
Individuate un budget di spesa e poi cercate anche degli sponsor, che possano aiutarvi a sostenere tutte le uscite che comporta l’organizzazione di un convegno di successo.
Una volta determinate queste voci principali, pensate anche ai servizi da offrire come: servizio catering, navette, alloggi, comunicazione per sponsorizzare l’evento.
Pensate anche alle strategie di promozione del convegno, e a cosa volete comunicare come messaggio ai partecipanti.
Vediamo insieme nel dettaglio tutti gli step che vi porteranno a organizzare un convegno di successo.
Idee di eventi e feste aziendali originali
Come per ogni evento, bisogna comunicare l’obiettivo del convegno ai partecipanti o inviati. Quindi stabilite un obiettivo e decidete un nome da dare al vostro evento.
Il nome dovrà essere sufficientemente esplicativo, e non troppo lungo. In questo tipo di eventi, il naming scelto può davvero determinare il successo di un congresso.
Pensate, quindi, bene al nome da dare e all’obiettivo che vorrete raggiungere con l’organizzazione del vostro congresso.
Una volta determinato l’obiettivo del vostro congresso, selezionate gli invitati. Pensate, quindi, a chi potrà realmente essere interessato a partecipare, e non invitate chiunque solo per fare numero.
Infatti, non è importante solo avere tanti partecipanti ad un congresso. Al contrario, è essenziale avere un pubblico interessato e partecipe, per aiutare anche i relatori nel proprio compito di intrattenere e spiegare i punti in programma nel loro intervento.
Come per ogni grande evento, il budget va pensato e stabilito in anticipo. Infatti, è difficile, se non impossibile, riuscire a organizzare un evento senza stabilire nel dettaglio un budget. Individuare la spesa è anche importante nella ricerca degli sponsor, punto che vedremo meglio nel prossimo capitolo.
Ma, come si stabilisce un budget? Una volta pensato il progetto, iniziate a stilare una lista delle voci di spesa che dovrete sostenere come: affitto location, catering, service luci e audio, cachet degli speaker, spese di alloggio e transfer per i partecipanti, servizio di accoglienza, e così via.
Una volta individuate tutte le spese, chiedete almeno 2 o 3 preventivi ad aziende che si occupano di organizzazione di eventi, e scegliete quello che rispecchia maggiormente le vostre necessità.
Esempi di lettere di ringraziamento agli sponsor
Una volta individuate le spese, per aiutarvi a organizzare un congresso, potete cercare degli sponsor.
Questi vi aiuteranno soprattutto nei primi momenti. Infatti, l’incasso di una congresso lo si registra quasi sempre a spese effettuate, quindi è difficile essere già in possesso del budget necessario già dai primi momenti di organizzazione di un evento come questo.
Per trovare degli sponsor interessati e risultare quindi un investimento, dovrete preparare nel dettaglio una presentazione che invogli degli investitori a scegliervi e sostenervi. Spiegate loro quali sono i vantaggi che potrebbero avere dalla sponsorizzazione, e date loro la giusta visibilità durante l’evento.
Esempi di lettere di richiesta sponsorizzazione per eventi
Una volta organizzate spese e trovati gli sponsor, sarà il momento di pensare al programma. Infatti, come per ogni evento ben organizzato, il programma va pensato in anticipo.
Potrete scegliere se comunicarlo già prima della data ai partecipanti, oppure renderlo noto solo il giorno stesso, ai partecipanti.
Per il programma e la scaletta degli interventi, tenete sempre presente possibili ritardi e pause necessarie, per gli speaker e il pubblico.
Come scrivere il programma di un meeting aziendale
Trattandosi di un evento importante, anche la scelta della data pesa molto sulla buona riuscita di un convegno. Prima di stabilire una data, fate un sondaggio e proponete diverse opzioni agli invitati principali al vostro evento.
