L’evento che sogni è a un click di distanza
Hai mai sentito parlare di press day? Se lavori nel mondo della comunicazione o stai per lanciare un nuovo prodotto, questo formato di evento potrebbe fare al caso tuo.
Un press day è molto più di una semplice presentazione: è l’occasione perfetta per creare connessioni con giornalisti e influencer, far conoscere il tuo brand e generare quel rumore mediatico che ogni azienda sogna.
In questo articolo ti spieghiamo tutto quello che devi sapere: dal significato di press day a come organizzarne uno che lasci il segno!
Partiamo dalle basi: cos’è esattamente un press day e qual è il suo significato? Il press day è un evento dedicato esclusivamente alla stampa: giornalisti, blogger, influencer e content creator e viene organizzato per presentare novità, collezioni, prodotti o progetti aziendali.
A differenza di altri eventi, qui l’obiettivo è chiaro: generare copertura mediatica. Vuoi che i tuoi ospiti parlino di te, scrivano articoli, pubblichino post, creino contenuti.
Ma press day e conferenza stampa sono la stessa cosa? In realtà no: sembrano simili, ma non lo sono.
La conferenza stampa è un evento formale, spesso breve, in cui si comunica una notizia importante davanti a un pubblico di giornalisti. C’è una presentazione ufficiale, magari un comunicato da leggere, domande e risposte, e poi tutti a casa.
Il press day, invece, è molto più fluido e rilassato, spesso organizzato in occasione di lanci di collezioni o anteprime di prodotto.
Non c’è un momento preciso di inizio e fine: i giornalisti possono arrivare in orari diversi, fermarsi quanto vogliono ed esplorare con calma. L’atmosfera è più quella di una preview esclusiva, quanto di un annuncio formale.
Idee per organizzare una conferenza stampa
Un press day tipo può durare dalle 4 alle 8 ore, spesso organizzato a fasce orarie (ad esempio dalle 10 alle 18).
Il format può essere sul modello open house, che significa che gli invitati arrivano quando preferiscono nell’arco della giornata, oppure a slot, con appuntamenti individuali o per piccoli gruppi a orari prestabiliti.
La scelta può dipendere dal tipo di prodotto da presentare e dal livello di personalizzazione che si vuole offrire. Per collezioni di moda funziona benissimo l’open house, mentre per tech o prodotti complessi, può essere più indicato il format con slot dedicati.
Idee per organizzare l'agenda di un meeting
Ma quando si deve organizzare un press day? Partiamo col dire che qui, come in tanti altri contesti, il timing è fondamentale. Organizza il tuo press day quando hai davvero qualcosa di nuovo da raccontare!
Ad esempio:
Prima di mandare i tuoi inviti e riempire l’agenda, però, occhio al calendario: evita periodi sovraccarichi di eventi o festività. E ricorda di dare almeno 3-4 settimane di preavviso agli invitati.
Idee per lettere di presentazione e vendita prodotto
Finalmente entriamo nel vivo: come si organizza un press day che funziona davvero? Ecco una guida passo passo per organizzare un press day coi fiocchi!
Prima di tutto, la domanda più importante: cosa voglio ottenere con questo evento? Gli obiettivi infatti possono essere diversi.
Magari vuoi generare un certo numero di articoli su testate di settore, aumentare la brand awareness, far conoscere un nuovo prodotto o costruire relazioni con influencer chiave del tuo settore.
Una volta chiari gli obiettivi, stabilisci il budget. Fai una lista e considera tutte le voci: location, allestimento, catering, press kit, eventuale compenso per creator, comunicazione.
Non esiste un budget “giusto” per un press day: dipende tutto dalla dimensione del tuo brand e dagli obiettivi. Ricorda che si può fare un ottimo evento stampa anche con budget contenuti, puntando sulla creatività invece che sullo sfarzo.
