L’evento che sogni è a un click di distanza
Organizzare un concerto è un’attività tanto bella quanto sfidante? Niente paura: in questo articolo troverai idee, trucchi e consigli e scoprirai come organizzare fantastici eventi musicali.
Che sia un concerto a suon di rock oppure un raffinato festival di musica classica, bastano una buona pianificazione e la giusta promozione per organizzare eventi musicali dal successo assicurato. Dal budget fino alla locandina per i tuoi eventi musicali, scopri tutti i consigli per organizzare un concerto.
Approcciamo l’argomento del nostro post dall’inizio e vediamo quali sono le tipologie di eventi musicali che si possono organizzare. Un evento musicale può essere semplicemente un concerto, ma anche un festival, un recital, un contest musicale, uno spettacolo di musica classica, un’esibizione di band locali, una jam session, fino agli spettacoli karaoke.
Le tipologie sono diverse ma tutte hanno una cosa in comune: vanno pianificate e organizzate con professionalità e attenzione al dettaglio per garantire un’ottima riuscita!
Assicurati di definire da subito e con chiarezza il tipo di evento che ti appresti ad organizzare, potrai così pianificare al meglio tutti gli aspetti, dalla progettazione dell’evento musicale fino alla sua realizzazione.
Quando ci si prepara ad organizzare un evento musicale, di qualunque natura esso sia, pianificazione è la parola chiave.
Gli spettacoli musicali si declinano in tante sfumature: dal concerto di musica rock, a quello di musica classica o jazz; possono svolgersi all’aperto, in un luogo pubblico con tante persone, oppure al chiuso, con un pubblico più o meno di nicchia, quel che conta, quindi, è avere ben chiara l’idea dell’evento musicale che si andrà ad organizzare.
Di seguito vedremo alcuni passaggi e consigli per pianificare un evento musicale senza intoppi: dal budget alla band, passando per la location perfetta fino alla promozione più efficace per il tuo concerto.
Idee per organizzare eventi culturali
Sembra scontato dirlo, ma il budget è sicuramente l’elemento di partenza per la pianificazione di qualsiasi evento.
Valuta attentamente i costi relativi ai permessi, all’affitto della location, il compenso della band, il catering per gli artisti, senza tralasciare l’eventuale noleggio di attrezzature e il reclutamento dello staff per allestire palco e infrastrutture, se non già predisposte da un locale specializzato in eventi musicali. Nel budget dovrai tener conto anche dei costi di promozione del concerto.
Detto così sembra un elenco lungo e dispendioso, in realtà il budget può essere anche contenuto e il concerto organizzato in un piccolo pub o locale, senza nulla togliere alla bellezza dell’evento.
Definire un budget ti aiuterà semplicemente a non perdere denaro in spese non previste.
Costo dei diritti siae per feste ed eventi
Band e artisti sono il cuore di qualunque concerto. In base al tipo di evento musicale che hai intenzione di organizzare, recluta la band e gli artisti più idonei.
Un gruppo agli esordi avrà certamente un impatto più morbido sul tuo budget, mentre una band o un artista affermati, richiederanno compensi e un dispendio maggiori, ma saranno certamente un traino importante per il pubblico che porteranno con sé.
Per trovare le band perfette per il tuo concerto, muoviti per tempo e sonda il terreno con una ricerca on line sulle piattaforme dedicate ai musicisti come Gigstarter, Reverb Nation, Sound Cloud oppure Twitter, Instagram o Facebook; attiva amici e conoscenti appassionati di musica e piccoli live per entrare in contatto con le band della tua zona, valuta il sound più adatto al tuo evento musicale e prenota gli artisti per il concerto.
Non dimenticare di controllare il seguito di ogni band: ciascun gruppo, infatti, porta con sé un certo numero di fan ad ogni concerto… se non vuoi far suonare gli strumenti in una sala vuota, informati prima sulla loro capacità di riempire il locale!
Esempi di lettera di ringraziamento per la collaborazione
La scelta della location per il concerto è un altro passaggio fondamentale: anche questa sarà chiaramente una voce importante del tuo budget e andrà scelta in base al tipo di evento musicale che stai organizzando.
Se cerchi una location già predisposta per concerti, sarà certamente tutto più facile: dall’allestimento del palco al servizio di fonici e tecnici del suono, passando per il servizio di sicurezza e la vendita dei biglietti, affidarti ad una realtà già organizzata e strutturata, faciliterà il lavoro non di poco.
