Per il tuo evento
Devi organizzare un evento sportivo ma non hai idea di cosa devi fare? Nessun problema, in questo articolo ti spieghiamo tutto noi!
Come per altri eventi grandi, è importante prima di tutto stilare una lista delle tempistiche e di cosa ti servirà per l’organizzazione del tuo evento. Avere tutto sotto controllo è essenziale, quindi calcola il personale che ti servirà prima durante e dopo l’evento, dagli allestitori, alla sicurezza, fino allo staff di assistenza per gli ospiti.
Calcola bene le tempistiche, e fai una lista anche di tutti gli oggetti, permessi burocratici e azioni che serviranno per rendere il tuo evento sportivo un successo!
Prima di tutto, però, classifichiamo un evento sportivo. Il CONI, Comitato Olimpico Nazionale Italiano, descrive un evento sportivo come “un fatto sociale fortemente mediatico il cui impatto presso i differenti pubblici dipende dall’incertezza del risultato; ad esso contribuiscono, a vario titolo, alla realizzazione e alla fruizione dell’avvenimento e sono portatori di interessi economici, sociali, ludici”.
Quindi, in sostanza, un evento sportivo può essere dalla partita di calcio, al torneo, fino a un evento collegato al mondo dello sport. Può prevedere partite, quindi campi da gioco e giocatori, oltre a tifosi o invitati.
Idee per organizzare eventi di successo
Per gestire un evento sportivo sono necessarie diverse figure ufficiali, oltre a permessi e autorizzazioni. Infatti, spesso sono incluse partite o incontri durante un evento sportivo, quindi è necessario che il comune o l’ente di riferimento dia il permesso di giocare e riconosca la validità dell’incontro.
Inoltre, spesso si occupa suolo pubblico o comunque non privato, spesso in gestione a una squadra o società.
Quindi, prima di tutto, bisogna definire le date e iniziare a chiedere i permessi. Una volta ottenuti, dovrete contrattare tutto lo staff necessario e iniziare a calcolare le tempistiche di organizzazione.
Affidatevi anche a degli esperti per la comunicazione dell’evento, e calcolate una stima degli invitati, ospiti o curiosi che parteciperanno all’evento.
Una volta finito, poi, calcolate le tempistiche di smontaggio delle eventuali impalcature costruite per l’occasione.
Ad organizzare un evento sportivo possono pensarci diverse figure, tra cui: agenzie specializzate in organizzazione eventi sportivi, organizzatori di tornei, oppure altri professionisti che abbiano un lavoro specifico in organizzazione eventi sportivi e che hanno frequentato il master in organizzazione eventi sportivi.
Proprio perché sono necessari molti passaggi e autorizzazioni, è importante che ad organizzare l’evento siano dei professionisti, per evitare di arrivare al giorno dell’evento e non poterlo far avvenire a causa di permessi mancanti o ritardi.
I migliori event planner per i tuoi eventi
Di cosa si occupa un event planner
Un evento sportivo può essere un torneo di calcio o altri sport, ma anche la gara di un solo giorno o più, oppure ancora una gara di auto, moto, bici. Inoltre, il torneo potrebbe essere competitivo oppure amichevole, con premi più o meno importanti.
A prescindere dalla tipologia di evento che stai organizzando, ricordati di specificarlo sempre negli inviti, sia per i partecipanti sia per gli invitati o tifosi. Infatti, il mood di una gara per beneficienza non competitiva è diverso da quello della finale di un campionato nazionale.
Lo stesso vale per quanto riguarda i permessi e gli spazi. Se è un torneo benefico, le regole del campo non sono molto rigide. Al contrario, se si tratta, ad esempio, della finale di un campionato di calcio, il campo da gioco dovrà essere regolare e approvato dalla commissione di competenza.
Come per altri eventi, è importante stabilire un budget realistico, per non sforare con le spese, oppure per evitare di deludere le aspettative.