Altro step fondamentale per organizzare un press day è la scelta della location perfetta. La location è nientemeno che il palcoscenico del tuo press day; deve rispecchiare l’identità del brand e stupire i tuoi ospiti.
Tutte le location per il tuo press day
Puoi optare per lo showroom o flagship store del brand, per loft o spazi industriali che creano un’atmosfera urban e contemporanea, per gallerie d’arte o musei se vuoi un tocco cultural, per rooftop o terrazze se organizzi eventi estivi dal taglio glamour, oppure per location insolite e ricercate che raccontino una storia particolare legata al tuo prodotto.
Assicurati che lo spazio sia facilmente raggiungibile con mezzi pubblici o parcheggio dedicato, che sia dotato di buona illuminazione (fondamentale per foto e video), abbastanza ampio da non risultare affollato e, diciamolo, anche Instagram-friendly. Sì, oggi conta. Tanto!
Location insolite e particolari per un press day
Passiamo alla lista degli invitati: la guest list è molto molto importante in eventi di questo tipo. Meglio pochi ma buoni che una folla random.
Parti creando un database ragionato che includa giornalisti di testate in target (carta stampata, online e TV), blogger e content creator del tuo settore, influencer con audience realmente interessata al tuo brand e, se vuoi contenuti professionali, anche fotografi e videomaker.
Non guardare mai solo i numeri: valuta la qualità dell’audience, il tasso di engagement, l’affinità con i tuoi valori. Un micro-influencer con una community attiva vale più di un macro con follower zombie. È meglio avere 30 persone veramente interessate che 100 presenze casuali.
Un ulteriore tassello da non sottovalutare quando si organizza un press day è l’invito. Tutto parte da qui: deve incuriosire, contenere tutte le informazioni necessarie e rispecchiare sempre lo stile dell’evento.
Ecco cosa deve contenere:
Puoi optare per un invito digitale (email curata o Whatsapp) o fisico se vuoi fare il colpo d’occhio. Nel fashion, ad esempio, gli inviti fisici e super creativi sono ancora molto apprezzati.
Per quanto riguarda le tempistiche, invia un primo invito 3-4 settimane prima, poi un reminder una settimana prima e, infine, un ultimo sollecito 2-3 giorni prima.
Idee di lettera d'invito al press day
Dopo aver individuato la location perfetta, non resta che pensare al suo allestimento. Per prima cosa, pensa all’esposizione dei prodotti: deve permettere agli ospiti di toccare, provare e fotografare liberamente.
Un allestimento ormai irrinunciabile, un corner Instagram con uno sfondo o installazione perfetta per i contenuti social. Il branding deve essere visibile ma non invadente, mentre l’illuminazione va curata con attenzione (possibilmente luci naturali o ring light per facilitare foto e video).
Non dimenticare musica e atmosfera in linea con il mood del brand e, se servono approfondimenti, aggiungi supporti informativi come cartelli, QR code o schermi.
Se il budget lo permette, affidati a un allestitore professionista. Altrimenti, fai da te con gusto: meno è sempre meglio di troppo!
Scopri il costo dei diritti SIAE per l'evento
Il catering è un altro dettaglio che fa la differenza. Crea un momento di pausa piacevole e stimola le conversazioni informali che spesso sono le più produttive.
Opta per finger food comodo da mangiare in piedi, magari un corner aperitivo con drink signature del brand che racconti la tua identità. Prevedi opzioni per tutte le esigenze alimentari (vegan, gluten free e celiaci) e cura la presentazione in modo che sia anche fotogenica.
Gli orari classici sono metà mattina con coffee break e pasticceria, oppure aperitivo pomeridiano. Evita pasti complessi che appesantiscono e tolgono tempo all’esperienza principale, che deve sempre restare la scoperta dei tuoi prodotti.
I migliori catering per il tuo evento
Idee di finger good per il press day
Il lavoro non finisce quando chiudi le porte della location. Anzi, è qui che inizia la parte più importante.