Nella scelta della data incide anche la disponibilità di una location che possa ospitare l’evento, oltre alla disponibilità dei partecipanti e di chi interverrà in primo piano.
Come scegliere una location per congressi? Non sempre si tratta di un’impresa facile. Infatti, oltre alla data, anche la location è importante. Entrambe le voci sono determinanti e si determinano a vicenda.
Potreste, ad esempio, aver trovato la location perfetta, che però non è disponibile per la data preferita dagli ospiti, e viceversa. Quando cercate una location, chiedete quindi più opzioni di disponibilità, per avere più sicurezza.
Oltre alla disponibilità, la location dovrà avere una capienza adatta al pubblico interessato, una giusta sonorizzazione, e buoni collegamenti, sia in auto che con i mezzi pubblici.
Trova la location per i tuoi eventi aziendali
Scelta la data e la location, dovrete trovare il giusto servizio di catering per organizzare anche il buffet per gli ospiti. Che si tratti di una giornata, o di più appuntamenti, il servizio catering può davvero fare la differenza in un evento di questo tipo.
Alcune location, soprattutto quelle che già organizzano eventi di questo tipo, offrono già incluso nel preventivo un servizio catering. Chiedete di provarlo per vedere qual è l’offerta di cibo e bevande, oltre alla tipologia di servizio, in modo da non farvi trovare impreparati il giorno della convention.
Molto importante conoscere lo staff presente durante il vostro convegno. Infatti, potreste aver bisogno di proiettare video o immagini, di abbassare o alzare le luci e di servirvi di un impianto audio.
Per questo motivo, dovete informarvi sulla presenza di tecnici specializzati, e su quale tipo di impianto sia presente, per capire se adatto alle vostre esigenze.
Trova la sala per i tuoi meeting aziendali
Scelta la data e la location, dovrete trovare il giusto servizio di catering per organizzare anche il buffet per gli ospiti. Che si tratti di una giornata, o di più appuntamenti, il servizio catering può davvero fare la differenza in un evento di questo tipo.
Alcune location, soprattutto quelle che già organizzano eventi di questo tipo, offrono già incluso nel preventivo un servizio catering. Chiedete di provarlo per vedere qual è l’offerta di cibo e bevande, oltre alla tipologia di servizio, in modo da non farvi trovare impreparati il giorno del congresso.
Trova il catering per i tuoi eventi aziendali
Come per il catering, anche per il service audio e luci alcune location offrono già internamente un team di professionisti di riferimento.
Valutate se fare includere questo servizio già nel preventivo, oppure se affidarvi ad altri esperti che già conoscete. Considerate che il service proposto dalla location molto probabilmente avrà già buona conoscenza dell’impianto, avendo già lavorato ad altri eventi.
Nel rispetto del tema del congresso, studiate gli allestimenti insieme ai proprietari della location. Se volete dare un tocco professionale, evitate troppe decorazioni. Se avete avuto il supporto da alcuni sponsor, assicuratevi di dare loro la giusta visibilità.
Infine, date abbastanza importanza anche al logo della vostra azienda, e al tema dell’evento.
Considerate che molti partecipanti potrebbero decidere di partecipare al vostro congresso arrivando da lontano e non conoscendo la zona. Pertanto, organizzate bene i trasporti e assicuratevi di comunicare le varie opzioni disponibili per raggiungere la location ai partecipanti. Inserite le indicazioni anche sul sito, e sugli inviti.
Inoltre, scrivete sempre l’indirizzo esatto della location, in modo da permettere anche a chi voglia raggiungervi in autonomia di avere le indicazioni corrette.
Sempre della logistica e dell’organizzazione di un convegno, c’è la questione dell’ospitalità. Infatti, se stai organizzando un convegno nazionale, o addirittura internazionale, potrai avere ospiti o invitati che avranno bisogno di assistenza per arrivare all’evento e anche di un alloggio in cui stare prima, durante e dopo il convegno.