Ma quanto costa un evento sportivo? Rispondere a questa domanda non è per niente facile, in quanto la spesa dipende da tantissimi fattori. Possiamo dire, però, che in generale la spesa per organizzare un evento sportivo può variare da un minimo di € 10.000 a un massimo non quantificabile in base alle dimensioni, al luogo e alle date scelte.
Quando hai definito le dimensioni dell’evento, calcolato il numero indicativo di partecipanti, è il momento di cercare la location adatta.
Se non conosci bene il territorio oppure non hai contatti in questo ambito, ti consigliamo di affidarti ad agenzie di esperti, che ti aiuteranno nella ricerca.
Infatti, non solo è difficile trovare location per eventi sportivi, ma bisogna anche capirne le disponibilità, i prezzi e la documentazione necessaria.
Tutte le migliori location per i tuoi eventi!
Una volta trovata la location, accertati che sia disponibile nelle date che hai pensato per il tuo evento sportivo, e fissa la data. Pensa anche a come organizzare la scaletta, se su uno o più giorni, e a come strutturare tutte le attività in programma.
Ti consigliamo di scrivere la scaletta, condividerla con i collaboratori, ma anche inserirla in eventuale materiale pubblicitario o utile per gli ospiti, in modo che abbiano ben chiaro il programma dell’evento.
Importantissimo, forse una delle parti fondamentali nell’organizzazione di un evento sportivo è quella di informarsi su tutti i permessi e le autorizzazioni necessarie.
Infatti, se per sbaglio manca anche solo una firma, tutto l’evento potrebbe essere cancellato in quanto non si hanno le autorizzazioni.
Ma non spaventarti, ottenere le autorizzazioni non è impossibile, anzi! Bisogna solo seguire le procedure dell’ente di riferimento e chiedere al Comune oppure alla Società che fornisce la location.
Se si tratta di un evento sportivo competitivo, ricordati di chiedere l’autorizzazione anche all’associazione di riferimento, in quanto servirà anche la loro convalida della partita o del torneo, per essere appunto una competizione valida.
Insieme alle autorizzazioni, il Comune o la Provincia ti chiederanno di rispettare alcune misure di sicurezza durante l’evento.
Ad esempio, ti verrà richiesto di provvedere alla sicurezza, con professionisti presenti durante la giornata. Inoltre, dovrai contattare un’ambulanza e dei medici presenti sul posto, in caso di bisogno.
Oltre ad avere medici e sicurezza, tra le procedure nell’organizzazione di un evento sportivo, c’è anche quella di stipulare un’assicurazione. Questa dovrebbe coprire le strutture e il personale che lavorerà durante tutta la durata della manifestazione.
Ti consigliamo di scegliere un’assicurazione che copra anche eventuali danni causati dall’evento. Ad esempio, se stai organizzando una corsa di automobili, o di motociclette, queste potrebbero danneggiare anche proprietà pubbliche se dovessero fare un incidente, con conseguenze economiche anche alte in alcuni casi.
Infine, una buona assicurazione dovrebbe coprire anche eventuali richieste di risarcimento di terzi per lesioni personali e danni materiali insorti durante lo svolgimento di un evento.
Per aiutarti nell’organizzazione ma soprattutto nella gestione delle spese dell’evento, è importante trovare degli sponsor.
Questi possono aiutarti infatti attivamente, quindi con la loro presenza in loco, oppure passivamente, quindi con donazioni, nell’organizzazione del tuo evento sportivo.
Non è facile trovare sponsor, pertanto ti consigliamo di preparare una presentazione adeguata, in cui spieghi tutti i vantaggi che l’azienda o la società potrebbe trarre nell’investire sul tuo evento.
Idee per trovare sponsor per eventi
Idee di lettere di richiesta sponsorizzazione
Ci sono diversi metodi efficaci per promuovere il tuo evento sportivo.
Prima di tutto, pensa a un nome efficace e accattivante, qualcosa che sia rapido, intuitivo e possa rimanere impresso alle persone.
