L’evento che sogni è a un click di distanza
Sempre più spesso si rivela fondamentale avvalersi di professionisti nel campo dell’organizzazione eventi per ottenere risultati ottimali senza troppe difficoltà. Ecco di cosa di occupa un event manager.
Per molti organizzare e gestire eventi sta diventando un lavoro sempre più importante e richiesto. Dagli albori degli inizi, quando seguendo l’esempio degli USA alcuni innovatori hanno deciso di improvvisarsi event manager, ad un variegato e sempre più specializzato ambito dell’intrattenimento e del mondo a contatto con il pubblico.
Avere un business event manager in azienda si rivela un importante valore aggiunto: questa figura infatti, favorisce la promozione del brand, della società, i rapporti con clienti e investitori e persino i team building. Il tutto attraverso l’organizzazione di eventi ad hoc.
Oggi il mondo degli eventi racchiude in sé una gamma ampia e svariata di professioni, spesso simili ma non di rado più che altro confondibili ad un pubblico non di settore.
L’event management è proprio l’insieme di tutte quelle varie mansioni e si è trasformato nella “scienza” che sta dietro alla realizzazione di happening ed eventi su larga scala.
Aziende e privati si appoggiano sempre maggiormente ad event planner o event manager di grido e di grande esperienza per la realizzazione di eventi spettacolari e curati fin nei minimi dettagli.
Se cerchiamo sul dizionario il significato di event manager, ci restituisce la definizione di colui o colei che si occupa di pianificare e gestire eventi di grossa portata.
Una figura che include tutta una serie di competenze necessarie a gestire l’evento in ogni sua fase attuativa.
Per essere un buon event manager bisogna essere un pò dei tuttofare.
L’event manager infatti, si occupa di gestire tutto il percorso attuativo dell’evento.
Gestisce il personale coinvolto, si occupa di monitorare che ogni cosa si svolga senza intoppi, coordina i fornitori esterni e interviene tempestivamente se qualcosa non va secondo i piani.
A volte può essere confuso con l’organizzatore di eventi, che in gergo si chiama event planner. Si tratta di due professionisti differenti e, in una condizione ottimale, lavorano in sinergia.
Organizzare e gestire un evento, soprattutto se di grandi dimensioni, è un compito per nulla semplice, che richiede conoscenze e competenze molto specifiche, oltre che, ammettiamolo, qualità innate.
In un recente studio statunitense è risultato che l’Event Manager è tra le professioni più stressanti attualmente presenti sul mercato lavorativo mondiale.
Chi quindi decida di dedicarsi a questo lavoro, deve essere consapevole delle difficoltà, oltre che delle soddisfazioni a cui andrà incontro.
Trova un event manager per il tuo evento
Comunicazione e gestione dello stress, queste le due qualità che serviranno, assolutamente, ad un futuro event manager.
Comunicare coi clienti, saper trattare coi propri collaboratori, con i fornitori, le location in cui si dovranno tenere gli eventi e tutta la filiera che sta dietro all’organizzazione di un happening.
Ogni giorno un event manager avrà a che fare con un “pubblico” diverso, dai gusti e dalle richieste più disparate, e allo stesso tempo con professionisti del campo della ristorazione e dell’event planning. Ecco perché avere ottime doti comunicative sarà indispensabile.
Allo stesso tempo, seguire ogni singolo aspetto della realizzazione di un evento, specialmente se di grandi dimensioni, richiederà un’ottima capacità di gestire problematiche, difficoltà, incomprensioni. Servirà polso fermo ma anche calma, concentrazione e grande capacità di multitasking. In una parola: stress. Fiumi di stress che andranno incanalati al meglio per poter realizzare e gestire un progetto.
Sarà sicuramente utile anche avere una buona dose di senso artistico e creativo, oltre che precisione e dedizione a ciò che si sta facendo.
E, ultimo ma non meno importante, un buon fiuto per gli affari.
Le competenze che invece andranno acquisite, con gli studi universitari o dei master, o anche dei corsi professionali, saranno principalmente volte alla parte manageriale.