Puoi scegliere un locale prestigioso e ampio se il budget e la fama della band lo consentono, oppure organizzare un piccolo concerto in un locale alternativo e più raccolto.
Durante la bella stagione, l’evento musicale può anche svolgersi all’aperto: anche qui, può trattarsi di un locale con spazi appositamente dedicati, oppure, se vuoi sfruttare un’area pubblica, assicurati di metterti in regola con i permessi da richiedere al comune che ospiterà l’evento. Attrezzature e staff saranno poi di tua esclusiva competenza.
Trova la lacation perfetta per eventi anche musicali
Quando ci si appresta a realizzare una qualsiasi cosa, è importante avere gli strumenti adatti; questo vale anche per gli eventi musicali. Nel nostro caso pensiamo alle attrezzature professionali che non possono mancare per realizzare un evento musicale degno di questo nome.
Assicurati di scegliere le migliori attrezzature per il tuo evento, affidandoti a professionisti seri e qualificati in grado di fornire le strumentazioni necessarie, partendo dagli strumenti, ove non forniti direttamente dagli artisti coinvolti, fino al palco, le luci e l’allestimento dello spazio in tutti i suoi aspetti tecnici.
Avere una strumentazione di qualità e il personale adatto a gestirla, è fondamentale per garantire il successo del tuo evento musicale: la protagonista indiscussa è la musica e, pertanto, la qualità del suono è uno dei primi aspetti da considerare e va accompagnata ad un ottimo allestimento, sia in termini sonori che di esperienza visiva.
Permessi e attrezzatura sono un tassello importante quando ti accingi ad organizzare un evento musicale.
Affidarsi ad una location già attrezzata sarà la scelta migliore per sveltire e snellire tutta la procedura. Per quanto riguarda l’attrezzatura, molte band viaggiano con i propri strumenti (in quel caso i costi di ingaggio potrebbero salire) se invece vengono da lontano, è possibile che ti sia richiesta l’attrezzatura in loco: in tal caso assicurati di farti dare dagli artisti l’elenco preciso di quanto hanno bisogno per il loro spettacolo.
Fonici, eventuali servizi di riprese audio e video e un servizio di sicurezza vanno sempre conteggiati nell’organizzazione generale.
Nel pianificare eventi musicali è importante anche valutare il periodo e la stagione in cui si svolgerà la manifestazione in modo da studiarne la realizzazione nel modo migliore.
Molti aspetti organizzativi sono comuni sia ad un concerto estivo che ad uno invernale, ma ci sono alcuni elementi di discrimine da considerare. Vediamoli più nello specifico.
Organizzare concerti in estate e in inverno richiede considerazioni diverse a causa delle differenze climatiche e stagionali. In estate si tende a sfruttare spazi all’aperto come parchi e arene per eventi musicali, mentre in inverno si preferiscono spazi al chiuso come sale da concerto per proteggere il pubblico dal freddo.
Durante l’estate, i festival musicali attraggono un grande pubblico grazie al clima favorevole e alle giornate più lunghe e possono essere arricchiti da attività collaterali come bancarelle, street food e piccole esposizioni.
In inverno, se si organizza un evento musicale all’aperto, è importante prevedere attrezzature speciali per riscaldare gli spazi e garantire il comfort del pubblico, diversamente sarà più indicata la scelta di un luogo chiuso e riparato.
Inoltre, un ruolo importante lo gioca la promozione: per i concerti invernali deve essere particolarmente accurata per incoraggiare la partecipazione nonostante il freddo e l’accorciarsi delle giornate; potrebbe essere trainante abbinare l’evento a festività particolari come Natale, Capodanno o Carnevale, per richiamare più persone sfruttando il tema e il clima festivi.
Per eventi musicali all’aperto, è importante considerare la logistica legata alle condizioni meteorologiche, difatti occorre sempre prevedere soluzioni alternative in caso di pioggia o temperature estreme.
Gli spazi all’aperto offrono certamente più libertà per quanto riguarda la capacità e la disposizione del pubblico, ma è essenziale assicurarsi che siano forniti di servizi igienici sufficienti e punti di ristoro adeguati.
