L’evento che sogni è a un click di distanza
Quando si parla di organizzazione di eventi, o event planning, è facile fare confusione tra le varie mansioni, ma cos’è davvero l’event planning e cosa fa l’event planner?
In questo articolo spiegheremo in cosa consiste l’event planning e come diventare un event planner di successo, scopriremo inoltre alcune precise figure professionali come il luxury event planner e il party planner. Pronti a scoprire tutto sull’organizzazione di eventi? Iniziamo!
Volendo dare una definizione di event planning, possiamo dire che si tratta dell’insieme di tutte quelle discipline che permettono di organizzare un evento e far sì che, da questo evento, si possa trarre il miglior risultato possibile.
L’event planning raccoglie sotto di sé tutte le tipologie di eventi organizzabili e rappresenta un asset strategico per chiunque desideri organizzare un evento importante e di successo
Ricorrere ad un event planner è una scelta vincente per tutte quelle società e realtà che desiderano ottenere il massimo da un evento, senza che alcun dettaglio sia trascurato: che sia una festa aziendale, un meeting, il lancio di un nuovo prodotto, uno spettacolo, una fiera o un festival, i dettagli e le competenze da mettere insieme sono così tanti, che un buon coordinamento è fondamentale.
Ecco in cosa consiste l’event planning e cosa fa un bravo event planner: fa filare tutto, ma proprio tutto, liscio, coordinando tutti gli aspetti e le figure professionali, che concorrono all’organizzazione di un evento.
Trova l'event planner che cerchi
Un pianificatore di eventi svolge molte attività per assicurarsi che un evento sia organizzato e gestito con successo.
Per prima cosa deve comprendere le esigenze e gli obiettivi dell’evento per garantire che la pianificazione sia allineata con gli obiettivi generali, deve poi stabilire un budget e selezionare la location più adatta.
Si occupa inoltre di coordinarsi con i fornitori per servizi come catering, audio/video, decorazioni, ecc…, crea un programma dell’evento completo in ogni dettaglio e si preoccupa anche di studiare strategie di promozione dell’evento stesso per attirare più pubblico possibile.
Un buon event planner deve essere anche sempre pronto a fronteggiare imprevisti e avere la capacità di valutare l’efficacia dell’evento una volta conclusosi, per identificare punti di forza e margini di miglioramento.
Un “event planner“, come abbiamo visto, è una persona specializzata nella progettazione, pianificazione e coordinamento di eventi.
Gli eventi possono variare in scala e complessità, e gli event planner sono responsabili di occuparsi di tutti gli aspetti logistici e organizzativi per assicurarsi che l’evento si svolga senza intoppi. Ma c’è differenza tra event planner ed event manager? La risposta è: sì!
Un “event manager” è più focalizzato sull’aspetto operativo e gestionale degli eventi. Questa figura si occupa di supervisionare l’implementazione pratica delle decisioni prese dall’event planner.
Si concentra sulla gestione delle risorse umane e materiali necessarie per l’evento, sul coordinamento delle attività sul campo e si assicura che tutto si svolga secondo i piani stabiliti dall’event planner.
La differenza principale tra un event planner e un event manager quindi, risiede nei compiti e nelle responsabilità che ciascuno svolge durante il processo di realizzazione di un evento.
Mentre l’event planner si occupa della progettazione e della pianificazione strategica, l’event manager si concentra sulla sua esecuzione pratica e sul coordinamento delle attività sul campo.
In breve, l’event planner è coinvolto nella progettazione e nella pianificazione dell’evento, definendo gli obiettivi, sviluppando il concetto e coordinando i dettagli, mentre l’event manager si occupa dell’implementazione pratica di questi piani, supervisionando il personale e le operazioni durante lo svolgimento dell’evento.
Ad ogni modo, può capitare che le due figure si trovino a coincidere in un unico professionista.
scopri la figura dell'event manager
Un buon event planner non si improvvisa. Sicuramente servono doti naturali come una buona capacità a relazionarsi e prendere decisioni, un’attitudine alla leadership, un buon senso estetico e una certa dose di creatività, inoltre deve saper gestire bene, molto ma molto bene, lo stress.
Un bravo event planner, infatti, si occupa di pianificare un evento in tutti i suoi passaggi; lavora a stretto contatto con il cliente per definire insieme il budget e la tipologia di evento più adatta all’obiettivo che si vuole raggiungere e, una volta deciso il piano da realizzare, coordina tutte quelle figure professionali coinvolte nell’organizzazione dell’evento stesso, come designer, allestitori, catering, artisti, staff tecnico e così via.
Per diventare un event planner quindi, si parte da una buona attitudine personale e ci si affina con corsi di laurea e professionali ad hoc, vediamo quali.
Idee e consigli per diventare organizzatore di eventi
Per diventare event planner, una buona base è certamente rappresentata da un corso di laurea in Marketing e Comunicazione, per poi proseguire con un corso specifico in Event Management.