Un event manager deve essere un “imprenditore di se stesso” se l’attività è di sua proprietà, o un ottimo commerciale se lavora per un’agenzia.
Serviranno quindi nozioni di marketing, amministrazione e gestione del personale.
Con l’avvento del mondo digital, dovrà essere in grado di padroneggiare gli strumenti informatici, oltre che avere una buona infarinatura di marketing per social media.
Per gli event manager che seguono grandi eventi a livello aziendale, serviranno anche nozioni pubblicitarie e padronanza di almeno una lingua straniera (meglio l’inglese), in modo da sapersi destreggiare con uffici stampa e direzioni di società internazionali.
Normalmente, per chi voglia nel suo futuro intraprendere questa carriera, si consigliano lauree come Marketing, Scienze della comunicazione o Economia in ambito culturale, a cui far seguito un Master in Organizzazione eventi.
Riassumendo, possiamo dire cosa fa un organizzatore di eventi:
• Studia e sceglie un tema per l’evento
• Redige il budget insieme al cliente
• Seleziona la location
• Pianifica servizi di ristorazione e menù
• Può assumere fornitori esterni
• Si occupa della comunicazione e degli inviti
• Organizza eventuale spettacolo o intrattenimento
Ovviamente le mansioni variano a seconda della grandezza dell’evento e del numero dei sottoposti e collaboratori coinvolti.
Trova la location per eventi aziendali
Quindi quanto guadagna un organizzatore di eventi e a quanto può ammontare lo stipendio di un event manager?
Stando ad un recente rilevamento del 2021, lo stipendio base di un organizzatore di eventi si aggira tra i 1400 e i 1800 euro al mese, con una RAL che varia tra i 24 e i 35 mila euro a seconda delle competenze e dell’esperienza.
Queste cifre possono notevolmente aumentare a seconda della portata dell’evento e del curriculum del professionista.
Data la costante crescita di richieste per questo profilo professionale, nel 1991 è nata la Meeting Professionals International, MPI, Italia Chapter, che raggruppa i professionisti di questo settore. La loro mission è fare network e fornire supporto a coloro che operano come Event manager.
Hanno sviluppato anche un’area di formazione professionale; si sono infatti accreditati come Centro di Esami Certificato, istituendo la certificazione in Meeting and Event Manager (MEM).
Come indicato sul loro sito infatti:
MPI Italia è riconosciuta dal Ministero dello Sviluppo Economico quale associazione autorizzata a rilasciare attestati di qualità e di qualificazione professionale dei servizi prestati dai soci, ai sensi della Legge n.4/2013 che ha riformato le professioni non organizzate in ordini.
Hanno inoltre ottenuto il riconoscimento e l’inquadramento giuridico di questa nuova professione, collaborando con l’UNI, Ente Italiano di Normazione. Il risultato è stata la pubblicazione nel 2020, della norma UNI 11786:2020, che sancisce le attività e le mansioni specifiche di questa professione.
L’avvento delle nuove tecnologie e il drastico cambiamento delle relazioni interpersonali e lavorative degli ultimi anni, hanno portato alla crescita della richiesta di organizzare eventi virtuali.
Meeting e conferenze quindi non più in presenza, ma coordinando diverse realtà e tecnologie per organizzare al meglio convention ed eventi esclusivamente digitali.
Si è riscontrata una propensione degli utenti a partecipare attivamente agli eventi virtuali; le ragioni risiedono sicuramente in una maggiore facilità di inserirli in agenda (sfruttando anche la funzione on demand) oltre all’effettivo contenimento dei costi.
Con le attuali sperimentazioni nel campo della realtà aumentata e del digitale immersivo, pensiamo ad esempio al recente sviluppo del Metaverso, è difficile fare previsioni sul futuro degli eventi.
Certamente l’inclinazione delle persone resta quella di prediligere eventi in presenza, con interazioni reali e conoscenza vis a vis, ma la direzione intrapresa dopo i recenti avvenimenti, pandemia sopra tutti, pare quella della coesistenza e sviluppo di entrambi i canali: digitale e in presenza.