Per gli eventi al chiuso, invece, la scelta del luogo è cruciale per l’acustica, il comfort del pubblico e bisogna assicurarsi che ci siano sufficienti uscite di emergenza e che il luogo sia conforme alle normative di sicurezza. Infine, l’illuminazione e il suono vanno pianificati in modo appropriato per riuscire a creare l’atmosfera desiderata.
Un altro aspetto da considerare nell’organizzazione di un evento musicale è il proprio pubblico di riferimento.
Pensare al tuo target nel momento in cui ti appresti a pianificare l’evento è molto importante per raggiungere i tuoi obiettivi! Ecco un paio di consigli per creare un’esperienza davvero unica per il tuo pubblico.
Assicurati innanzitutto di curare l’atmosfera: le giuste luci, uno spazio accogliente e in linea con il tipo di evento musicale che stai organizzando, contribuiranno fin da subito a coinvolgere emotivamente il tuo pubblico.
Le luci sono importantissime e possono enfatizzare i momenti chiave della performance creando un’esperienza visiva super coinvolgente per gli spettatori!
Per quanto concerne l’interazione con i fan si possono fare diverse cose: parti coinvolgendo il pubblico invitandolo a ballare o a cantare tutti insieme, questo è molto utile specie in quei casi in cui è necessario ingannare l’attesa del big event sul palco.
Organizzare dei meet & greet è una bella iniziativa per conoscere gli artisti e favorire l’engagement del tuo pubblico e non dimenticare di utilizzare anche i social media per coinvolgere i fan prima, durante e dopo il concerto, ad esempio organizzando sondaggi, contest e interazioni online per mantenere viva l’emozione dell’evento.
Curare i dettagli come la qualità del suono, la disposizione del palco e la gestione del tempo contribuirà a creare un’esperienza di concerto fluida e coinvolgente per il pubblico; in questo senso, posta la qualità del sound e della musica offerta, le luci e gli allestimenti giocano un ruolo chiave.
Ad esempio puoi realizzare un’illuminazione dinamica, con le luci in sincro con la musica e creare punti focali luminosi sul palco o nell’area dell’evento per attirare l’attenzione del pubblico in zone precise e calcolate a seconda delle necessità di regia del tuo concerto.
Puoi aggiungere anche degli effetti speciali come la macchina del fumo o laser scenografici e giocare con contrasti e ombre per creare effetti visivi suggestivi e drammatizzanti che enfatizzino le performance sul palco.
Pensa anche alla scenografia e alla struttura del palco: studia il layout in modo creativo, utilizzando strutture tridimensionali, elementi scenici e decorazioni luminose per creare un’ambientazione davvero unica, accattivante e, soprattutto, in linea con la scaletta del tuo spettacolo.
Come abbiamo accennato, nel pianificare un evento musicale è importante anche conoscere e considerare il proprio pubblico di riferimento, per creare un’esperienza personalizzata e coinvolgente per tutti i partecipanti, che dovranno sentirsi a proprio agio e felici di godersi uno spettacolo che sentiranno realizzato apposta per loro.
Ecco qualche esempio e consigli per centrare l’obiettivo.
Dal momento che giovani e adulti possono avere gusti musicali molto diversi è bene diversificare l’organizzazione del concerto anche in base alla fascia d’età di riferimento. I giovani potrebbero preferire generi musicali più moderni, mentre gli adulti ptrebbero essere più interessati a generi più classici o ad eventi che offrono una varietà di stili musicali differenti.
Un altro aspetto che merita considerazione è l’orario dell’evento: i giovani sono in genere più propensi a partecipare a concerti serali e notturni, mentre gli adulti spesso preferiscono eventi che si svolgono durante il giorno o in orari più precoci per poter tornare a casa prima.
Per quanto concerne la promozione e canali di marketing considera che la promo di eventi per giovani può concentrarsi maggiormente sui social media e sulle piattaforme digitali, mentre per gli adulti potrebbe essere più efficace utilizzare strategie di marketing tradizionali come annunci stampati o radiofonici, affissioni o volantini.
Prima di creare la scaletta, è importante avere un’idea chiara del pubblico che parteciperà all’evento: considera l’età, i gusti musicali, le preferenze e le aspettative per adattare la selezione delle canzoni di conseguenza.
Se il pubblico è variegato, è bene includere in scaletta una varietà di generi musicali per soddisfare i gusti di tutti, alternando brani popolari, classici, ballate e pezzi più ritmati.