Prepara del materiale informativo, quindi poster, volantini, ma anche grafiche da condividere online, su social o newsletter. Contatta delle agenzie media per contrattare influencer oppure riviste online che possano parlare del tuo evento e pubblicizzarlo tra i lettori della zona.
Stampa dei gadget come maglie, zainetti, o altro, da distribuire prima dell’evento, in zone specifiche e studiate.
Se hai budget, pensa anche a delle affissioni nella zona dell’evento, e degli spazi pubblicitari sui giornali locali, molto utili sopratutto per eventi piccoli e di zona.
Esempi di lettere di invito ad un evento
Idee di gadget per eventi
Come primo punto abbiamo fatto presente quello di trovare un nome accattivante per il tuo evento. Deve essere di facile intuizione, quindi includere anche in qualche modo un riferimento allo sport giocato o alla competizione che si terrà durante l’evento. Non esagerare con le informazioni, il nome deve suscitare curiosità, quindi non dovrà essere troppo lungo.
Se avessi difficoltà a trovare un nome per il tuo evento, guarda anche cosa fanno gli altri, e affidati anche in questo caso ad un’agenzia, che chiederà a dei copywriter esperti di aiutarti con il nome.
Per promuovere gli eventi, il cartaceo è ancora il mezzo più utilizzato.
Crea quindi una locandina ad hoc in diversi formati. Formato grande da affiggere per la città, un formato volantino da distribuire o attaccare alle vetrine dei negozi di zona.
Infine, pensa anche al passaparola online, quindi prevedi diversi formati di locandina, dal formato story da condividere su Instagram o Facebook, a quello quadrato, da inviare anche via messaggio ai propri contatti.
Come creare locandine efficaci per eventi
Gli sponsor che hanno investito sul tuo evento avranno interesse a promuoverlo anche sui loro canali. Studia, quindi, con loro una grafica adeguata anche per i loro canali e chiedi tranquillamente loro di condividere sui loro mezzi di comunicazione l’invito o la locandina dell’evento.
Puoi anche pensare di fare comunicazioni in condivisione, come post sui social in collaborazione, oppure newsletter da inviare a entrambi i database, in modo da raggiungere più pubblico.
Idee di lettere di ringraziamento agli sponsor
Non devi per forza contattare la Chiara Ferragni del caso, ma potrai cercare degli influencer più piccoli ma specializzati nel mondo dello sport, che anche in cambio di ingressi omaggio o cifre non esagerate, possano darti una mano nella sponsorizzazione dell’evento.
Ad esempio, influencer locali o persone note per un determinato sport, che abbiano almeno 5-10.000 followers sono già buoni per promuovere un evento locale.
Se, invece, si tratta di un grande evento, si presume che tu abbia abbastanza budget da poter contattare influencer più grandi. Per questo, ci sono anche agenzie specializzate che gestiscono gli stessi influencer, e hanno a disposizione vari pacchetti media con prezzi e tipologia o numero di post disponibili.
I social sono ormai uno dei mezzi più utilizzati per promuovere eventi. Che siano sponsorizzazioni a pagamento, condivisioni su pagine, tag, l’importante è che giri la voce e si faccia conoscere l’evento.
Ci sono alcune pubblicazioni che potrai ottenere gratuitamente, come la condivisione a seguito di tag, chiedendo il favore di ricondividere appunto, oppure la pubblicazione su feed dei profili. In questo caso, alcune persone potrebbero richiederti un compenso, ma basta chiedere e accordarsi! In alcuni casi i social fanno davvero la differenza nella riuscita di un evento.
Per racchiudere tutte le informazioni in un solo canale, ti consigliamo di creare un sito oppure una semplice pagina dedicata all’evento.
Sulla pagina riporta come per il poster: nome evento, location, data, contatti e tutte le informazioni che potrebbero essere utili a chi vuole partecipare.
Se l’evento è a pagamento, ricordati di scrivere il prezzo del biglietto e le modalità di acquisto.
_Sara Viterbi
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