Pertanto l’event manager perfetto saprà organizzare anche eventi digitali coinvolgenti ed immersivi quanto quelli tradizionali, conoscendo e sfruttando le più recenti tecnologie.
Come organizzare un evento aziendale o privato
Nel mondo dell’organizzazione eventi i profili professionali sono davvero molti e, come dicevamo, spesso si tende a confondere mansioni simili. Ma c’è qualche differenza tra event manager e event planner.
In alcuni casi i clienti che si affidano ad un event manager infatti, dovrebbero rivolgersi ad un event planner e viceversa.
Questo perché in realtà stiamo parlando di due lavori molto diversi tra loro, che necessitano anche di competenze e skill differenti.
La pianificazione di eventi è, come dice la parola stessa, tutto il processo che precede la realizzazione di qualcosa. Sia esso un party, un matrimonio, una festa di laurea e chi più ne ha più ne metta.
L’event planner è la figura che crea, insieme ai clienti, il “piano” che sarà alla base dell’happening stesso.
Normalmente si inizia con un incontro organizzato insieme ai clienti, siano essi dei privati o i responsabili aziendali che seguiranno, lato interno, il processo.
Si stabilisce un budget iniziale, si sceglie un tema e uno stile a cui rifarsi per la realizzazione dell’evento e le date in cui questo avrà luogo. Sarà spesso compito dell’event planner anche trovare la location adatta all’evento e impostare, se necessario, un menù ad hoc.
Stessa cosa per quanto riguarda addobbi, catering (qualora richiesto) ed intrattenimento.
Ogni aspetto e dettaglio saranno pianificati e scelti passo passo con i committenti, indirizzando e sostenendo le loro idee verso scelte appropriate.
Come diventare organizzatore di eventi
Quando la pianificazione è fatta, i primi contatti con i fornitori, le location e i vari professionisti coinvolti nella realizzazione di un evento è stata completata, il tutto va messo in opera e seguito fino al completamento.
Ed è a questo punto, che fa il suo ingresso l’event manager. Detto anche event coordinator o project event manager, sarà il collante tra i vari pezzi che compongono il percorso che porta ad un evento di successo.
Perché non si creino intoppi, l’event manager dovrà seguire, gestire e coordinare il lavoro dei vari collaboratori e delle diverse figure professionali coinvolte.
Normalmente quindi l’event manager è a capo di una segreteria organizzativa, sia essa parte di un team di un’agenzia più grande o semplicemente un libero professionista che gestisce i suoi collaboratori.
L’event planner, designer, marketing sono spesso gestiti in toto dall’event manager, che tira le fila e ne segue le attività.
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Come abbiamo visto, un altro modo di definire l’event manager, è event coordinator.
Come esplicitato già dalla terminologia, si occupa di coordinare tutte le fasi che portano alla realizzazione di un evento. Si interfaccia con l’event planner per interpretare efficacemente l’esigenza del cliente e trasformare il progetto su carta in una realtà di successo.
Il giorno stabilito, l’event coordinator presenzia a tutte le fasi dell’evento e il suo ruolo è fondamentale per evitare intoppi e ritardi ed è più che mai prezioso per risolvere in diretta tutti quei piccoli imprevisti che, inevitabilmente, possono verificarsi (problemi tecnici, ritardi del catering etc…).
Avere un referente che mette in comunicazione tutti i soggetti coinvolti e fa filare tutto liscio, è certamente un valore aggiunto per qualunque azienda che si imbarchi nell’organizzazione di un grande evento.
Trova un servizio catering per il tuo evento
Ogni evento ha bisogno di una location e ogni location farebbe bene ad avere un venue manager! Ma qual è il significato di venue manager?
Venue in inglese significa luogo: un venue manager gestisce infatti tutta l’organizzazione relativa alle location dedicate agli eventi, come hotel, teatri e spazi all’aperto, un vero e proprio manager del locale.
Si tratta di una professione ben definita all’estero, mentre in Italia si confonde spesso con il ruolo dell’event manager.