Solitamente, le location grandi e attrezzate, sono grandi hotel, che hanno quindi possibilità di pernottamento e servizio navetta per aeroporti e stazioni principali. Qualora non ci fossero, chiedete all’organizzazione se abbiano convenzioni con strutture in zona.
Sono dettagli molto importanti, che aiutano ad agevolare i lavori degli invitati e degli ospiti speciali. Concorda con gli ospiti fin da subito cosa è incluso e cosa no, come ad esempio i pasti, o i transfer che non prenotate voi in prima persona. Chiarisci anche se sono previsti rimborsi o se sono a carico loro.
I migliori hotel per il tuo evento aziendale
Che siano digitali o cartacei, create inviti e depliant con il programma del convegno da distribuire ai partecipanti.
Non scrivete troppo, ma assicuratevi di inserire tutte le informazioni essenziali come:
Idee per creare locandine efficaci per eventi
Gli inviti sono chiaramente essenziali per comunicare ai possibili partecipanti la data e l’orario del congresso. Potete realizzarli in diversi formati, cartacei e digitali.
Pensate sicuramente a un invito più dettagliato da inviare via email o via posta.
In aggiunta, potete realizzare un invito più stringato, da inoltrare via whatsapp o chat, insieme a un post da pubblicare e condividere sui social.
Esempi di lettere d'invito ad un evento
Insieme agli sponsor, realizzate dei gadget da distribuire all’evento. In base al budget e alla tematica del vostro convegno, realizzate gadget interessanti, che potranno essere necessari durante l’evento, oppure da portare a casa come ricordo.
Solitamente, tra i più in voga al momento, troviamo:
Idee originali di gadget per eventi aziendali
Oltre ai partecipanti che interverranno con la loro presentazione, è importante avere un responsabile sul palco che si assicuri di rispettare la scaletta e che faccia da legante tra un intervento e l’altro.
Questo è il ruolo del moderatore, che farà anche da presentatore e intrattenitore per il pubblico. Si occuperà di mantenere alto l’interesse del pubblico anche nei momenti di passaggio tra un intervento e l’altro, e chiamerà il pubblico a partecipare, qualora fosse necessario.
Una volta terminato il vostro convegno, è di cortesia e usanza inviare un messaggio di ringraziamento ai partecipanti.
Questo sia per ringraziare di aver partecipato, sia per far ricordare loro di voi. Inoltre, qualora voleste organizzare altri eventi simili, vi sarà utile mantenere una lista dei partecipanti, per inviare loro aggiornamenti e nuovi inviti.
Esempi di lettere di ringraziamento per partecipazione ad un evento
Un congresso può essere formale o informale. Nel caso di un evento formale, si tratta soprattutto di congressi di lavoro, di aggiornamento con esperti del settore, a cui partecipare per arricchire la propria conoscenza in un determinato settore.
In questo tipo di evento, si seguono determinate regole, con un preciso ordine del giorno delle attività e sessioni nettamente scandite durante tutto l’incontro.
Un congresso più informale potrebbe essere un evento sportivo, come un convrgno di fitness, o che riunisce diverse palestre. Anche in questo caso è utile avere un’agenda e un ordine del giorno specifico, per assicurarvi di rispettare tutti i programmi e trattare gli argomenti proposti con l’invito ai partecipanti.
Ancora, potreste trovarvi ad organizzare una convention aziendale. In questo caso, dovrete essere molto attenti a ogni dettaglio.
Altri tipi di congressi sono quelli scientifici, dove spesso sono presenti invitati di spicco nel settore, e i partecipanti sono professionisti interessati a imparare dai migliori. In questo caso, attenzione al numero di posti e alla richiesta dei possibili partecipanti.
Infine, troviamo anche i convegni culturali, che sono simili a quelli scientifici, ma possono interessare un pubblico più vasto, non per forza addetti ai lavori.