Dopo la teoria è il lavoro sul campo che fa il professionista: si inizierà quindi in qualità di assistenti di un già affermato event planner, magari collaborando con qualche agenzia di organizzazione di eventi, dopodiché, volendo, ci si potrà mettere in proprio, una volta acquisita una buona dose di esperienza sul campo.
Corsi e lauree in organizzazione di eventi
Se ti stai chiedendo quanto guadagna un event planner, tieni presente che tanto fanno l’esperienza e la professionalità acquisite tra studi specifici e lavoro sul campo.
Secondo dei recenti rilevamenti, basati sulle offerte di lavoro per questa figura professionale, un giovane organizzatore di eventi, senza particolare esperienza (meno di tre anni) può ambire ad una retribuzione media intorno ai 18.700 euro lordi l’anno.
Questa cifra sale significativamente con gli anni di esperienza maturati nel settore, arrivando a toccare dai 34.200 euro l’anno fino ai 66.300 euro.
Per event planner con oltre 20 anni di esperienza, si possono raggiungere cifre intorno ai 78.900 euro lordi l’anno.
Per diventare un event planner di successo, è necessario possedere una serie di competenze e abilità trasversali.
Un buon event planner deve essere creativo, in grado di pensare in modo innovativo per creare esperienze uniche e coinvolgenti per gli ospiti dell’evento. Deve avere un’ottima capacità organizzativa per gestire in modo efficiente molteplici attività contemporaneamente e mantenere il controllo sui dettagli.
La comunicazione è essenziale, poiché l’event planner dovrà interagire con clienti, fornitori e membri del team in modo chiaro e assertivo. La capacità di gestire il budget è anch’essa fondamentale per pianificare e monitorare le spese dell’evento in modo oculato.
Essere un buon negoziatore è a sua volta una dote importante per ottenere i migliori servizi al miglior prezzo dai fornitori. La capacità di risolvere i problemi in modo rapido ed efficace durante lo svolgimento dell’evento è cruciale per affrontare eventuali imprevisti.
Altra caratteristica di un event planner di successo è la pianificazione strategica: un aspetto essenziale per sviluppare piani dettagliati che considerino tutti gli aspetti dell’evento e che siano in linea con gli obiettivi prefissati.
Anche la flessibilità è una qualità importante, poiché gli eventi possono subire cambiamenti improvvisi che richiedono adattamenti tempestivi.
Infine, un buon event planner deve avere anche la capacità di gestire e motivare il team coinvolto nell’organizzazione dell’evento, così come la capacità di costruire e mantenere relazioni positive con clienti, fornitori e altri stakeholder del settore degli eventi.
Le opportunità di carriera per gli event planner sono diverse e includono una vasta gamma di settori e tipi di eventi: gli event planner possono lavorare in agenzie di eventi, aziende, istituzioni educative, enti governativi, organizzazioni no-profit e molto altro, oppure mettersi in proprio e lavorare come liberi professionisti.
Le specializzazioni nell’ambito della pianificazione degli eventi includono eventi aziendali, matrimoni, eventi sportivi, conferenze, fiere commerciali, eventi culturali, eventi di moda, eventi gastronomici. Alcuni event planner possono anche specializzarsi in settori specifici come il settore sanitario, tecnologico, finanziario o nel mondo dell’intrattenimento.
Tra le opportunità di carriera per gli event planner ci sono ruoli come event manager, coordinatore degli eventi, specialista dell’ospitalità, consulente per eventi, direttore degli eventi, pianificatore di matrimoni, pianificatore di eventi aziendali o addirittura imprenditore nel settore degli eventi.
Il settore è in continua evoluzione e le opportunità di carriera nel settore degli eventi offrono ampia possibilità di crescita professionale e di sviluppo personale.
Le diverse professionalità dell’event planning possono essere raggruppate in una event agency, ovvero un’agenzia di organizzazione di eventi. Al suo interno troviamo diverse figure che collaborano per offrire al cliente un servizio di progettazione su misura degli eventi.
In una event agency troveremo quasi sempre un Event Art Director, che cura i dettagli legati all’immagine dell’evento come addobbi e location, un Account Manager che si occupa di gestire i contatti con fornitori e collaboratori e un Event Project Manager, ovvero il responsabile dell’intero progetto.
Ci sono poi delle speciali categorie di event planner, che seguono l’organizzazione di eventi per settori specifici.
Di seguito ne elenchiamo tre tra i più richiesti:
Trova l'agenzia per il tuo evento
Una figura professionale che non ha bisogno di presentazioni: il wedding planner.
Il giorno del matrimonio, si sa, è il più bello della vita, ma organizzarlo è un lavoro molto stressante.
Il Wedding & Event Planner va in soccorso degli sposi, ascolta le loro esigenze, fa propri i loro gusti e desideri e coordina tutte le maestranze necessarie a organizzare il party per il giorno più bello: dagli addobbi della chiesa, a quelli della location, coordinando catering, fiorai, intrattenimento e staff tecnico, aiutando gli sposi perfino nella scelta di abito e bomboniere.