Nello specifico, un venue manager gestisce le prenotazioni, coordina lo staff, si assicura che tutto si svolga in sicurezza secondo le normative vigenti e che ogni ospite abbia ciò che serve. Tra i suoi compiti ci sono anche l’affitto dell’attrezzatura necessaria e la gestione della burocrazia e dei permessi ove richiesti.
Scopri tutte le location per eventi del nostro archivio
Altra definizione in cui può capitare di imbattersi è quella di event specialist.
Cosa fa un event specialist?
Sostanzialmente è un sinonimo di event planner, difatti le sue mansioni sono quelle a monte dell’evento in sé, ovvero l’ideazione dell’evento, la scelta della location, la definizione di un budget, l’individuazione dei fornitori, la promozione e la comunicazione dell’happening nonché la valutazione della sua efficacia.
Tutto sull'event planning!
Un’altra specializzazione di questa professione è quella del corporate event manager.
Un corporate event manager è una persona responsabile della pianificazione, organizzazione e gestione di eventi specificatamente aziendali.
Il ruolo di un corporate event manager è quello di assicurarsi che gli eventi aziendali soddisfino gli obiettivi stabiliti dall’azienda e che siano eseguiti in modo efficace e professionale.
Come organizzare congressi e convegni
Una figura interessante e sempre più richiesta è quella del party planner.
Se l’event manager gestisce e organizza eventi principalmente per le aziende, un party manager ha un margine più ampio di clientela: infatti può organizzare sia feste aziendali che private.
Il suo lavoro consiste nel raccogliere la richiesta del cliente e studiare insieme ogni dettaglio della festa, a partire dall’occasione che si vuole celebrare. Definirà un tema da sviluppare in tutte le sue sfaccettature: dalla scelta della location, delle decorazioni, degli inviti, del menù, fino a musica e spettacoli.
Un bravo party planner ha una buona dose di creatività e capacità organizzative. Questa professionalità può portare a guadagni significativi in base all’esperienza e alla buona reputazione del party planner nell’ambiente.
La retribuzione varia a seconda del tipo di festa che si organizza: c’è una bella differenza tra una festa di compleanno per 30 persone e un party aziendale con centinaia di invitati!
Un party planner affermato può arrivare a guadagnare anche cifre importanti, oltre i 20 mila euro ad evento.
Come diventare party planner
In conclusione, non possiamo non accennare alla ormai amatissima figura del wedding planner.
In tempi recenti, complice anche una massiccia presenza di programmi televisivi dedicati all’argomento, la figura del wedding planner è entrata di diritto nell’immaginario di tutti noi.
Cosa fa un wedding planner e quanto guadagna?
Come dice la parola, un wedding planner pianifica matrimoni.
Idee per diventare wedding planner
È il giorno più bello della vita per gli sposi, si sa, ma organizzare un evento così importante è anche una grande fonte di stress e, per assicurarsi che tutto vada secondo i piani, la cosa migliore è affidarsi ad un bravo wedding planner.
È una figura professionale che deve avere anche una buona dose di empatia e capacità di interpretare e gestire le richieste dei clienti che, mai come in questo caso, vogliono che tutto sia perfetto e in linea con i loro desideri.
Il wedding planner incontra gli sposi e sceglie con loro tutti i dettagli del giorno più bello: le decorazioni, il ricevimento, le bomboniere e può anche aiutare la sposa nella scelta del vestito abbinato alla perfezione.
Si occupa di tutti i fornitori, della location e della gestione di inviti e ospiti, nonché delle attività che animeranno la giornata.
Il lavoro è davvero molto impegnativo… avete mai avuto a che fare con degli sposi che devono scegliere come festeggiare il gran giorno? Ecco…
Per questo motivo la retribuzione del wedding planner deve essere in linea con l’effort profuso.
Molto dipende dall’esperienza e dal tipo di matrimonio che si intende organizzare; in genere un wedding planner può guadagnare tra i 1.000 e i 15.000 euro.
_Serena Brolis
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