Idee di come vestirsi ad un convegno
La convention aziendale è soprattutto uno strumento primario di comunicazione interna. La sua finalità è di affrontare argomenti che riguardano soprattutto la gestione, l’utilizzo e lo sviluppo delle risorse aziendali, a livello umano, strategico o funzionale.
Spesso viene organizzata da imprese grandi, con sedi in diversi paesi, per aggiornarsi e allinearsi su obiettivi raggiunti e futuri.
Solitamente l’obiettivo della convention aziendale è quello di tirare le fila di un determinato periodo di operatività, analizzare insieme i dati e pianificare insieme il periodo successivo. Queste convention si tengono regolarmente, o fine quadrimestre, oppure a fine anno.
Un convegno culturale viene organizzato soprattutto per approfondire temi di stampo culturale, come, ad esempio, un convegno di letteratura o pittura. Anche in questo caso, il processo di organizzazione dovrà essere rispettato, avere speaker con interventi di spessore e che possano interessare ai partecipanti.
Il convegno culturale viene organizzato soprattutto per approfondire temi interessanti a livello culturale, spesso in ambito di letteratura o pittura. Quindi, il suo scopo è quello di interagire con speaker d’eccezione per imparare nuove nozioni rispetto a un determinato argomento.
Idee per organizzare eventi culturali
Anche a livello medico si organizzano spesso convegni e congressi. Principalmente si tratta di occasioni per aggiornarsi su nuovi processi, tecnologie e interventi. Inoltre, è un’occasione ideale per vedere e apprendere da luminari internazionali nuove tecniche e rimanere sempre aggiornati.
Un convegno medico può avere ospiti da tutto il mondo, quindi assicuratevi di fornire le traduzioni necessarie. Inoltre, i partecipanti saranno interessati a prendere appunti, quindi considerate location che abbiano dei tavoli, o delle sedie che permettano di appoggiare eventuali laptop o quaderni per appunti.
In caso di ospiti speciali, dovrete fornire loro tutta l’assistenza per raggiungere la location ed eventuali piano di viaggio e di alloggio durante la durata dell’evento.
Anche il congresso scientifico viene organizzato da esperti, soprattutto per mantenere alta l’attenzione su determinati temi, ma anche per condividere e apprendere nuove tecnologie e scoperte.
Si tratta di un’occasione ideale anche per dibattere su nuove teorie e condividere le idee rispetto ad alcune tematiche.
Il congresso scientifico è solitamente aperto agli addetti ai lavori. Chi non è esperto di un settore scientifico di rado potrebbe trovare interessante, o persino comprendere, un dibattito scientifico tra esperti.
Per questo, le peculiarità di questo evento in particolare sono l’esperienza e la professionalità degli invitati, la possibilità di interagire con il pubblico, quindi una buona acustica e luci adeguate.
Vengono organizzati molti convegni sull’agricoltura in Italia, soprattutto per confrontarsi con altri colleghi su un settore molto importante per il nostro Paese.
Durante questi convegni vengono anche presentate nuove tecnologie all’avanguardia, utili per aiutare il lavoro e diminuire la fatica di chi opera in questo settore da sempre essenziale per la nostra economia.
In generale, il convegno internazionale rispetta le stesse logiche di tutti gli altri convegni visti finora.
Da aggiungere, considerate sempre che se avete degli ospiti che parlano lingue diverse da quella utilizzata dagli speaker, dovrete assicurarvi di avere dei traduttori e interpreti in loco, per aiutare tutti gli ospiti a capire meglio le tematiche che verranno affrontate. Nel preventivo e budget di spesa, considerate quindi anche il costo di questi professionisti.
_Sara Viterbi
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Una location per un congresso deve avere diverse caratteristiche, tra cui la capienza adeguata, una buona acustica, la tecnologia essenziale per proiettare i contenuti e renderli fruibili a tutti, e la possibilità di essere raggiunta con comodità.
Scoprite quali sono le migliori location per organizzare un congresso in tutta Italia, nella nostra selezione.
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