Un lavoro richiestissimo e, una volta che si entra nel circuito, decisamente ben retribuito.
Come diventare Wedding planner
Per il cliente alto spendente, il budget non è che un numero e, quando vuole organizzare un evento, sia questo un matrimonio, un meeting, una serata di gala o un semplice compleanno, non può fare a meno del Luxury Event Planner.
Lo dice il nome, questo event planner è dedicato agli eventi di lusso, il suo budget sarà quasi illimitato, ma anche le richieste del cliente più esigente.
Questa figura richiede alte doti di empatia, senso estetico, i giusti contatti sociali e una impeccabile capacità manageriale per coordinare tutta la filiera di maestranze del lusso. Neanche a dirlo, il suo compenso varrà lo sforzo profuso.
Idee di location per eventi di lusso
Il più diffuso e tra i più richiesti event planner: il Party Planner.
Il Party Planner, come ci suggerisce la parola, organizza feste! Dalle feste aziendali con tanti invitati e location importanti, alle piccole feste private, un party planner avrà sempre un cliente pronto a commissionargli una festa.
Anche qui la prima fase prevede il colloquio con il cliente, l’individuazione del suo budget e dei suoi desideri, dopodiché il party planner si occuperà di gestire la prenotazione della location, gli addobbi, l’intrattenimento, senza dimenticare food e beverage.
I compensi variano a seconda dell’importanza e della mole dell’evento, ma anche qui possono raggiungere cifre importanti man mano che si sale in professionalità e livello delle feste organizzate.
Ricordate di dare sempre il massimo, anche per le feste più piccole: in questo mestiere il passaparola è fondamentale e contribuirà attivamente al vostro successo!
Come diventare party planner
L’organizzazione di eventi aziendali coinvolge la pianificazione e l’esecuzione di eventi che promuovono un’azienda, i suoi prodotti o servizi, o che favoriscono l’interazione tra i dipendenti, i clienti e gli altri stakeholder aziendali.
Questa categoria di eventi include conferenze, seminari, riunioni, lanci di prodotti, feste aziendali, eventi di team building, fiere commerciali, inaugurazioni, cene di gala, eventi di beneficenza e molto altro.
Per organizzare eventi aziendali ci vogliono alcune specifiche competenze e abilità, tra cui la capacità di comprendere gli obiettivi aziendali e di tradurli in un concetto di evento coerente, in più, gli eventi aziendali devono essere allineati con l’identità e la strategia dell’azienda.
La pianificazione degli eventi aziendali, come altre attività tipiche dell’event planning, coinvolge la selezione della location, la gestione dei fornitori, la definizione del budget, la creazione del programma dell’evento, la gestione delle iscrizioni, la promozione dell’evento e la coordinazione delle attività durante lo svolgimento dell’evento.
Come organizzare un convegno o un congresso
Le figure professionali dell’event art director, del project manager e dell’account manager svolgono ruoli chiave nel settore degli eventi e della gestione di progetti, ecco un piccolo riassunto delle loro principali caratteristiche e mansioni:
Volendo riassumere brevemente possiamo dire che l’event art director si occupa degli aspetti creativi e artistici degli eventi, il project manager gestisce globalmente il progetto di organizzazione dell’evento e l’account manager si concentra sulla gestione dei rapporti con i clienti e sulla soddisfazione delle loro esigenze.
Queste figure lavorano spesso insieme all’interno di un team per garantire il successo e la soddisfazione dei propri clienti.
Trova la location per il tuo evento
Per scegliere un event planner affidabile ci sono alcuni aspetti da tenere in considerazione.
Anzitutto verifica l’esperienza e il curriculum dell’event planner valutando referenze e portfolio degli eventi che ha organizzato in passato, così da assicurarti una valutazione completa della sua professionalità.
Assicurati di instaurare col professionista una comunicazione aperta e trasparente, sia per quanto riguarda gli obiettivi che il budget a tua disposizione; non dimenticare poi di informarti anche sui fornitori cui si affida per organizzare gli eventi.
Altro aspetto da non sottovalutare è la disponibilità e la reattività del tuo event planner: è molto importante che sia creativo e sempre pronto ad affrontare cambiamenti in corso d’opera e imprevisti, inoltre deve dimostrarsi presente, proattivo e rispondere prontamente alle tue richieste.
Ultimo, ma non meno importante, firma un contratto dettagliato che specifichi i servizi offerti, i tempi, i costi e altre condizioni importanti.
Per concludere, affidati al tuo intuito e alla tua connessione personale con l’event planner: è fondamentale sentirsi a proprio agio e avere fiducia nella persona che si sceglie di assumere per organizzare un evento importante!
_Serena Brolis
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Ora che hai conosciuto meglio la figura dell’event planner, non vedi l’ora di assumerne uno per il tuo party da sogno?
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