Entro 24-48 ore dall’evento invia un’email di ringraziamento personalizzata a tutti i partecipanti, condividi materiali extra come foto ufficiali, comunicato stampa e link utili, e ricorda la tua disponibilità per eventuali interviste o approfondimenti.
Poi passa al monitoraggio dei risultati: quanti articoli sono usciti? Quale copertura social hai ottenuto? Qual è il sentiment generale nei confronti del tuo brand? Quali relazioni concrete hai costruito?
Per tracciare menzioni social e rassegna stampa puoi usare un tool come Google Alert, così da avere un colpo d’occhio immediato sui tuoi risultati. Questi dati ti serviranno anche per migliorare il prossimo press day.
Idee di lettera di ringraziamento per la partecipazione
Esempi di questionario di gradimento
Un press day che si rispetti non può non avere il suo press kit. Il press kit è il pacchetto di materiali che dai ai giornalisti per facilitare il loro lavoro.
Un buon press kit trasforma un ospite interessato in un autore che scrive di te. Facile, completo e pronto all’uso.
Vediamo come farne uno speciale per il tuo evento.
Un press kit completo deve essere come una cassetta degli attrezzi per il giornalista: dentro ci deve essere tutto quello che serve per raccontare la tua storia senza dover fare mille richieste aggiuntive.
Partiamo dai materiali scritti: il comunicato stampa ufficiale con tutte le info chiave, una scheda prodotto o collezione con dettagli tecnici precisi, la biografia del brand e dei founder e un “fact sheet” – o foglio dati che dir si voglia – con dati chiave, numeri, date importanti.
Non possono poi mancare materiali visual di qualità: foto professionali ad alta risoluzione pronte per la pubblicazione, il logo del brand in vari formati (JPG, PNG, vettoriale), ed eventualmente video o lookbook se hai materiali particolarmente d’impatto.
Infine, non dimenticare i contatti: riferimenti chiari dell’ufficio stampa, link al sito e profili social, e materiali o procedure per richieste di interviste.
Tutto deve essere chiaro, ben organizzato e facile da usare. I giornalisti hanno poco tempo: più gli rendi la vita facile, più scriveranno di te.
Il press kit può essere sia fisico che digitale. Ma quale delle due è la scelta migliore? La risposta è: dipende dal tuo brand e dai tuoi obiettivi.
Il press kit fisico ha sempre il suo fascino: lascia un ricordo tangibile, comunica eleganza e premiumness, ed è perfetto per brand fashion o luxury.
Però ha dei contro non trascurabili: costa di più, ha una logistica più complessa da gestire, ed è meno pratico da consultare quando il giornalista torna in redazione.
Il press kit digitale invece è economico (zero costi di stampa e spedizione), facilissimo da aggiornare e condividere anche dopo l’evento, ed è una scelta ecologica che piace sempre di più. Il problema? Ha meno impatto emotivo e rischia di perdersi tra le centinaia di email che un giornalista riceve ogni giorno.
La soluzione ideale? Un ibrido intelligente: una cartella fisica elegante con i materiali essenziali (comunicato, lookbook) più un QR code che rimanda a una press room online con tutto il materiale scaricabile in alta risoluzione. Così unisci l’impatto fisico alla praticità digitale, e dai ai tuoi ospiti il meglio dei due mondi.
Arriviamo al capitolo gadget: i gadget possono essere un bel tocco finale, ma attenzione a non esagerare o cadere nel banale.
Il gadget deve essere utile (qualcosa che useranno davvero nella loro vita quotidiana), di qualità (meglio niente che qualcosa di cheap che finisce nel primo cestino), e coerente con l’identità del brand.
Tra le idee che funzionano sempre ci sono le tote bag brandizzate (tutti ne hanno bisogno), notebook o agende personalizzate, prodotti sample del brand (soprattutto nel beauty), accessori tech come powerbank o chiavette USB, oppure piante o oggetti di design che arredano l’ufficio.