Cerca sempre di pianificare la scaletta in modo da creare un flusso emotivo durante l’evento, virando tra momenti intensi ed energici e brani più emotivi e coinvolgenti per creare un’esperienza musicale adatta a tutti.
Un altro aspetto da sviluppare è adattare la scaletta ai vari momenti della giornata se l’evento si svolge in un ampio arco di tempo, ad esempio dal mattino a tarda notte, selezionando intrattenimento e brani in base all’atmosfera data anche dal ciclo solare.
Per quanto riguarda la scelta dei pezzi è bene alternare brani già famosi con altri più nuovi e meno conosciuti, così da coinvolgere il pubblico sui successi già noti e lanciare contestualmente le ultime novità.
Altra parola chiave per un evento musicale è promozione. Nessun concerto può essere un successo se non viene promosso a dovere.
Ci sono diversi canali di promozione che puoi sfruttare per i tuoi eventi musicali , dai più classici ed evergreen come locandine e volantini, ai canali social.
Per un risultato ottimale sfruttali tutti, sempre rispettando il budget che ti sarai dato a inizio pianificazione. Vediamoli più nel dettaglio…
Promuovere un concerto in modo efficace richiede un approccio integrato che combini strategie online e offline.
Inizia creando una forte presenza online per l’evento: crea una pagina web dedicata che fornisca dettagli sul concerto, inclusi artisti in programma, luogo, orari e modalità di acquisto dei biglietti e utilizza i social media per pubblicare annunci dell’evento, condividere video promozionali, foto degli artisti e interagire con il pubblico.
Puoi anche utilizzare strumenti come Google Ads e social media advertising per raggiungere un pubblico più ampio e specifico.
In parallelo, non trascurare le strategie di promozione offline. Distribuisci poster e volantini in punti strategici della città come locali, negozi di musica, bar, università e luoghi di aggregazione giovanile e pianifica interviste radiofoniche e articoli sulla stampa locale per promuovere l’evento. Collabora con negozi locali per esporre materiale promozionale e offrire sconti sui biglietti.
Puoi anche organizzare eventi di promozione pre-concerto come sessioni di autografi o performance acustiche degli artisti per generare interesse e hype intorno all’evento e non dimenticare di sfruttare il passaparola coinvolgendo la comunità locale, fan club e amici degli artisti, per diffondere la voce sull’evento.
Integrando queste strategie online e offline, potrai massimizzare la visibilità del concerto, raggiungere un pubblico diversificato e generare entusiasmo per l’evento.
Locandine e volantini sono un canale sempre efficace per promuovere i tuoi eventi musicali.
Stabilita la fetta di budget da dedicare alla promozione, definisci il numero di copie che vuoi distribuire e stampale con il giusto anticipo per informare tutti del concerto in programma.
Organizza la distribuzione delle affissioni e dei volantini sfruttando attività commerciali, scuole e università nelle vicinanze per raggiungere il maggior numero di persone possibile.
Idee di locandine per eventi
I canali social sono ormai un trampolino super efficace e uno step irrinunciabile per qualsiasi promozione. Per una promozione ottimale del concerto, sfrutta i canali social delle band coinvolte: avranno tutto l’interesse a richiamare il maggior pubblico possibile tra i loro follower!
E non dimenticare di creare un evento social dedicato al concerto da condividere con tutti i contatti a tua disposizione.
La vendita dei biglietti per il tuo concerto deve seguire degli step precisi per non incorrere in sanzioni e problematiche di natura legale-amministrativa.
Prima di iniziare a vendere i biglietti, l’organizzatore deve richiedere un permesso alla SIAE (Società Italiana Autori ed Editori) e potrebbe essere necessario dotarsi di un sistema di biglietteria automatizzata oppure stipulare un contratto outsourcing per un sistema omologato per la vendita dei biglietti.
L’organizzatore inoltre dovrà, entro i termini previsti dal tipo di spettacolo, compilare e trasmettere alla SIAE la rendicontazione degli introiti derivati dall’evento musicale.
Trovi tutte le indicazioni e le relative modulistiche sul sito www.siae.it.
Idee di inviti ad un evento
La produzione di festival ed eventi musicali ha costi molto variabili a seconda della portata dell’evento e delle figure professionali coinvolte: tra le voci da mettere in conto c’è sicuramente il compenso della band, dello staff, se a tuo carico, e l’affitto della location, oltre alle locandine, ai volanti e alla promozione per l’evento musicale.
