L’evento che sogni è a un click di distanza
In tempo di crisi, c’è chi si è inventato il modo di trasformare una passione in un lavoro.
Hai sempre adorato organizzare feste, feste a sorpresa e party per te e amici? Sei una maniaca del controllo e vuoi che ogni cosa sia perfetta per le serate che prepari? Conosci a memoria tutti i siti per ordinare gadget e le migliori location della zona? Allora probabilmente sei nata per fare la party planner!
Da una costola della categoria event planner (chi organizza gli eventi più in generale), ecco svilupparsi un giovanissimo sottogenere.
Complici forse anche diversi programmi televisivi, in cui giovani ed intraprendenti professionisti organizzano feste e festini di tutti i tipi, questa nuova professione si sta diffondendo rapidamente.
In poche parole il party planner si occupa dell’organizzazione di party a tutto tondo: dalla scelta della location al servizio catering, dal menù agli addobbi, dalla lista invitati al tema della festa.
Un organizzatore di feste (questa la semplice traduzione del termine) sarà il fulcro portante e il punto di riferimento per i clienti, che si affideranno a lui (o lei) per ogni più piccolo dettaglio.
Tutto sulla figura dell'event planner
Ma cosa serve per diventare un party planner coi fiocchi? Sicuramente per diventare party planner non bastano creatività e passione per le feste: servono anche buone doti organizzative, capacità di problem solving e un forte orientamento al cliente.
Una pronta attitudine alla comunicazione, tanta empatia e attenzione ai dettagli sono qualità fondamentali per trasformare le idee in eventi unici e personalizzati e, dal momento che gli imprevisti sono sempre dietro l’angolo, non guastano una buona dose di flessibilità, dinamismo e tanto spirito pratico!
Una specifica categoria di party planner è il party planner per feste di compleanno. Questo professionista si occupa di creare eventi su misura per bambini, ragazzi o adulti, curando ogni aspetto: location, catering, animazione e decorazioni a tema per rendere il party il più personalizzato possibile.
La sua specialità è trasformare il giorno del compleanno in un’occasione indimenticabile, rispettando i gusti, l’età e le preferenze del festeggiato.
Idee per organizzare una festa di compleanno
Il party planner per feste private può organizzare ricorrenze come anniversari, battesimi, lauree o addii al nubilato/celibato.
Qui più che altrove, la personalizzazione è la chiave: il party planner per feste private lavora per rispecchiare la personalità dei protagonisti e l’atmosfera desiderata, dal tono elegante a quello più informale, garantendo sempre coerenza, armonia nell’evento e flessibilità.
Come organizzare una festa privata
Se il campo che ti affascina sono i grandi eventi, ecco il party planner per feste aziendali. Il party planner per feste aziendali ha il compito di unire divertimento e professionalità e si occupa principalmente di organizzare eventi come cene di gala, team building, inaugurazioni o party natalizi.
L’obiettivo è rafforzare l’immagine del brand e favorire la coesione del gruppo di lavoro, con un’attenzione particolare all’immagine aziendale e alla cura dei dettagli logistici e tecnici.
Come organizzare feste ed eventi aziendali
Ovviamente la predisposizione per questo lavoro è fondamentale. Diventare organizzatori di feste a tema, feste per bambini o di compleanno (e chi più ne ha, più ne metta), deve essere qualcosa che ti diverta, ti appassioni.
Ma non è qualcosa da prendere con leggerezza, dicono gli esperti. Come abbiamo già accennato, richiede ottime capacità organizzative e profonda dedizione, oltre che precisione.
Ti troverai spesso a “combattere” con clienti esigenti o incontentabili, e sarà tuo compito riuscire a soddisfare al meglio ogni loro richiesta.
Se stai accarezzando l’idea per cambiare lavoro o dare una svolta alla tua professione, esistono dei comodi corsi per party planner online, organizzati direttamente da party planners ormai famosi in molte delle maggiori città d’Italia.
Sarà così possibile imparare a stilare un preventivo, a creare un progetto e capire cosa serve per realizzarlo; da non sottovalutare poi la parte riguardante il rapporto col cliente, la comunicazione e la gestione delle richieste.
Se invece sei alla ricerca di un vero e proprio percorso di studi che ti fornisca solide basi da cui partire per avviare un’attività di party planner, il prossimo paragrafo è dedicato a te.
Trova un professionista per la tua festa
Iniziamo col dire che per intraprendere la carriera di party planner non esiste un percorso universitario obbligatorio, ma alcune lauree e corsi formativi possono offrire una solida base.
Tra i più indicati ci sono i corsi di Scienze della comunicazione, Marketing e pubbliche relazioni, Event management e Design.