Evita assolutamente la plastica usa e getta. Oggi la sostenibilità conta moltissimo, anche nei gadget, e un regalo poco sostenibile può addirittura danneggiare l’immagine del brand invece di valorizzarla.
Idee di gadget per eventi
Ma i press day sono tutti uguali? Quante tipologie ci sono? Diciamo che ogni settore ha sviluppato le sue modalità specifiche. Vediamo alcune delle principali.
Nel mondo della moda, il press day è un rito sacro che si ripete stagione dopo stagione. Di solito si svolge nello showroom del brand, con le collezioni esposte su stand appendiabiti ben organizzati per look o tipologia di capo.
I giornalisti possono toccare i tessuti, provare gli outfit, fare foto di dettaglio e prendere appunti. Spesso ci sono editor’s pick già selezionate per facilitare il lavoro delle testate, lookbook stampati che raccontano la visione della collezione, e la presenza dello stilista o creative director per raccontare l’ispirazione e rispondere alle domande.
Il timing è strategico: 3-6 mesi prima che la collezione arrivi in store, così le testate hanno tempo di includere i pezzi nei servizi fotografici e programmare le uscite editoriali coordinate con il lancio commerciale.
Idee per organizzare sfilate ed eventi fashon
Quando lanci un nuovo prodotto, il press day diventa una vera experience immersiva. L’obiettivo qui non è solo mostrare, ma far provare il prodotto in prima persona: demo live, testing stations, tutorial guidati.
Questo formato funziona benissimo per il beauty, con prove di make up e skincare routine personalizzate, per il tech con hands-on dedicati al nuovo device, per food & beverage con degustazioni guidate, e per il wellness con sessioni fitness o spa experience.
Qui l’aspetto esperienziale è ciò che conta più di tutto! Non limitarti a dire quanto è buono il tuo prodotto: fai in modo che i tuoi ospiti lo vivano sulla propria pelle. Le emozioni generano contenuti molto più dei dati tecnici.
Il press tour è la versione “on the road” del press day e si organizza quando vuoi mostrare qualcosa che non può essere trasportato.
Funziona perfettamente per una nuova sede aziendale, un hotel o resort da lanciare, una destinazione turistica, uno stabilimento produttivo che racconta il tuo processo artigianale.
Inviti un gruppo selezionato di giornalisti per 1-3 giorni, offrendo viaggio e ospitalità completi, tour guidati esclusivi, esperienze che raccontano il territorio o il brand, e momenti di networking informale che creano legami autentici.
È un investimento molto importante in termini di budget e organizzazione, ma crea legami fortissimi con i media e contenuti ricchissimi che continuano a uscire per mesi anche dopo l’evento.
Se sei tu l’organizzatore del press day, il tuo look deve essere curato ma pratico. Per le donne mi raccomando niente tacchi impossibili, in quanto è probabile che si debba stare in piedi per diverse ore! Se proprio non potete farne a meno, il classico paio di scarpe di riserva è sempre un’ottima idea.
In generale, sia per lei che per lui, è bene scegliere un outfit che rispecchi l’identità del brand che si rappresenta; prediligi colori coordinati con l’allestimento, nelle foto farai un figurone!
Punta su qualcosa di comodo ma chic perché sarai in movimento tutto il giorno, opta per scarpe belle ma con cui puoi davvero camminare, e vai di accessori minimal che non intralcino le tue attività (ad esempio bracciali rumorosi che disturbano nelle conversazioni).
Se invece partecipi come giornalista o influencer, informati sul dress code se indicato nell’invito. Nel dubbio, un business casual elegante è sempre la scelta giusta.
Mantieni un look curato senza esagerare e pensa a cosa indosserebbero i tuoi lettori o follower: devi essere riconoscibile e coerente con la tua immagine.
L’obiettivo finale è essere presentabile e professionale senza rubare la scena al prodotto protagonista dell’evento!
_Serena Brolis
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