Un’artista solista o un dj hanno costi solitamente meno salati rispetto ad un gruppo di più elementi, non dimenticare poi le eventuali spese per il viaggio e il cibo degli artisti.
Anche la durata del concerto e il numero di brani da suonare inciderà sul compenso: confrontati con chiarezza con gli artisti che intendi ingaggiare, per concordare con precisione una scaletta efficace e attinente al tuo budget.
Per aiutarti a sostenere i costi dell’organizzazione del concerto, puoi attivarti alla ricerca di uno sponsor per eventi musicali.
Ma come trovare uno sponsor per eventi musicali? Fai una selezione tra i tuoi contatti professionali, aziende e realtà imprenditoriali del territorio oppure amministrazioni locali, a seconda dell’attinenza con il tipo di concerto che stai organizzando e rivolgiti ai soggetti più vicini a te e all’evento, così da coinvolgere più attivamente la community locale.
Presentati al tuo potenziale sponsor rendendo ben chiara la visibilità che potrai dargli all’interno del tuo evento musicale: ad esempio uno striscione sul palco, il suo logo sulle locandine e così via.
Metti in luce anche il ritorno pubblicitario legato al nome della band o al locale in cui si svolgerà il concerto: in questo modo sarà più evidente il vantaggio che potrebbe derivare dalla sua sponsorizzazione.
Ricorda che nessuno spende soldi per niente!
Idee per trovare sponsor per il tuo evento
Ci sono diverse strategie che si possono adottare per ridurre i costi di un concerto. Una di queste consiste nel cercare sponsorizzazioni da parte di aziende interessate a promuovere i propri prodotti o servizi durante l’evento stesso.
Per ridurre significativamente le spese, inoltre, è bene opzionare diverse location per sceglierne una in linea con il tuo budget; altro aspetto da considerare è la negoziazione dei costi con i fornitori e la ricerca di soluzioni alternative più economiche senza compromettere la qualità dell’evento.
Infine, ottimizzare l’efficienza nell’organizzazione e promuovere l’evento in modo strategico possono aiutarti a massimizzare il ritorno sull’investimento e a ridurre i costi complessivi.
Un’altra bella idea per realizzare un evento musicale a basso budget, ma anche interessante e coinvolgente, è quella di collaborare con artisti locali.
Ingaggiare band o artisti ancora poco conosciuti su larga scala ma appartenenti al territorio, è un’ottima occasione per risparmiare sui costi di ingaggio contribuendo nel contempo a far conoscere bravi performer e, perché no, aiutare a lanciarli verso il successo. Un “do ut des” in cui vincono tutti!
Assicurati solo di fare un’accurata selezione per offrire uno spettacolo di qualità e con seri professionisti del settore.
Lettere di ringraziamento per partecipazione ad un evento
Organizzare eventi con artisti emergenti può essere un rischio, ma anche una ghiotta occasione per realizzare un evento low budget ma carico di energia ed entusiasmo.
Seleziona le proposte più interessanti tra i giovani artisti e coinvolgili in uno spettacolo costruito su misura per attrarre l’interesse del pubblico e, al contempo, offrire una vetrina ai nuovi talenti.
Perfetta la modalità “contest”: puoi organizzare un vero e proprio concorso musicale con una giuria di esperti da integrare con il voto del pubblico. In questo modo ti garantirai una vasta partecipazione sia di pubblico che di artisti.
Per la scelta della data, fatti furbo! Se vuoi sfruttare uno spazio all’aperto, prediligi la bella stagione, prevedendo sempre l’alternativa coperta in caso di maltempo.
Per l’affitto della location prenota con largo anticipo per assicurarti una buona data: evita coincidenze infauste con partite di calcio importanti o eventi festivi di portata nazionale e scongiurerai il vuoto cosmico.
Dovrai coordinare sia la disponibilità della band che della location e, se devi richiedere dei permessi speciali, tieni conto anche delle tempistiche per il disbrigo delle pratiche burocratiche.
_Serena Brolis
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Organizzare eventi musicali è un’attività emozionante ed appassionante, può essere, però, anche molto impegnativa e complessa.
Ci sono tanti aspetti organizzativi di cui tener conto… Tante location sono perfettamente attrezzate per agevolare i tuoi eventi musicali e far sì che tutto si svolga senza intoppi: sfoglia la gallery e scegli quella più adatta al tuo concerto.
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