A questi si possono affiancare i corsi on line accennati prima, oppure veri e propri master e corsi professionalizzanti in organizzazione eventi, wedding & party planning e gestione della clientela, utili per acquisire competenze tecniche e pratiche indispensabili nel settore.
La teoria è importante, ma per diventare un party planner di successo l’esperienza pratica è fondamentale.
Collaborare con agenzie di eventi, fare stage o proporsi come assistente a professionisti già affermati permette di imparare sul campo, sviluppare capacità organizzative e capire come gestire clienti e fornitori in situazioni reali.
Nel mondo dell’organizzazione eventi, i contatti sono una risorsa preziosa. Creare un network di fornitori affidabili come catering, fotografi, musicisti e location è essenziale per offrire servizi completi e di qualità.
Allo stesso tempo, partecipare a fiere e conferenze di settore aiuta a farsi conoscere e a costruire relazioni professionali utili per la crescita.
Hai studiato, magari sei anche bravo, ma se nessuno ti conosce servirà a poco! Un party planner deve saper valorizzare il proprio lavoro attraverso un portfolio professionale che mostri eventi realizzati e competenze specifiche.
Il passaparola resta un canale efficace, ma è fondamentale investire anche nella promozione online: sito web, social media e campagne digitali permettono di raggiungere nuovi clienti e rafforzare la propria reputazione nel mercato dell’organizzazione eventi.
Non esitare e inizia subito a creare il tuo sito portfolio, da arricchire con un form di contatto per permettere ai tuoi potenziali clienti di contattarti e gestire i tuoi lead con professionalità.
E chi lo fa già di professione, come riesce a trasformarlo in un business redditizio a lungo termine?
Una volta iniziata un’attività come questa, il problema principale è capire come guadagnare con gli eventi facendo qualcosa che ci piace molto.
Come abbiamo visto, bisogna promuovere il proprio lavoro e creare una rete di clienti, privati ed aziendali, magari anche tramite il passaparola, ma quanto si può effettivamente guadagnare?
In Italia, il guadagno medio di un party planner dipende molto dall’esperienza e dal contesto di lavoro.
Secondo alcune stime, un professionista con meno di 3 anni di esperienza può percepire circa 18.000 € lordi all’anno, mentre chi ha tra i 4 e i 9 anni arriva fino a 35.000 € e con esperienza di oltre 10 anni può superare i 79.000 € annui.
Stime più aggiornate sulla figura dell’event planner mostrano una media nazionale di circa 40.000 € lordi l’anno, con un range tipico tra 18.700 € e oltre 100.000 €, a seconda del ruolo e del contesto.
Infine, in base ai dati aggiornati della piattaforma Glassdoor (che si occupa, tra le altre cose, di stimare compensi e retribuzioni professionali) si segnala una retribuzione media compresa tra 29.000 € e 48.000 € lordi annui (la cifra mediana ad ogni modo si assesta intorno ai 42.500 €).
Luxury event planner: idee per eventi di lusso
Quando poi il tutto sarà decollato, dovrete pensare a strutturare seriamente la vostra attività, aprendo una partita IVA, possibilmente in in regime agevolato (il cosiddetto Regime Forfettario) se i vostri guadagni presunti dovessero essere al di sotto dei 30.000 euro annui.
Una volta aperta la Partita Iva, dovrete anche scegliere il Codice ATECO (un codice che classifica le attività economiche) che più si addica alla libera professione di Party Planner per avere la possibilità di iscrizione in Gestione Separata INPS, in genere si tratta del codice 96.09.05 – Organizzazione di feste e cerimonie.
Si avrà quindi la possibilità di versare i propri Contributi Previdenziali in percentuale al reddito prodotto durante l’anno. Questo significa che se il fatturato annuale dovesse risultare basso anche i contributi da pagare risulteranno bassi.
Dovrete anche preoccuparvi della gestione privacy dei dati dei vostri clienti, fornendo loro i moduli adatti per il GDPR e creare dei database che rispecchino la regolamentazione europea in merito.
Quanto mi costa? Come lo si ingaggia? I costi di un party planner variano principalmente in base alla tipologia di festa da organizzare.
C’è chi preferisce un pagamento a progetto, chi lavora su percentuale in base al budget dell’evento, chi predilige un anticipo e il saldo a conclusione.
Starà al cliente (e al Planner) regolarsi e capire quali siano le tariffe più adatte e convenienti.
Esistono siti che propongono preventivi e mettono in contatto con i professionisti di zona a cui fare affidamento.
In conclusione, diventare Party Planner sarà un’avventura decisamente interessante, sarà importantissimo saper scegliere cosa proporre ai clienti, e avere splendide location dove poter organizzare le feste migliori!
_Serena Brolis
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